 |
|
Создание и использование отчетов
Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Отчеты позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Отчет содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.
В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства:
1. Мастер отчетов.
2. Конструктор отчетов.
3. Инструмент отчетов.
4. Пустой отчет.
Формы предназначены в основном для просмотра и редактирования записей, а отчеты используются для просмотра и печати различной информации из базы данных. Построение отчетов напоминает разработку форм: простой отчет можно построить автоматически или с помощью Мастера, а для его доработки можно использовать режим макета.
Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.
Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.
Для запуска Мастера отчетов выполните команду Отчеты > Мастер отчетов вкладки Создание (Рис.6.1).
Рис.6.1
В отчетах можно рассчитывать итоговые значения числовых полей как для всего отчета, так и для выбранных уровней группировки. Для этого нажмите кнопку Итоги и установите флажки для итогов, которые нужно вычислить. При выборе итогов по умолчанию сначала выводятся подробные данные, а под ними – итоговые значения. В отчете можно оставить только итоги, установив переключатель Показать в положение только итоги.
В режиме предварительного просмотра отчета на ленте присутствует только вкладка Предварительный просмотр, с помощью которой можно выполнить различные действия с отчетом: напечатать, изменить масштаб просмотра, настроить параметры страницы, а также передать отчет в Word или другие форматы.
При наличии в отчете уровней группировки используются дополнительные разделы для заголовков и примечаний групп. В заголовке группы обычно помещается поле, которое выбрано уровнем группировки; примечание используется для вывода итогов по группе.
Основные приемы редактирования отчетов в режиме макета почти не отличаются от аналогичных приемов редактирования форм.
Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Отчет. В этом случае отчет формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается отчет. Но созданный отчет можно будет изменить в режиме макета или конструктора.
Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу, на основе которой нужно создать отчет. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме отчет. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы.
Средство Пустой отчет. Инструмент "Пустой отчет" позволяет создавать отчеты с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой отчет в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы, откроется список необходимых полей.
Перетащите требуемые поля из этого списка в отчет, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать отчет, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните отчет.
На рисунках 6.2, 6.3 мы можем увидеть некоторые отчеты, созданные в нашей базе данных «Гости» отеля АкваРель.
Рис.6.2
Рис.6.3
Заключение
В ходе работы с базой данных «Гости» отеля АкваРель я разобралась с принципами функционирования и использования современных баз данных.
Научилась выполнять основные операции с данными в среде Access 2007 – ввод, просмотр, редактирование, поиск, отбор и др.
Также за время написания экзаменационной работы самостоятельно разработала проект простой базы данных и реализовала его в среде Access следуя указаниям методической литературы.
Научилась создавать формы, запросы и отчеты, которые помогут редактировать и анализировать данные, а также выводить их на печать.
Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных. Кроме того, создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
Список использованной литературы
1. В.М. Паклина, Е.М. Паклина, СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ В MICROSOFT ACCESS 2007, Учебное электронное текстовое издание, Екатеринбург, 2009
2. Справка Access (Приложение 1)
3. http://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access.html
4. http://www.xliby.ru/kompyutery_i_internet/kompyuter_na_100_nachinaem_s_windows_vista/p11.php#metkadoc2
Приложение 1
Рис.1 приложения 1