Раздаточные материалы
Придя на пресс-конференцию, журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют на диктофоны, что-то зафиксируют на магнитофонах, но все-таки ваша совесть будет в большей степени чиста, если вы дадите им в руки текст в адекватным (на ваш взгляд) пониманием существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональное отношение к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которым они могут поработать позже. Поэтому резко повышают эффективность пресс-конференции раздаточные материалы. Помимо краткого или расширенного текста с изложением выступления, это могут быть: пресс-релизы, факт-листы, кейсы, справки, заявления и т.д. Пользуясь случаем, можно раздать также и другие материалы (рекламные материалы, буклеты и т.п.). Разнообразит и производит большее впечатление от пресс-конференции дополнение слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино- и видео-материалов, моделей, образцов продукции и т.п. Вся эта информация раздается на пресс-конференции или высылается заранее (в том числе по электронной почте) бесплатно и без обязательств СМИ на ее обязательную публикацию. Соответствующая редакция или журналист вольны поступить так, как им представится интересным: опубликовать информацию, воспроизведя текст или, заинтересовавшись ею, подготовить интервью, проблемную статью или серию материалов. Для анализа эффективности работы необходимо вести регистрацию всех раздаточных материалов и их рассылки. В случае масштабной и ответственной пресс-конференции все раздаточные материалы могут быть собраны в специальную пресс-папку, вручаемую журналистам при регистрации. Содержание пресс – папки:
Ø Папка-обложка с фирменном стиле Ø Приглашение на мероприятие Ø Программа мероприятия Ø Пресс – релиз Ø Визитные карточки основных участников пресс – конференции Ø Список наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них Ø Краткая справка о службе-организаторе пресс-конференции Ø Общий список приглашённых: представителей органов власти, бизнеса, общественных организаций, экспертов, журналистов Ø Приветствие от имени руководства администрации Ø Было бы желательно иметь приветствие от имени крупного и o авторитетного руководства. Ø Фотографии первых лиц Ø Краткие биографии первых лиц Ø Краткие выступления первых лиц. Ø Презентация по главной теме (CD, дискета или бумажный носитель). Ø Набор технических информационных материалов по теме. Ø Краткие выступления специалистов по теме. Ø Статистические данные по теме пресс-конференции Ø Русский (английский) вариант презентационного буклета. Ø Информационный бюллетень или другое издание администрации (последний выпуск) Ø CD со всеми материалами презентации (включая материалы для прессы и все фотографии). Ø Фотографии с мероприятия (для печатной прессы). Ø Видео - релиз компании в формате VHS и BETA. Ø Сувениры (для прессы и гостей). Ø Фирменный пакет. Ø Бейджи для журналистов, организаторов и приглашенных гостей.
Сценарий пресс-конференции включает: открытие, вступительное слово ведущего, выступления основных спикеров и приглашенных экспертов, вопросы и ответы, закрытие, неофициальную часть.
Открытие и регистрация Желательно организовать встречу журналистов и их проводку к месту пресс-конференции. Это может быть сделано «вживую» или с помощью специальных указателей. Пришедших на пресс-конференции необходимо регистрировать. К сожалению, это требование выполняется далеко не всего. Между тем, регистрация совершенно и обязательно необходима. Прежде всего – для анализа эффективности мероприятия. По приглашениям видно, кого мы приглашали. Из них пришло столько-то. А из пришедших и получивших информацию опубликовало ее столько-то СМИ. Без регистрации такой анализ просто невозможен. По крайней мере важно знать - кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение. Попутно при регистрации можно выдать раздаточный материал. Нежелательно, чтобы журналисты до пресс-конференции общались с выступающими.
Дизайн пресс-конференции Общее впечатление от пресс-конференции может быть смазано и искажено непродуманным дизайном ее организации. Раздаточные материалы (пресс-папка) должны быть оформлены в едином, легко узнаваемом стиле. Помещение должно быть достаточно комфортным для общения с прессой. Оно должно быть достаточно освещенным, давать возможность подключения различной аппаратуры (свето-звукозаписи, дополнительного освещения и т.п.). На столах должны иметься писчая бумага, карандаши, авторучки, минеральная вода, стаканчики, салфетки и т.п. Оформление помещения должно быть хорошо продумано. Особенно это относится для президиума. Нехорошо, когда в «картинку» на телеэкране попадает ведущий или выступающий на фоне двери, батареи отопления. Фон выступления представителя фирмы должен включать элементы фирменного стиля (символику, логотип фирмы). Решение этой задачи может быть обеспечено с помощью информационного баннера в качестве задника президиума. Внешний облик, одежда выступающих (ведущего, ньюсмейкера, экспертов) должны быть соответствующими случаю, не должны быть вызывающими, излишне экстравагантными. Работа организаторов существенно облегчается, если в распоряжении PR-службы фирмы имеется оперативный пресс-центр, включая собственную камеру, баннеры с логотипами, аппаратуру для синхронного перевода и др.
Представление участников Важную роль в динамичном и плодотворном проведении пресс-конференции играет быстрая и безошибочная идентификация всех ее участников. Поэтому участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам. Это делается устно при открытии пресс-конференции, а также наглядным образом, поскольку со слуха фамилии, имена, должности могут быть восприняты с искажениями, неадекватно. Поэтому все выступающие и сидящие за столом президиума должны быть представлены также с помощью табличек с ясно написанными крупным шрифтом их фамилиями и должностями, устанавливаемых перед ними на столе президиума. Таблички могут быть заменены или дополнены нагрудными знаками (бейджами) или слайдами, проектируемыми на задник (баннер) президиума, визитными карточками участников, вложенными в пресс-папку с раздаточными материалами. Такие меры важны для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ.
Выступающие и ведущий Важное значение при проведении пресс-конференции имеет личность выступающего, его знание обсуждаемого вопроса, ораторские способности. Отнюдь не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому для оптимизации хода пресс-конференции, повышения ее продуктивности необходимо распределить роли выступающих: ведущего, лица принимающего решения, эксперта. Это требование также не всегда соблюдается. Отсутствие ведущего вынуждает заместителей или других чиновников самим регулировать ход пресс-конференции, журналисты в ее ходе не представляются, перебивают друг друга, сбиваются на общие рассуждения. Поэтому крайне желательно, чтобы пресс-конференции вел постоянный ведущий, известный большинству журналистов и сам знающий большинство журналистов лично. Хотя вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на ней крайне желательно присутствие лица, принимающего решения по тематике пресс-конференции. Это необходимо для того, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника. Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде. Вопросы у журналистов могут и не возникнуть. Поэтому, чтобы пресс-конференция прошла в хорошем темпе, без тягостных пауз и «зависаний», надо предусмотреть несколько важных вопросов, которые могут быть сформулированы самими выступающими, а ответы, на которые позволят дополнить и более полно раскрыть содержание выступлений. Можно также предварительно договориться с несколькими журналистами, что на интересующие их вопросы могут быть подготовлены развернутые и содержательные ответы.
Завершение: угощение и неформальное общение После окончания официальной части общение журналистов с выступающими и организаторами может быть продолжено (в случае необходимости) и в неформальной обстановке, которая должна способствовать повышению эффективности пресс-конференции, работать на дополнение и уточнение предоставляемой журналистам информации. Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и жест гостеприимства со стороны организаторов – угощение, предлагаемое представителям СМИ: кофе, чай, прохладительные напитки, бокал вина, сладости. При этом застолье совершенно не обязательно, поскольку оно ограничивает общение. Функционально эффективнее, динамичнее, да и дешевле организовать угощение в виде фуршета. Об этом может быть сообщено и в приглашении. Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи угощение важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т.п. Имеет смысл предусмотреть фото- или также видео-сьемку всех присутствующих участников мероприятия на память. Не всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов (неудачные ответы, скомканная процедура и т.д.). Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончанию, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важных и авторитетных). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и, тем самым, усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эффект нежелательный. Кроме того, после окончания пресс-конференции имеется возможность дать эксклюзивное интервью. Такое неформальное общение (включая фуршет) следует организовывать только после окончания самой пресс-конференции.
После пресс-конференции По окончании пресс-конференции полезно провести «разбор полетов»: проанализировать по горячим следам качество ее проведения, возникшие в ходе ее подготовки и проведения проблемы. В дальнейшем необходимо тщательно отслеживать материалы, появляющиеся в СМИ: их количество, направленность. После появления материала с освещением прошедшей пресс-конференции стоит не забыть поблагодарить репортера или редактора, прежде всего - за аккуратность в передаче информации.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|