Главная | Обратная связь

Технічна документація з управління змістом робіт

Ø Стандартизована документація в процесі підготовки виробництва.

Ø Державна система стандартизації та основні положення в цій галузі.

Ø Технічна документація, що забезпечує процес виконання робіт. Види технічних документів.

Ø Роль і місце патентної та науково-технічної інформації.

Ø Основні фактори, що впливають на підбір джерел інформації.

 

Одним із основних напрямків удосконалювання документації повинна стати уніфікація і стандартизація документів. Система термінів із уніфікації повинна включати в себе: уніфіковану систему документації, уніфіковану форму документа, табель уніфікованих форм документів та ін. Що стосується організації роботи з документами, то вона, насамперед, є самостійним розділом діловодства, який представлений такими термінами, які відображають всі етапи, прийоми, процедури роботи з документами в установі: документообіг, документопотік, реєстрацію документів, систематизацію документів, контроль за виконанням документів тощо.

Терміни, що відображають організацію роботи з документами, фактично представлені двома групами термінів: терміни, що відображають організацію документообігу, і терміни, що відображають організацію зберігання та використання документів в оперативній управлінській діяльності. Більшість цих термінів є такими, які не потребують визначення, зокрема: "реєстраційний номер документа", "індекс справи", "контроль виконання документів" та інше. Система термінів, які використовуються в процесі ведення документів розвивається постійно в силу розвитку суспільства та є відображенням застосування нових інформаційних технологій у діловодстві.

Електронний документообіг здійснюється на підставі договорів, які визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних правовідносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством. Порядок обігу електронних документів, у яких міститься інформація з обмеженим доступом, також врегульовано чинним законодавством. Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію та встановлюють для них систему захисту.

В процесі здійснення управлінських функцій також можуть використовуватися документи, доступ до яких у державних установах є обмеженим. Порядок поводження з такими документами визначається спеціальними інструкціями, а відповідальність за їх розробку покладається на уповноважених осіб, тому що така діяльність пов'язана з окремою технологією обробки документів.

Тому для вдосконалення процесу документального забезпечення управління необхідно на законодавчому рівні передбачити порядок формування підрозділів із документального забезпечення з закріпленням основних напрямків його діяльності, врегулювати питання термінологічного забезпечення діяльності, пов'язаної з використанням документів, що дозволить значно посилити ефективність управлінських функцій у цілому.

Даний процес потребуватиме постійного вдосконалення, виходячи з основних тенденцій розвитку суспільства, але, виходячи з сучасного стану розвитку нашого суспільства, найкраще може функціонувати за розробленою нами схемою, яку періодично доцільно переглядати.

Для успішної діяльності в галузі стандартизації, як і в інших галузях науки і техніки, потрібна точна, науково обґрунтована термінологія. Невпорядкованість термінології перешкоджає взаєморо­зумінню спеціалістів, створенню єдиних методик, негативно впливає на впровадження обчислювальної техніки в управлінні народним господарством.

Питанням стандартизації термінології надається велике значен­ня як за кордоном, так і в нашій країні. Потреба у стандартизації науково-технічної термінології обумовлюється тим, що терміни, поняття та визначення є невід'ємною частиною нормативної, технічної, проектно-конструкторської і технологічної документації.

В Україні упорядкування і стандартизацію термінології здійс­нюють Український науково-дослідний інститут стандартизації, сертифікації та інформатики Держстандарту України (УкрНДІССІ), Академія наук України, галузеві науково-дослідні інститути, вищі навчальні заклади і науково-технічні товариства. Розроблено комплекс стандартів термінології в основних галузях знань та галузях народного господарства, зокрема – ДСТУ 3008-95 «Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення». Він є гармонізованим з міжнародним стандартом ISO 5966:1982 «Documentation – Presentation of scientific and technical rereports».

Визначення терміна "стандартизація" пройшло тривалий еволюційний шлях. Уявлення людей про стандартизацію формувалось У процесі розвитку науки і техніки, удосконалюванні форм і методів виробництва. З поширенням науково-технічних та економічних зв’язків на національному та міжнародному рівнях відбувалося уточнення терміну "стандартизація" паралельно з розвитком самої стандартизації. На різних етапах цей термін відображав досягнутий рівень її розвитку. Термін "стандартизація" з'явився в російському технічному словнику в післяреволюційні роки під впливом зарубіжного досвіду промислового виробництва.

У 1952 p. Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) створено Комітет по вивченню наукових принципів стандартизації (STACO), який здійснює розробку та перегляд визначення найважливіших термінів у галузі стандартизації. Починаючи з 1962 p., коли ISO прийняла перше визначення терміна "стандартизація", періодично відбувалось його уточнення, що відображало розвиток стандартизації, обумовлений рівнем розвитку науково-технічного прогресу. Сучасний термін має наступне визначення "стандартизація" - це діяльність з метою досягнення оптимального ступеня упорядкування в певній галузі шляхом встановлення положень для загального і багаторазового використання реально існуючих чи можливих завдань.

На перший погляд, це визначення здається складним, але його можна пояснити по-іншому. Стандартизація - це галузь сумісної діяльності вчених, інженерів, економістів, яка полягає перш за все у відборі із численних видів продукції (процесів, робіт, послуг) однакового призначення, одного або невеликої кількості видів цієї продукції (процесів, робіт, послуг) з найкращими якісними показниками і властивостями. Відібрані зразки продукції (процесів робіт, послуг) повинні відповідати сучасному досягненню науки та техніки, практичному досвіду і задовольняти потреби людини та суспільства. Стандартизація встановлює єдині, найбільш раціональні для народного господарства норми, параметри, розміри продукції (процесів, робіт, послуг), вимоги до якості та технології виго­товлення, методи контролю та випробувань, правила пакування маркування, транспортування та зберігання. Прогресивні вимоги до розробки, виробництва і застосування продукції (процесів робіт послуг) встановлюються на основі науково-технічного прогресу і повинні визначати не тільки основу сучасного, але і майбутній розвиток народного господарства.

У певних умовах стандартизація може мати негативний вплив на розвиток виробництва і якість готових виробів. Це може бути у тому випадку, коли стандарти та інші нормативні документи будуть розроблені бо урахування досягнень науки і техніки, або вони не будуть своєчасно переглянуті з урахуванням цих досягнень і з деяким випередженням.

На основі цього, предметом стандартизації як науки є варіанти повторювальних ситуацій чи інформація по цих варіантах. Тому стандартизацію слід розглядати як одну із складових частин загальної науки з управління - кібернетики (науки про системи і методи управління), як одного із методів переробки інформації з метою знаходження оптимального, обов'язкового рішення. На основі обробки великої кількості різних варіантів, рішення однієї й тієї ж повторюваної задачі за допомогою методів стандартизації виробляються обов'язкові оптимальні вимоги, норми, правила, що заносяться у стандарти чи інші нормативні документи.

Наслідком діяльності в галузі стандартизації є створення нормативних документів. Через нормативні документи стандартизація впливає на сфери трудової діяльності людини, на розвиток народного господарства країни, прискорення науково-технічного прогресу, економію та раціональне використання сировини, матеріалів, енергетичних ресурсів, підвищення якості продукції (процесів, робіт, послуг).

Нормативний документ (НД) - документ, що встановлює правила, загальні принципи чи характеристики щодо різних видів діяльності або їх результатів. НД розробляються на об'єкти стандар­тизації, які обов'язкові для використання в певних галузях діяльності, в установленому порядку і затверджуються компетентними органами. До НД належать стандарти, технічні умови, зводи правил, регламенти, керівні документі, державні класифікатори тощо.

Об'єкт стандартизації - це предмет, який підлягає стандар­тизації. До об'єктів стандартизації належать продукція, процеси, послуги, які однаковою мірою стосуються будь-якого матеріалу, компонента, обладнання, системи, їх сумісності, а також правила, поняття, визначення, процедури, функції, методи, що служать предметом роботи зі стандартизації і можуть бути охарактеризовані кількісно і якісно за допомогою понять, визначень, умовних одиниць тощо. На усі об'єкти стандартизації розробляються стандарти.

Слово "стандарт" (від англ. standard) в буквальному розумінні означає норма, зразок, мірило, а в широкому - це зразок або еталон якості, через який держава здійснює наукове обґрунтоване управління якістю. Стандарт є основним нормативним документом у галузі стандартизації. Правильне визначення цього терміну має важливе значення. Згідно з ДСТУ 1.0 цей термін має таке визначення: стандарт - нормативний документ, розроблений на засадах відсут­ності протиріч з істотних питань з боку більшості зацікавлених сторін і затверджений визнаним органом, у якому встановлені для загального та багаторазового використання правила, вимоги, загальні принципи чи характеристики щодо різних видів діяльності або їх результатів для досягнення оптимального ступеня упорядкування в певній галузі. Стандарти можуть бути розроблені як на матеріальні предмети (продукцію, еталони, зразки тощо), так і на норми, правила, вимоги до об'єктів організаційно-методичного та загально-технічного характеру.

Стандарт є результатом конкретної роботи зі стандартизації, яка виконується на основі досягнень науки, техніки та практичного досвіду, і має визначений юридичний статус на всіх рівнях управління народним господарством.

У системі нормативної документації технічні умови посідають особливе місце, адже вони є основним документом на постачання продукції. Технічні умови (ТУ) встановлюють певні вимоги до конкретної продукції і є невід'ємною часткою комплексу технічної документації на продукцію, в якій належить визначати комплексність показників. Ці показники повинні забезпечувати повну характеристику споживчих властивостей виробів і можливість всебічного визначення та контролю якості виробів, які підлягають виготовленню та постачанню споживачам.

Керівний нормативний документ (КНД) - нормативний документ, який встановлює норми, правила, вимоги організаційно-методичного та загально-технічного характеру. До КНД належать методичні вказівки, методики розрахунків, типові положення про служби та порядок проведення робіт тощо. ТУ та КНД можуть розроблятися для розвитку стандартів, а також при їх відсутності на ту чи іншу продукцію (процес, послугу).

Стандарти, ТУ та КНД містять показники, що можуть бути охарактеризовані кількісно й якісно. Вони називаються показниками стандартів. Показники стандартів - це характеристика об'єктів стандартизації, що виражаються за допомогою умовних одиниць, позначень чи понять. До показників стандартів належать показники щодо розмірів виробів, хімічного складу, фізичних властивостей, маси, експлуатаційних якостей, економічності, надійності, нешкідли­вості, безпеки тощо.

Стандартизація залежно від масштабів роботи діє на різних рівнях: в окремій країні, між державами, у регіонах. У зв'язку з цим існують наступні види стандартизації: національна, міжнародна, міждержавна та регіональна.

Національна стандартизація - стандартизація, яка здійсню­ється на рівні однієї конкретної держави. Результатом роботи з національної стандартизації є національні стандарти, прийняті національним органом зі стандартизації однієї держави.

На національному рівні існують наступні види стандартизації: державна та галузева.

Державна стандартизація - стандартизація, яка здійснюється урядовими органами і розповсюджується на усі підприємства держави, незалежно від форми власності. Результатом роботи є державний стандарт.

Галузева стандартизація - стандартизація, яка здійснюється органами, компетентними в даній галузі народного господарства. Результатом роботи є галузевий стандарт.

Міжнародна стандартизація - стандартизація, участь в якій є відкритою для відповідних органів усіх країн. У роботі з міжнародної стандартизації можуть брати участь декілька (дві чи більше) суверенних держав. Результатом роботи з міжнародної стандартизації є міжнародні стандарти, прийняті міжнародною організацією зі стандартизації.

Регіональна стандартизація - стандартизація, участь в якій є відкритою для відповідних органів країн лише одного географічного або економічного регіону. Результатом роботи з регіональної стандартизації є регіональні стандарти, які прийняті регіональною міжнародною організацією зі стандартизації.

Міждержавна стандартизація - стандартизація, участь в якій беруть країни СНД. Результатом роботи з міждержавної стандар­тизації є міждержавні стандарти (ГОСТ). Міждержавний стандарт - стандарт, прийнятий країнами, що приєдналися до Угоди про проведення погодженої політики в галузі стандартизації, метрології та сертифікації, і застосований ними безпосередньо. Міждержавні стандарти діють в усіх країнах СНД. Міждержавна стандартизація може служити прикладом регіональної стандартизації, а стандарти з позначенням індексу ГОСТ - регіональними стандартами.

Поряд з вищенаведеними термінами та визначеннями, стандар­тизація використовує такі терміни, як сумісність, безпека, охорона навколишнього природного середовища та інші.

Сумісність - придатність продукції, процесів, послуг до спіль­ного використання, що не викликає небажаних взаємодій за заданих умов для виконання встановлених вимог.

Безпека - відсутність недопустимого ризику, пов'язаного з мож­ливістю завдання будь-якої шкоди.

Охорона навколишнього природного середовища - комплекс міжнародних, державних, регіональних заходів (адміністративних, господарських, політичних та громадських) щодо підтримування параметрів функціонування природних систем (фізичних, хімічних, біологічних) у межах, що забезпечують здоров'я та добробут людини.