 |
|
Создание документов с помощью шаблонов
Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т. п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.
Обычный пользователь текстового процессора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.
Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.
Эту рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.
Для разработки шаблонов документов применяется команда Файл/Создать с указанием типа документа — Шаблон. При этом создается новый документ со стандартным именем Шаблон1, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т. д., а затем сохранить документ со стандартным расширением .dot в каталоге, содержащем шаблоны.
При создании шаблона задаётся неизменяемый (постоянный) текст в виде обычной символьной строки и модифицируемая (переменная) часть документа в виде полей.
К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графики, линии разметки, элементы оформления — заполнение, обрамление.
Переменная часть документа включает текст, списки, флажки и используется для ввода информации при заполнении шаблона.
Для размещения в документе переменных данных служат поля, настройка которых выполняется путём вызова Опцийполя.
Поля бывают двух основных типов:
1. Собственно поле. Это объект Microsoft Word, представляющий собой вычисляемую и изменяемую величину (например, дата, время, количество страниц и т. д.) или команду по управлению документом (переформатировать, обновить оглавление и т. п.). Такое поле можно использовать и в шаблоне, и в обычном документе, создаваемом не на основе шаблона. Для добавления поля к шаблону используют команду Вставка/Поле. В появившемся окне выбирают нужную категорию поля и само поле (например, для вставки поля типа Date необходимо указать категорию поля Дата и время, затем выбрать само поле Date). При этом внизу появляется его описание, а вид поля можно задать с помощью кнопки Параметры. Наиболее часто встречаются поля Page, которое вставляется при добавлении номера страницы и Date, которое вставляется при выборе команды Датаи время.
2. Поле формы. Особенно эффективно при создании документа на основе шаблона. Для добавления поля формы следует вызвать панель инструментов Формы с помощью команды Вид/Панели Инструментов.
В шаблонах используются поля трех типов: текстовые поля, флажки, поля со списками. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры.Чтобы открыть данное окно его следует выбрать поле и щелкнуть на кнопкеПараметрыполя формына панели инструментовФормыилисделать двойной щелчок мышью по вставленному в документ полю.
Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, которые будут созданы на основе данного шаблона; существующие документы не изменятся. Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили документа. Установите этот флажок в окне Шаблоны и надстройки, которое вызывается при выборе команды Шаблоныи надстройки в меню Сервис.
После создания шаблона его следует защитить для того, чтобы при заполнении формы можно было вводить данные только в предназначенные для этого поля. Для защиты шаблона необходимо в меню Сервис выбрать команду Установить защиту. Затем установить переключатель Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм и при необходимости ввести пароль для защиты в поле Пароль. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля форм, но не смогут изменить саму форму. Для защиты всей формы нажать кнопку ОК.
Для установки или снятия защиты формы во время её разработки или изменения можно также использовать кнопку Защита формы на панели инструментов формы.