 |
|
Приложение 66. Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел
Технологическая схема включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении; оформления дела при его формировании; оформления дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:
- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
- оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:
- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);
- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
- нумерация листов документа в деле;
- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;
- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;
- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
- проверка правильности подшивки документа;
- возвращение учетной карточки документа в картотеку по принадлежности. Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:
- подшивка и оформление заверительного листа - листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
- опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;
- при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;
- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.
Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.
Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:
- проверка секретарем-референтом полномочий исполнителя - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);
- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;
- помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку "За исполнителями";
- при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;
- роспись секретаря-референта за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи;
- помещение дела и карточки в места хранения.
Выданные сотрудникам для работы дела должны быть возвращены ими секретарю-референту в тот же день.
Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.
Приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.
При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.
Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера секретаря-референта или с дискеты.
После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться у секретаря-референта на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).
Следовательно, технология текущего архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает прежде всего задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.
ПРИЛОЖЕНИЯ