Глава 2. Требования к системе управления документамиСтр 1 из 42Следующая ⇒
Справочник по делопроизводству
Раздел 1. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)
Глава 1. Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства
Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007 *(1). Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)*(2), предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях*(3).
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Основные задачи, решаемые предприятием (организацией, учреждением) │ │ на основе документированной информации │ └───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Осуществление деловой и │ │ │Обеспечение и документирование │ │ управленческой деятельности в │ │ │принятия управленческих решений│ │ соответствии с принципами ├─┼─┤ │ │ упорядоченности, эффективности и │ │ │ │ │ подотчетности │ │ │ │ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Повышение эффективности деловой и │ │ │ Обеспечение деловой и │ │ управленческой деятельности ├─┼─┤ управленческой деятельности в │ │ │ │ │ чрезвычайных ситуациях │ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Соблюдение требований │ │ │ Предоставление │ │ законодательства и регулирующей ├─┴─┤документированных доказательств│ │ среды*(4) │ │ осуществления деловой и │ │ │ │управленческой деятельности*(5)│ └───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.1.
Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)*(6) управления документами. Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Управление документами предприятия (организации, учреждения) │ │ включает │ └───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Принятие политики и стандартов в ├─┼─┤Установление и распространение │ │ сфере управления документами │ │ │процедур и руководящих указаний│ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Распределение ответственности и │ │ │ Проектирование, внедрение и │ │ полномочий по управлению ├─┼─┤ администрирование │ │ документами │ │ │ специализированных систем │ │ │ │ │ управления документами │ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Интегрирование управления │ │ │ Предоставление ряда услуг, │ │ документами в системы и процессы ├─┴─┤ относящихся к управлению │ │ деловой деятельности │ │документами и их использованию │ └───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.2.
Глава 2. Требования к системе управления документами
Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие: а) надежность; б) целостность; в) соответствие (управляемость); г) комплексность; д) системность.
Надежность
Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям: 1. Способность системы длительно (в идеале - постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами. 2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей - например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами). 3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности. 4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения. 5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах. 6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным*(7).
Целостность
Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее: 1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам. 2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей). 3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|