Здавалка
Главная | Обратная связь

Соответствие (управляемость)



 

В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т.е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.

 

Комплексность

 

Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.

 

Системность

 

Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами*(8).

Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.

 

Глава 3. Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами

 

Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами

 

Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).

 

Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы: а) проектирование документных систем; б) документирование процессов функционирования документных систем; в) подготовка сотрудников, работающих с документами; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы; д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения; е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде). Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)*(9).

 

Рис. 1.3.

 

Система управления документами проектируется таким образом, чтобы обеспечить не только ее формальное соответствие вышеперечисленным требованиям, но и надлежащее решение задач, так или иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию*(10).

В процессе проектирования системы управления документами наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:

1. Документирование операций.

2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.

3. Организация распределенного управления системой.

4. Организация обработки документированной информации (конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.