 |
|
Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ)*(22) документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т.п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия*(23).
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные задачи службы (отдела, группы) документационного │
│ обеспечения управления предприятия (организации, учреждения) │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│Внедрение единого порядка работы с │ │ │ Осуществление методического │
│ документами, установленного на ├─┼─┤руководства организацией работы│
│ предприятии │ │ │с документами в подразделениях │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│Обеспечение контроля за соблюдением│ │ │ Совершенствование форм и │
│ установленного порядка работы с ├─┴─┤методов работы должностных лиц │
│ документами │ │ предприятия с документами │
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ - совместно с информационными подразделениями - участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие*(24):
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях*(25);
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
документами планирования и отчетности;
должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)*(26). Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений - предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;
центральный архив (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций - предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:
группа (отдел) учета и регистрации;
группа (отдел) контроля;
группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. - предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Схема 2
┌──────────────────┐
│ Министр │
│ (руководитель ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ ведомства) │ │ │Управляющий делами│
└──────────────────┘ └────────────────────────┤ │
└───────────────┬──┘
┌───────────────────────┬───────────────────────────┬────┘
┌────────────┴─────────┐ ┌───────────┴──────────┐ ┌──────────────┴───────┐
│Инспекция при министре│ │ Архив министерства │ │ Отдел писем │
└────────────┬─────────┘ └───────────┬──────────┘ └──────────────┬───────┘
┌────────────┴─────────┐ ┌───────────┴──────────┐ ┌──────────────┴───────┐
│ Секретариат министра │ │ Отдел внедрения ТС │ │ Канцелярия │
└─────────────────────┬┘ └──────────────────────┘ └──┬───────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌───────────────────┐ │┌──────────────────┐
│ Приемная ├─┤ │ Экспедиция ├─┼┤ Бюро учета и │
│ │ │ │ │ ││ регистрации │
└───────────────────┘ │ └───────────────────┘ │└──────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌───────────────────┐ │┌──────────────────┐
│Секретариаты замов,├─┤ │Копир.-множит. бюро├─┼┤Машинописное бюро │
│ коллегии │ │ │ │ ││ │
└───────────────────┘ │ └───────────────────┘ │└──────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌────────────┴─────────┐
│ Протокольное бюро ├─┘ │ Бюро переписки │
└───────────────────┘ └──────────────────────┘
Схема 3
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель предприятия │
│ (организации, учреждения)├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ │ │ │ Начальник службы │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ (отдела) ДОУ │
└───────────────┬──┘
┌─────────────────────────┬────────────────────────┬────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Архив предприятия │ │ Секретариат │ │ Группа контроля │
└─────────┬───────────┘ └───────────┬───────────┘ └──────────┬───────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Экспедиция │ │ Группа учета и │ │ Группа писем │
│ │ │ регистрации │ │ │
└─────────┬───────────┘ └───────────┬───────────┘ └──────────┬───────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Группа внедрения ТС │ │ Машинописное бюро │ │ Копир.-множит. бюро │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Схема 4
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель предприятия │
│ (организации, учреждения)├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ │ │ │ Начальник службы │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ (отдела) ДОУ │
└───────────────┬──┘
┌──────────────────────────┬─────────────────────────┬──────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌────────────┴──────────┐ ┌────────────┴─────────┐
│ Административный │ │Отдел делопроизводства │ │ Отдел хранения │
│ отдел (группа) │ │ │ │ документов │
└─────────┬───────────┘ └────────────┬──────────┘ └────────────┬─────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌────────────┴──────────┐ ┌────────────┴─────────┐
│ Отдел обеспечения │ │ Отдел технической │ │ Отдел тиражирования │
│ │ │ подготовки документов │ │ документов │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций - предписывается возлагать на общие отделы в составе:
секретариат;
канцелярия (группа делопроизводства);
группа контроля;
протокольная группа;
группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группа рассмотрения писем (жалоб);
машинописное бюро;
копировально-множительное бюро;
архив.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т.п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ*(27). Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов*(28). Пример расчета представлен в табл. 2.1.
Схема 5
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель органа │
│ местного самоуправления ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│(общественной организации)│ │ │ Заведующий общим │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ отделом │
└───────────────┬──┘
┌────────────────────────┬─────────────────────────┬───────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Архив │ │ Секретариат │ │ Группа контроля │
└──────────┬──────────┘ └───────────┬───────────┘ └───────────┬──────────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Протокольная группа │ │Группа делопроизводства│ │ Группа писем │
└──────────┬──────────┘ └───────────┬───────────┘ └───────────┬──────────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Группа внедрения ТС │ │ Машинописное бюро │ │ Копир.-множит. бюро │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации*(29).
Таблица 2.1
| N п/п | Наименование вида работы | N нормы | Ед. изм. | Объем за год | Значение нормы, час. | Затраты, чел.-ч. |
| Обработка входящих документов | 3.1.2.1 | 10 док. | 10 000 | 0,65 | ||
| Обработка исходящих документов | 3.1.2.5 | 10 док. | 10 000 | 0,80 | ||
| Контроль исполнения документов | 3.1.3.1 | 10 док. | 0,80 | |||
| Разработка норм.-мет. пособий | 3.2.1.1 | 1 авт. л. | 72,5 | |||
| Исполнение тематич. запросов | 3.2.4.1 | 1 запр. | 24,1 | |||
| Проведение проверки организации работы в подразделениях | 3.2.6.1 | 1 пров. | 19,6 | |||
| Итого: (совокупные затраты времени, или СЗВ), чел.-часов | 12 651 |
Примечание:
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел.-часов.
2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп : Фпв = 13 916 : 2006 = 7 ед.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ*(30). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
Таблица 2.2
| N п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| I | Административная группа - управление службы ДОУ | |||
| Начальник службы | руководитель | |||
| Заместитель начальника службы | руководитель | 1* | * Может не вводиться | |
| Инспектор по контролю исполнения поручений | специалист | |||
| Документовед | специалист | |||
| Секретарь-машинистка | техн. исполн. | 1* | * Может не вводиться | |
| II | Группа технической подготовки и тиражирования документов | |||
| Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться | |
| Старшая машинистка - оператор ПК | техн. исполн. | |||
| Машинистка - оператор ПК | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа | |
| III | Группа делопроизводства | |||
| Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться | |
| Ст. делопроизводитель | техн. исполн. | |||
| Делопроизводитель | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа | |
| IV | Группа хранения документов | |||
| Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться | |
| Старший архивариус | техн. исполн. | |||
| Архивариус | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа | |
| V | Группа обеспечения | |||
| Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться | |
| Секретарь-стенографист | техн. исполн. | 1-2 | ||
| Экспедитор-курьер | техн. исполн. | 1-2 | ||
| Итого: | В целом по службе ДОУ | По категориям | ||
| руководитель | специалист | техн. исполн. | ||
| 15-26 | 1-6 | 12-20 и более |