Регистрация документов в системе
Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации │ │ хранения документов │ └────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Обеспечение соответствия │ │ │ Обеспечение соответствия │ │ документального фонда предприятия ├──┼─┤ правовым требованиям путем │ │ его потребностям в ├─┐│ │ обеспечения документирования, │ │ документированной информации │ ││ │ разъяснения и применения │ │ │ ││ │ регулирующей среды в сфере │ │ │ ││ │ управления документами в │ │ │ ││ │конкретном направлении деловой │ │ │ ││ │ деятельности │ └───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐ │ Сохранение информации о прошлых и │ ││ │ Обеспечение соответствия │ │ настоящих решениях и видах │ ││ │текущим и будущим потребностям │ │ деятельности в целях │ ││ │ внутренних и внешних │ │информационного обеспечения решений├─┤└─┤ заинтересованных лиц │ │ и деятельности в настоящем и │ │┌─┤(пользователей соответствующей │ │ будущем │ ││ │ документированной информации) │ └───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐ │Сохранение доказательств прошлой и │ ││ │ Обеспечение идентификации │ │ настоящей деятельности для │ ││ │ законных интересов лиц, │ │соблюдения обязательств отчетности │ ││ │реализация которых основана на │ │ ├─┤├─┤ сохранности документов в │ │ │ ││ │ течение более длительного │ │ │ ││ │ срока, чем это необходимо │ │ │ ││ │ самому предприятию │ │ │ ││ │ │ └───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐ │Своевременное, санкционированное и │ ││ │Установление и оценка правовых,│ │ систематическое уничтожение │ ││ │ финансовых, политических, │ │ документов, не подлежащих │ ││ │ социальных или других │ │ дальнейшему хранению ├─┤├─┤ позитивных результатов от │ │ │ ││ │ сохранения документов для │ │ │ ││ │ служения интересам │ │ │ ││ │ исследователей и общества в │ │ │ ││ │ целом │ └───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐ │ Сохранение контекста документов в │ ││ │ Соблюдение требований │ │ интересах обеспечения их │ ││ │ соответствующего архивного │ │аутентичности и достоверности*(15) ├─┘└─┤ органа в соответствии с │ │ │ │ законодательством │ └───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.5.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему │ └───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Классификация и индексирование, │ │ │ Упорядочение документов путем │ │ позволяющие создавать ссылки, │ │ │создания логической структуры и│ │ производить группировку, │ │ │ последовательности как для │ │ присваивать имена, защищать ├─┼─┤ бумажных дел, так и для │ │ конфиденциальность, обеспечивать │ │ │ электронных директорий для │ │ доступ для пользователей, а также │ │ │ упрощения последующего │ │поиск, отбор и идентификацию особо │ │ │ использования документов и │ │ ценных документов │ │ │ справочной работы по ним │ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Регистрация, обеспечивающая │ │ │Методы, формализующие действия │ │ доказательство существования │ │ │ с документами в процессе │ │ документов в документной системе ├─┴─┤ осуществления деловой │ │ │ │ деятельности │ └───────────────────────────────────┘ └─────────────────┬─────────────┘ ┌───────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐ │ Обеспечивающие метаданные для ├─┼─┤ Обеспечивающие доказательство │ │ описания контекста документа │ │ │ месторасположения документа │ └───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘ ┌──────────────────┴────────────────┐ │ Обеспечивающие идентификацию │ │действий (по признаку "выполнено - │ │ не выполнено")*(16) │ └───────────────────────────────────┘
Рис. 1.6.
Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил: документ регистрируется при включении в систему; до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|