Здавалка
Главная | Обратная связь

Регистрация документов в системе



 

Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает:

краткое описание документа (запись метаданных о документе);

присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.

 

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации │

│ хранения документов │

└────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐

│ Обеспечение соответствия │ │ │ Обеспечение соответствия │

│ документального фонда предприятия ├──┼─┤ правовым требованиям путем │

│ его потребностям в ├─┐│ │ обеспечения документирования, │

│ документированной информации │ ││ │ разъяснения и применения │

│ │ ││ │ регулирующей среды в сфере │

│ │ ││ │ управления документами в │

│ │ ││ │конкретном направлении деловой │

│ │ ││ │ деятельности │

└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐

│ Сохранение информации о прошлых и │ ││ │ Обеспечение соответствия │

│ настоящих решениях и видах │ ││ │текущим и будущим потребностям │

│ деятельности в целях │ ││ │ внутренних и внешних │

│информационного обеспечения решений├─┤└─┤ заинтересованных лиц │

│ и деятельности в настоящем и │ │┌─┤(пользователей соответствующей │

│ будущем │ ││ │ документированной информации) │

└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐

│Сохранение доказательств прошлой и │ ││ │ Обеспечение идентификации │

│ настоящей деятельности для │ ││ │ законных интересов лиц, │

│соблюдения обязательств отчетности │ ││ │реализация которых основана на │

│ ├─┤├─┤ сохранности документов в │

│ │ ││ │ течение более длительного │

│ │ ││ │ срока, чем это необходимо │

│ │ ││ │ самому предприятию │

│ │ ││ │ │

└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐

│Своевременное, санкционированное и │ ││ │Установление и оценка правовых,│

│ систематическое уничтожение │ ││ │ финансовых, политических, │

│ документов, не подлежащих │ ││ │ социальных или других │

│ дальнейшему хранению ├─┤├─┤ позитивных результатов от │

│ │ ││ │ сохранения документов для │

│ │ ││ │ служения интересам │

│ │ ││ │ исследователей и общества в │

│ │ ││ │ целом │

└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐

│ Сохранение контекста документов в │ ││ │ Соблюдение требований │

│ интересах обеспечения их │ ││ │ соответствующего архивного │

│аутентичности и достоверности*(15) ├─┘└─┤ органа в соответствии с │

│ │ │ законодательством │

└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘

 

Рис. 1.5.

 

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему │

└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐

│ Классификация и индексирование, │ │ │ Упорядочение документов путем │

│ позволяющие создавать ссылки, │ │ │создания логической структуры и│

│ производить группировку, │ │ │ последовательности как для │

│ присваивать имена, защищать ├─┼─┤ бумажных дел, так и для │

│ конфиденциальность, обеспечивать │ │ │ электронных директорий для │

│ доступ для пользователей, а также │ │ │ упрощения последующего │

│поиск, отбор и идентификацию особо │ │ │ использования документов и │

│ ценных документов │ │ │ справочной работы по ним │

└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐

│ Регистрация, обеспечивающая │ │ │Методы, формализующие действия │

│ доказательство существования │ │ │ с документами в процессе │

│ документов в документной системе ├─┴─┤ осуществления деловой │

│ │ │ деятельности │

└───────────────────────────────────┘ └─────────────────┬─────────────┘

┌───────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐

│ Обеспечивающие метаданные для ├─┼─┤ Обеспечивающие доказательство │

│ описания контекста документа │ │ │ месторасположения документа │

└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘

┌──────────────────┴────────────────┐

│ Обеспечивающие идентификацию │

│действий (по признаку "выполнено - │

│ не выполнено")*(16) │

└───────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.6.

 

Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:

документ регистрируется при включении в систему;

до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.

 







©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.