 |
|
Организация обработки документированной информации
К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:
а) конвертацию;
б) миграцию;
в) доступ;
г) поиск;
д) использование;
е) хранение;
ж) уничтожение.
В результате выполнения процедур "а"-"е" документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).
Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование. В течение всего периода хранения должна быть обеспечена надежная защита документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты.
По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.
Глава 4. Методика разработки корпоративной системы управления документами
В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные этапы разработки корпоративной системы управления │
│ документами │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Предварительное обследование │ │ │ Анализ деловой деятельности │
│ потребностей предприятия в ├─┼─┤ предприятия, обеспечиваемой │
│ документированной информации │ │ │ документированной информацией │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Определение требований к │ │ │ Оценка существующих │
│документам, подлежащим включению в ├─┼─┤(аналогичных) систем управления│
│ систему │ │ │ документами │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Определение стратегий соблюдения │ │ │ Проектирование системы │
│требований к документам, подлежащим├─┼─┤ управления документами │
│ включению в систему │ │ │ │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Внедрение системы управления │ │ │ Обследование (мониторинг) │
│ документами ├─┴─┤ состояния системы управления │
│ │ │ документами │
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.4.
Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:
а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.
Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
б) установление их иерархии;
в) моделирование процессов и составляющих их операций.
Определение требований к документам, подлежащим включению в систему, предполагает следующее:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;
б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствую щей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает*(11):
а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;
б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Проектирование системы управления документами предусматривает:
а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;
б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами.
Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).
Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:
а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;
б) проверку и оценку работы системы;
в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;
г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).
Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.