 |
|
Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ
Выполнение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности помещений службы ДОУ организуется в соответствии с нормативными актами и инструкцией по обеспечению пожарной безопасности предприятия. При обеспечении пожарной безопасности подразделений службы ДОУ (с учетом значимости возложенных на них полномочий и особенностей условий их реализации) следует, кроме того, руководствоваться специальными инструкциями (правилами) (см. приложение 8 к настоящему пособию).
Раздел 3. Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:
1) организация разработки номенклатуры дел;
2) организация разработки табеля и альбома форм документов;
3) организация корпоративного документооборота;
4) контроль исполнения документов;
5) организация хранения документов.
Глава 1. Организация разработки проекта номенклатуры дел
Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.
Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия - это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)*(62). Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Функциональное назначение номенклатуры дел предприятия │
└─────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────────┐
│ Группировка исполненных ├─┼┤ Систематизация и учет дел, │
│ документов в дела │ ││ закрепление их индексов │
└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────────┐
│ Обеспечение правильного и ├─┼┤Разработка информационно-поисковой│
│ быстрого поиска дел*(63) │ ││ системы по документам │
└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────────┐
│ Определение сроков хранения дел ├─┼┤Составление описей дел постоянного│
│ │ ││и временно (свыше 10 лет) хранения│
└─────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────────┘
┌──────────────────┴──────────────┐
│ Учет дел временного (до 10 лет │
│ включительно) хранения │
└─────────────────────────────────┘
Рис. 3.1.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного │
│ подразделения │
└─────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────┴──────────────────────────┐
│ Изучение нормативно-методических и │
│ нормативно-технических документов, │
│ определяющих перечни документов, │
│ образующихся в деятельности │
│ предприятия, и сроки их хранения │
└─────────────────────┬─────────────────┘
┌────────────────┴──────────────────────┐
│ Изучение особенностей, присущих │
│ организации делопроизводства │
│ структурного подразделения*(64) │
└──────────────────────┬────────────────┘
┌─────────────────┴─────────────────────┐
│Предварительное определение заголовков │
│ дел, их упорядочение в соответствии с │
│функциональным назначением документов, │
│ помещаемых в соответствующие дела │
└──────────────────────────┬────────────┘
┌────────────────────┴──────────────────┐
│ Определение сроков хранения дел, │
│ присвоение им индексов │
└───────────────────────────┬───────────┘
┌──────────────────────────────┘
┌────────────┴──────────────────────────┐
│ Уточнение заголовков дел, включение │
│резервных индексов, предназначенных для│
│дел, заводимых по тем или иным причинам│
│ в течение календарного года │
└──────────────────────┬────────────────┘
┌─────────────────┴─────────────────────┐
│ Составление и оформление проекта │
│ номенклатуры дел │
└────────────────────────┬──────────────┘
┌────────────────────┴──────────────────┐
│Согласование проекта номенклатуры дел с│
│ заинтересованными сторонами, в │
│ необходимых случаях - его уточнение и │
│ дооформление │
└──────────────────────────┬────────────┘
┌─────────────────────┴─────────────────┐
│ Подписание проекта номенклатуры дел │
│ руководителем подразделения, │
│ представление в службу ДОУ*(65) │
└───────────────────────────────────────┘
Рис. 3.2.
Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
| При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться: 1. Положением о подразделении. 2. Инструкцией по виду деятельности подразделения. 3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения. 4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения*(66). 5. Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3-5 лет*(67). 6. Типовыми и примерными номенклатурами дел. 7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 8. Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах. |
Рис. 3.3.
Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:
1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;
4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.
Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
основное содержание дела;
состав помещаемых в него документов;
их функциональную и видовую принадлежность.
В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
| В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов*(68): 1. Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.). 2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа). 3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа). 4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело. 5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело. 6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело. 7. Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями. |
Рис. 3.4.
| Последующая конкретизация заголовков дел производится в соответствии с нижеследующими правилами: 1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин "документы", дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в дело: планы, списки, доклады и т.д.*(69). 2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин "переписка", дополненный пояснением - с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом: а) заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов)*(70). б) заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки*(71). Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом*(72). 3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т.п.), должны содержать наименования последних. При этом: а) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов)*(73). б) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней*(74). 4. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты)*(75). 5. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе*(76). 6. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов) - например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов - включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома)*(77). |
Рис. 3.5
Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.
В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.
Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:
1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;
2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;
3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.
В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:
1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;
2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;
3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;
4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.
Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения - переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)*(78). Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел - это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним*(79). Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел*(80).
Наименование структурного подразделения
Номенклатура дел
_____________ N __________
__________________________
(место составления)
на 20__ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел единиц хранения | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя ───────── ───────────────────
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано
Протокол ЭК структурного подразделения
от ___________ N ___________________
Наименование должности руководителя ────────── ───────────────────
архива (лица, ответственного Подпись Расшифровка подписи
за архив)
Дата
Рис. 3.6.
Графа 5 номенклатуры дел ("Примечание") при разработке ее проекта не заполняется - соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года*(81). На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:
1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;
2) о заведении дел;
3) о переходящих делах;
4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);
5) о лицах, ответственных за формирование дел;
6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;
7) о хранении дел (документов) в электронном виде.
Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:
1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;
2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;
3) формулировки заголовков дел;
4) сроки хранения дел.
После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия*(82) и экспертной комиссией данного подразделения.
Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря*(83).
Наименование предприятия
Утверждаю
Номенклатура дел Наименование должности
______________ N _____________ руководителя предприятия
______________________________ ___________ ___________________
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
На 20__ год Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел единиц хранения | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание | |
| Название раздела | |||||
Наименование должности руководителя _________ ____________________
службы ДОУ предприятия Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив):
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения
От _________ N ____ От ________ N ___________________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 20 __ году на предприятии:
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | ||
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | |||
| Постоянного | ||||
| Временного (свыше 10 лет) | ||||
| Временного (до 10 лет вкл.) | ||||
| Итого: |
Наименование должности руководителя _________ ____________________
службы ДОУ предприятия Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив:
Наименование должности лица, _________ ____________________
передовавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 3.7.
Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.
Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений*(84). В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т.п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т.п.
Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется*(85):
1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);
2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;
3) если требуется - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.
Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
Несколько слов - об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.
С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел - в качестве документа постоянного хранения*(86). Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение*(87).
Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись*(88). После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)*(89).