 |
|
О выявлении недостающих вложений
Комиссией в составе:
председатель -___________________________________________________________
члены: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что при вскрытии конверта (упаковки),
отправленного*(103) _____________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
а) не найдены следующие документы: ______________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать в последовательности - номер по описи (номер приложения),
наименование документа, количество листов)
б) не найдены листы (страницы) следующих документов:_____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать в последовательности - наименование документа, номера
отсутствующих листов (страниц))
В связи с изложенным не представляется возможным использование по
назначению следующих документов: ________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, каких именно)
Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый
помещен в дело N 000, а второй - выслан для сведения в адрес отправителя
поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте
(упаковке)) (исх. N 0000)*(104).
Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Рис. 3.14.
Журнал регистрации входящих документов
| Дата регистрации | Регистрационный номер | Наименование вида документа | Откуда поступил (кем отправлен (доставлен)) документ | Дата документа | Исходящий номер документа | Заголовок к тексту или краткое содержание документа | Количество листов (основной документ/приложение) | Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан) | В какое дело помещен документ |
Рис. 3.15.
2) присвоение документу регистрационного номера;
3) внесение присвоенного документу номера и даты поступления документа в регистрационный штамп;
4) внесение справочных сведений о документе в Журнал регистрации входящих документов.
На этом, напомним, заканчивается собственно обработка входящих документов. Обработанные документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Эта процедура позволяет распределить документы на две группы: требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (работникам)*(105). Отметим также, что поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан направляются в секретариат (передаются секретарю) руководителя, где в установленном порядке готовятся к рассмотрению.
Документы, адресованные структурным подразделениям (работникам), передаются непосредственно этим структурным подразделениям (работникам). Документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия (за исключением письменных обращений граждан, см. выше), передаются последнему для принятия решения о порядке последующей работы с документом.
Обычно на рассмотрение руководителя предприятия (вне зависимости от адресации) передаются:
1) документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти);
2) документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т.п.
3) документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам.
Передача документов на рассмотрение руководителя предприятия производится с простановкой соответствующей отметки в журнале, передача документов непосредственно структурным подразделениям (работникам) предприятия - под роспись лица, получившего документ, в журнале*(106).
Рассмотренные документы возвращаются службе ДОУ с соответствующей резолюцией (см. далее). Содержание резолюции вносится в журнал, а документ, в зависимости от содержания резолюции, передается на исполнение либо (в том случае, если документ носит сугубо информационный характер) помещается в дело*(107).
Подытоживая параграф, обратим внимание на особенности обращения с двумя группами документов: судебными актами (независимо от формы их представления), а также всеми видами электронных документов (ЭД).
Судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, полученные предприятием, регистрируются в день поступления и незамедлительно докладываются руководителю предприятия. Копии перечисленных документов передаются юрисконсульту руководителя (иному лицу с соответствующими полномочиями). Дальнейшая работа с судебными актами организуется в соответствии с заключением юрисконсульта, рассмотренным руководителем предприятия.
Прием ЭД по каналам электронной почты производится в рабочее время на официальный электронный почтовый адрес предприятия. ЭД на автономных небумажных носителях доставляются на предприятие по почте (курьером (экспедитором)) вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой*(108).