 |
|
О выявлении повреждений документа
Комиссией в составе:
председатель -___________________________________________________________
члены: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что*(99):
а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _______________________
_________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения: _______________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ______________________
_________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения вложенных документов: __________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
В связи с изложенным не представляется возможным использование по
назначению следующих документов: ________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, каких именно)
Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый
помещен в дело N 000, а второй - выслан для сведения в адрес отправителя
поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте
(упаковке)) (исх. N 0000)*(100).
Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Рис. 3.13.
Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа ("Коммерческая тайна" и т.п.) - они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).
При вскрытии конверта (упаковки) проверяется наличие в нем документов, а также их комплектность, включая приложения. О недостающих вложениях составляется акт (см. рис. 3.14) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю данного документа, а второй - хранится в службе ДОУ*(101).
Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые (см. ранее) в соответствии с действующими на предприятии правилами. Кроме того, из числа документов, подлежащих регистрации, выделяются документы с отметками "Важно", "Срочно", "Оперативно" и т.п. - такие документы регистрируются в первую очередь, после чего, как правило, сразу же передаются по назначению.
Остановимся далее на наиболее существенных моментах регистрации входящих документов. Уточним, что регистрация в данном случае - это процедура фиксации факта поступления документа на предприятие путем проставления на нем номера с последующей записью необходимых сведений о документе в Журнале регистрации входящих документов (см. рис. 3.15). Журнал ведется в традиционном и электронном видах. Нумерация входящих документов производится в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.
Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время до 14 часов, производится с указанием фактической даты поступления. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время, но после 14 часов, производится с указанием даты следующего рабочего дня. Наконец, регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в нерабочее время, производится в первый рабочий день с указанием даты этого рабочего дня. Процедура регистрации включает:
1) простановку регистрационного штампа "Вх. N__"*(102);
Утверждаю
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И.О. Фамилия
00.00.0000
Акт N 0
| 00 месяца 0000 года | (наименование нас. пункта) |