 |
|
Организация работы с входящими документами
Входящий документ - это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает:
1. Прием документов.
2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений.
3. Проверку правильности адресования.
4. Вскрытие конвертов (упаковок).
5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации (см. рис. 3.12).
7. Предварительное рассмотрение.
8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).
| Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации: 1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее на предприятие и зарегистрированных в установленном порядке. 2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты. 3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления. 4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы. 5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи. 6. Прейскуранты и каталоги. 7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания. 8. Рекламные материалы. 9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним. 10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия. 11. Документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой "Лично". 12. Документы без подписи. |
Рис. 3.12.
Уточним, что мероприятия, перечисленные в подп. 1-6, в своей совокупности представляют обработку входящих документов. Началу обработки предшествует их доставка (поступление по каналам электрической связи) предприятию*(96). По рабочим дням доставка входящих традиционных документов из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:
от курьера (экспедитора) к делопроизводителю - по описи (реестру) под роспись указанных лиц;
от отправителей - под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ "Принято 00 месяца 0000 года" на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя*(97).
При приеме документов проверяется целостность упаковки и вложений. Такая проверка позволяет удостовериться в том, что принятая почтовая корреспонденция поступила в неповрежденном виде (что, в свою очередь, гарантирует ее сохранность). На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт (см. рис. 3.13). Кроме того, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп "Документ поступил в поврежденном виде".
При осмотре конверта (иной упаковки) производится проверка правильности адресования - с целью своевременного выявления документов, предназначенных для других адресатов*(98). Вскрытию подлежат конверты (упаковки) правильно адресованной почтовой корреспонденции. Однако конверты с пометкой "Лично" при этом не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
Утверждаю
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И.О. Фамилия
00.00.0000
Акт N 0
| 00 месяца 0000 года | (наименование нас. пункта) |