 |
|
Зміст та порядок оформлення документів
Основні вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV. Згідно цього Закону первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій та мають бути складені під час господарської операції.
Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів.
Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі [11].
Використання електронного документообігу і цифрового підпису регулюється Законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. N° 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV [11].
Згідно Закону № 996 обов’язковими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:
назва документа (форми);
дата і місце складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:
ідентифікаційний код підприємства чи особи;
номер документа;
підстава для здійснення операції;
дані про документ, що засвідчує особу;
інші додаткові реквізити.
При відсутності у первинному документі будь-якого обов'язкового реквізиту документ вважається недійсним і не може бути підставою для оформлення операцій у бухгалтерському обліку.
Таким чином, можна узагальнити, що основними вимогами для оформлення первинних бухгалтерських документів є такі:
первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;
у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом,
перше слово суми записують скраю і з великої літери;
кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
помилки в первинних документах (окрім банківських і касових) виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути затверджено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові;
відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.
Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів [10].
Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.
Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розмірів і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення. Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.