 |
|
Классификаторы и коды экономической информации
Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв.
Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровое. К таким признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации. Эти средства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения самых разнообразных классификаторов:
Общегосударственных,разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны.
Отраслевых, единых для какой-то отрасли деятельности. Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.). Разработка локальных кодов ведется на местах.
Условно Общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:
1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
2. Классификаторы структуры отраслей (ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ), органов управления (система обозначений органов государственного управления – СООГУ), администра-тивно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных
3. объектов – СОАТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС).
4. Классификаторы продукции (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП, ОК строительной продукции).
5. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения и др.
Классификаторы приобретают особое значение в компьютерных информационных системах, предусматривающих создание автоматизированных рабочих мест (АРМ). Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в машине. Разработка кодов осуществляется при составлении технорабочего проекта. Наряду со специалистами по машинной обработке в этом процессе заметную роль играют экономисты-пользователи.
Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый этап – классификация информации, второй – кодирование.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков.
После составления классификации выполняется следующий этап – кодирование –процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболее удобной для автоматической группировки.
Кодовое обозначение характеризуется длиной, структурой и степенью информативности.
Длина – количество знаков в коде.
Структура- порядок расположения знаков в коде.
Степень информативности – отношение числа закодированных признаков к длине кода.
После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.
Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.
Во втором случае применения кодов предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.
К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений, готовой продукции, деталей, узлов, соединений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значимости кода); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной.
Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации; значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.
Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
При построении порядковойсистемы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автоматическое получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток данной системы – отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры, т.е. имеющие два и более признаков (серия и номер паспорта или лотерейного билета). Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры.
При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему приводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками. Например, идентификационный номер налогоплательщика – десятизначный. Первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд.
Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой схеме: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
ОК отрасли – пятизначный. Он построен по комбинированной системе и включает 5 группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.
ОК предприятий и организаций присваивается органами государственной статистики
1 – регистрационный номер (он строится по комбинированной системе и состоит из 7 знаков. Первые 2 знака –принадлежность к отрасли, последние- порядковый номер предприятия);
2 – наименование организации;
3- ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы.
Этот код указывается в документах финансовой отчетности и используется органами государственной статистики.
Кроме названных систем кодирования используется еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное применение.
Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной обработке, так и в условиях компьютеризации. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета составляет четыре знака: первых два – балансовые счета, вторых два – субсчет, который устанавливается на предприятии, организации (фирме). Система балансовых счетов, используемых в международном учете, предусматривает для выделения субсчетов четыре разряда. В проектах компьютерной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и значностью. Программы позволяют вести учет по разным вариантам, уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).
Например, для счета 10 «Материалы» можно выделить 3 уровня аналитики:
Первый - вид материальных ценностей (1 знак);
Второй – склад (1 знак);
Третий – номенклатурный номер материалов (2 знака).
Предположим, на предприятии имеются 7 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться на 3 складах. Закодируем эти наименования:
Признак кодовое обозначение
А) виды материалов
Сырьё и материалы 1
Полуфабрикаты 2
Топливо 3
Запасные части 4
Прочие материалы 5
Тара 6
Строительные материалы 7
Б) склады
Сырьё и материалы 1
Топливо 2
Строительные материалы 3
В) материалы
Краска масляная 01
Белила цинковые 02
Гвозди отбойные 03
И т.д.
Приведем пример построения кода для материала Краска масляная с учетом всех выделенных признаков:
Балансовый счет 10
Строительные материалы 7
Склад Строительные материалы 3
Номенклатурный номер масляной краски 01
Общий вид кода - 107301. Код многозначный , с выделением 4-х признаков, построен по позиционной системе. При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при компьютерной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе балансовых счетов, складов, номенклатурных номеров и их видов.
Кроме цифровых кодов широкое распространение получили буквенные и буквенно-цифровые коды, которые представляют собой условное обозначение позиции номенклатуры и называются мнемокодом. С его помощью могут кодироваться организации, фамилии, названия первичных документов и т.д.
Пример кодирования первичных документов
| Наименование | мнемокод |
| Платежное поручение | П/П |
| Приходный кассовый ордер | ПКО |
| Расходный кассовый ордер | РКО |
| Накладная | НАКЛ |
Штриховое кодирование –это один из типов автоматической идентификации, использующим метод оптического считывания информации. Существуют коды:
Upc –универсальный товарный код (США и страны Америки)
Ean – европейский товарный код
Ucc|ean-единый стандартизированный код.
Цель штриховогокодирования- отражение таких информационных свойств товара, которые обеспе-чивают реальную возможностьпроследить за их движением к потребителю, что связано с повышением эффективности управления производством. Необходимость в штриховом кодировании продиктована, в основном, следующими соображениями:
· Огромное количество наименований товаров
· Отсутствие достоверной и своевременной информации у поставщиков о поступлении товаров к потребителю
· Возможность деятельности различных производителей на едином товарном рынке
· Управление потоками информации по запросу на основе идентификации любого товара
· Обмен информацией как внутри организаций , так и между ними с помощью методов и средств электронного обмена данными.
Информационный процесс управления
Далее из книги Информационные системы и технологии в экономике (ИСиТЭ). ИСиТЭ стр. 32-34, 36-39, 175.
Информационный процесс управления – совокупность управленческих операций, главным предметом которых является информация.
Информационная процедура- совокупность однородных операций, связанных с воздействием на информацию.
С эк. информацией осуществляется много операций, которые по признаку однородности и целевых функций объединяются в ин. процедуры.
Стадия сбора. Включает первоначальное восприятие и прием информации, возникающие в результате действия источников информации. Примером таких источников служат подразделения производственно-хозяйственной деятельности, а также деятельность директивных органов управления. При первоначальном сборе ставится задача уловить объективно информацию, и соотв. образом ее представить. Поэтому первоначальный сбор сопровождается представлением. Эк. инф. при первоначальном сборе прежде всего регистрируется.
Прием регистрир. данных. Он явл. разновидностью сбора информации. Эта процедура сопровождается обычно оформлением поступившей информации и определение ее дальнейшего использования. При сборе данных ставится гл. цель – получить точное, своевременное, достоверное и полное отображение явлений эк. жизни, директивных и иных заданий. Собранная или полученная информация включается в стадию преобразования.
Информация изменяется в пространстве, времени, с формально содержательной стороны. В соответствии с этим выделяют три инф. поцедуры:
- передача,
- хранение,
- выч. обработка.
Передаваемая информация изменяется в пространстве. Различают несколько вариантов процедуры в зав. от вида передачи – физическое перемещение носителей и дистанционная передача данных по телеграфным каналам.
При дистанционной передаче по каналам могут передаваться исходные данные задач, подлежащих автоматизированному решению и результаты решений. Такая разновидность инф. передачи называется двусторонней. Если передаются только исходные данные, то связь – односторонняя.
Процедура хранения информации реализуется в нескольких вариантах, в зав. от формы представления информации. Например, хранение в запоминающем устройстве ЭВМ, длительное архивное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском ее соответствующих единиц для дальнейшего использования.
Поиск органически связан с хранением. В процессе хранения информация может утрачивать свою ценность под влиянием фактора времени или в силу возникших обстоятельств. Иногда это влечет за собой изъятие единиц информации, их уничтожение, но знач. чаще единицам присваивают новое значение – актуализация данных. Посредством ее значения определенных единиц поддерживаются на заданном уровне.
Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме и значению и закл. в получении результативной информации. Достигается это посредством использования значительного числа арифметических и логических операций. Обработке подлежит не только информация, но и ее структурное преобразование и инф. отношения. Выч. обработка занимает ведущее место как по объему, так и по значимости в АСОД и АСУ.
Стадия потребления информации включает получение готового продукта (выходной информации) и ее использование. Оно выходит за рамки компетенции АСОД. Выходная информация предназначена для принятия управленческих решений, их формирования, а также для директив вышестоящих органов управления. Поскольку потребление информации состоит и в новом включении информации в процедуру сбора и преобразования, то уместно говорить о кругообороте эк. информации. Это следующие процедуры:
- представление,
- кодирование,
- размножение,
- идентификация.
Рассмотрение стадий инф. процедур может конкретизироваться в процессе реализации разных управленческих работ на предприятии. Например, в бухгалтерской работе выделяют первичный учет и непосредственный учетный процесс, включающий стадии обработки данных и потребления информации. В АХД можно выделить формирование информации для эк. анализа и аналитические расчеты и далее выработку управленческих решений.