 |
|
Информационное обеспечения АИС
Информационное обеспечение (ИО или информационная база) – важнейший элемент АИС и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.). Согласно Рис 1.1. любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому её обработка стандартными программными средствами затруднена, что потребовало использования особых информационных систем, получивших название экспертных. Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.
Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров.
В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем - большей частью внутренняя и частично - внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует АИС. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные и т.д.).
Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например накладных), либо как база данных Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения - систем управления базами данных (СУБД).
Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.
Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.
В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на:
§ системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.);
§ системы классификации и кодирования;
§ документацию;
§ потоки информации – варианты организации документооборота;
§ различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.
В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:
· определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;
· разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;
· выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;
· ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.
Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
Создание ИО осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:
· инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;
· инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ – вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.