Регламентация должностных обязанностей секретаря
Нормативным документом, определяющим должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда и утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 и рекомендуемый для применения на предприятиях. В соответствии с Квалификационным справочником должности работников, занимающихся секретарской деятельностью, не подпадают ни под категорию руководителей, ни специалистов, они относятся только к категории технических исполнителей. В Квалификационном справочнике выделяют следующие должности: машинистка, секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка. Но в настоящее время на практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря, не закрепленные нормативно. Так, к категории руководителей относят должности руководителя секретариата, офис-менеджера, а к категории специалистов относят такие должности, как помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии. Таким образом, понятно, что в настоящее время четкого разделения секретарей по квалификации не существует, так как в России пока не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень подготовки и соответствие требованиям к профессиональным и личностным качествам. Поэтому разные авторы предлагают различные классификации секретарской деятельности. Так, специалист по профессиональной подготовке секретарей – Круглянская Л.Я. в своей книге-справочнике приводит следующую классификацию уровней карьеры секретаря, с предъявляемыми требованиями к должности: 1. Машинистка. Основная функция - печатание документов. Владение машинописью, образование – курсы машинописи и делопроизводства. 2. Оператор на телефоне.Принимает звонки, соединяет с нужным абонентом (в больших организациях). Главным требованием является коммуникабельность при наличии среднего образования. 3. Секретарь на телефоне.Принимает сообщения и конкретные заказы, обзванивает фирмы по поручению руководителя. Главное качество – коммуникабельность. Среднее образование, курсы делового общения. 4. Технический секретарь. Работает с оргтехникой (ПК, ксероксом, мини-АТС). Знает делопроизводство, владеет машинописью с использованием русской и латинской клавиатуры. Среднее образование, курсы секретарей. 5. Секретарь-машинистка.Печатает документы под диктовку, ведет документацию, отвечает на телефонные звонки, отправляет и получает корреспонденцию. Знает делопроизводство, работу офисной техники, владеет машинописью на русском языке. Среднее специальное профессиональное образование, курсы секретарей. 6. Секретарь приемной (reception).Принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте. Отвечает на телефонные звонки на русском и иностранном языках. Встречает посетителей. Переадресовывает звонки в отделы или конкретным лицам. Обладает знаниями делопроизводства, оргтехники. Свободно владеет иностранным языком. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах. 7. Помощник руководителя организации (personal assistant).Координирует действия одного или двух руководителей, составляет самостоятельно документы, готовит материалы для совещаний и переговоров, переводит с иностранного, проводит подготовку командировок руководителя. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах. 8. Секретарь офиса (отдела). Просматривает почту, отбирает необходимую корреспонденцию, ведет документацию, отвечает на стандартные запросы, работает с телефонными звонками, контролирует исполнения заданий, координирует организационную работу офиса (отдела). Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение машинописью с использованием русской и латинской клавиатур. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование, курсы секретарей. 9. Секретарь-референт.Самостоятельно составляет письма, контролирует исполнение, документов и заданий, составляет график рабочего дня руководителя, подготавливает информацию для руководителя, подготавливает и обеспечивает переговоры. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах. 10. Референт (reviewer). Обрабатывает и распределяет корреспонденцию, реферирует информацию, подготавливает отчеты и статьи для руководителя, участвует в переговорах, разрабатывает перспективные направления деятельности фирмы, участвует в разработке стратегии и тактики работы. Подчиняется руководителю и офис-менеджеру. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование, окончание специализированных секретарских школ или учебных центров. 11. Офис-менеджер, руководитель секретариата, ассистент руководителя. Обеспечивает деятельность офиса, решает административные вопросы, внедряет новые формы организации работы, участвует в разработке стратегии фирмы, обладает представительскими полномочиями. Подбирает, руководит и обучает персонал. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, владение двумя иностранными языками (одним - свободно), коммуникабельность. Высшее образование; окончание специализированных секретарских школ, учебных центров; подготовка по профилю организации; стажировка за рубежом. Кузнецова Т.В. в своей книге «Секретарское дело» выделяет следующие градации секретарей: от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Одной из наиболее передовых стран Европы по подготовке секретарей является Швеция, где Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря». Нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей:
Данный уровень карьеры секретаря был рассмотрен выше.
1. Описание работы секретаря уровня В: 2. Уровень ответственности секретаря уровня В: 3. Образование и стаж работы секретаря уровня В: 4. Личностные качества секретаря уровня В:
1. Описание работы секретаря уровня С: 2. Уровень ответственности секретаря уровня С: 3. Образование и стаж работы секретаря уровня С: 4. Личностные качества секретаря уровня С:
1. Описание работы секретаря уровня D: - подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний; 2. Уровень ответственности секретаря уровня D: 3. Образование и стаж работы секретаря уровня D: 4. Личностные качества секретаря уровня D: Лекция 4.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|