 |
|
Етикет ділового листування. Службові листи та іх стиль. Лист-запит, відповідь на запит. Супровідний лист. Гарантійний лист. Початкові та завершальні речення листів.
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
Службові листи- загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.
Листи-запити і листи-відповіді - найпоширеніший тип службової кореспонденції.
Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді. Реквізити службових листів:
1) назва й адреса організації відправника листа;
2) номер і дата листа;
3) назва й адреса одержувача листа;
4) заголовок;
5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;
6) текст листа;
7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
8) підпис керівника;
9) віза виконавця (підпис на копії).
Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу.
Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.
Супровідний лист - документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо, а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.
Гарантійний лист- документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.
33.Етикет ділового листування.Листи-прохання та відповіді на них;листи-пропозиції, листи-відмови. Типові звороти та фрази, які вживаються у цих листах.
Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:
Шановні добродії! Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.
Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання. З повагою ...
Запит комерційної пропозиції
Шановні панове!
Наша компанія є одним із провідних виробників пральних машин. Зважаючи на виробничі потреби, нам необхідно придбати значну кількість електромоторів потужністю ...
Чи не змогли б Би надати нам комерційну пропозицію на постачання таких моторів? У пропозиції просимо повідомити ціни на замовлення ... моторів на рік. Просимо також вказати вартість транспортування.
Чекаємо на Вашу докладну пропозицію.
З повагою ...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути) ...
2. Просимо при нагоді надіслати нам рекламні матеріали.
3. Просимо передати нам через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші нові товари.
4. Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від ... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.
5. Просимо відвантажити замовлені товари відразу після їх виготовлення.
6. Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...
7. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.
8. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.
9. Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.
10. Відповідно до п. І нашого договору просимо Вас ...
11. Будьте ласкаві оплатити рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань).
34. Розпорядчі документи.Наказ.Вказівка. Постанова. Розпорядження. Вимоги до оформлення та реквізіти.
НАКАЗ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.
Зазначені накази мають такий склад реквізитів:
1) назва організації;
2) назва виду документа (НАКАЗ);
3) дата підписання;
4) місце видання; 5)індекс;
6) заголовок до тексту;
7) текст;
8) підпис керівника;
9) відмітка про погодження; 10) візи.
Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина має такі елементи:
- вступ (вказується причина видання наказу);
- доведення (переказуються основні факти);
- висновок (викладається мета видання наказу).
ВКАЗІВКА - правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.
Формуляр вказівки має такі реквізити:
1) назва відомства, закладу та структурного підрозділу;
2) назва виду документа (вказівка);
3) дата і місце видання; 4)індекс;
5) заголовок;
6) текст;
7) підпис;
8) відмітка про погодження.
Текст вказівки починається словами "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ", які друкують великими літерами. Вказівки видають на бланках стандартних форматів А4 або А5, залежно від обсягу тексту.
Постано́ва
1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін.;
2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.
Текст постанови, як правило, складається з двох частин — констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В частині ухвалення наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.
РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, головним чином колегіального державного органу" для вирішення оперативних питань і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим він адресований.
Реквізити розпорядженьв основному повторюють реквізити ухвал:
1) Герб України;
2) назва органу управління, що видає розпорядження;
3) назва виду документа (розпорядження);
4) заголовок;
5) дата або дата й номер;
6) місце видання;
7) текст;
8) підпис відповідальної особи.