Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); / строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом. Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново"; ^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега. Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів; ^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність. Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена. Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу; ^ складністю - прості (односкладові) й складні; V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; ^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом; ^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|