Главная | Обратная связь

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

Предприятие может хранить электронные документы (ЭД) в электронном архиве.

Электронным считают документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты (ст.5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03.г., Закон №185).Одним из обязательных реквизитов ЭД ст.6 Закона №185 именует электронную цифровую подпись. Она идентифицирует лицо, составившее или подписавшее такой документ.

Согласно ст.13 Закона №185 субъекты, которые составляют, получают или отправляют ЭД, должны хранить их на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях. При этом следует соблюдать такие условия :

- информация, содержащая в ЭД, должна быть доступна для дальнейшего использования;

- обеспечение возможности восстановления ЭД в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

- срок хранения ЭД на электронных носителях информации не должен быть меньше законодательно установленного срока для документов на бумаге. Если их невозможно хранить в течение этого срока, следует дублировать ЭД на нескольких носителях и периодически копировать (с проверкой целостности данных). Если эти требования выполнить не удаться, создают бумажные копии документов;

- при наличии информации, которая позволяет установить происхождение и назначение ЭД, дату и время его отправления или получения, ее также необходимо сохранять.

Хранить ЭД предприятие может как самостоятельно, так и с помощью посредников – архивных учреждений, соответствующих определенным требованиям(ст. 13 Закона 3 185)

Правила хранения ЭД определены в Порядке хранения электронных документов в архивных учреждениях, утвержденном приказом Госкомитета архивов Украины от 25.04.05 г. № 49 (Порядок № 49) .

Он различает оперативное и длительное хранение (п.1 Порядок №49). Оперативное (с момента создания ЭД до передачи в архивное подразделение) обеспечивает структурное подразделение предприятия, в котором документы были на выполнении. На небольших предприятиях все ЭД можно передать соответственно службе делопроизводства (9а.2 Порядок № 49 ).

Такие подразделения формируют ЭД в электронные дела согласно утвержденной номенклатуре дел предприятия аналогично документам на бумажных носителях (главные факторы – сроки хранения и тематика информации ЭД). При этом ЭД в электронных делах должны содержать первичную информацию и реквизиты в виде отдельных файлов с указанием всех служебных отметок, возникших во время выполнения документа (п.3 Порядок № 49). Структурные подразделения осуществляют оперативное хранение электронных дел временного хранения (т.е. тех, которых предприятие сохраняет не более 10 лет ). А после окончания оперативного срока хранения электронные дела временного хранения уничтожают (п.6 порядок № 49).

Электронные дела продолжительного и постоянного хранения (их хранят более 10 лет) находятся на оперативном хранении подразделений два года, а затем их передают в архивное подразделение предприятия или в архивное предприятие (организацию) на продолжительное и постоянное хранение.