Главная | Обратная связь

Ручне введення проводок

Зміст

ТЕМА № 5. Операції і проводки

Урок 20	Форма введення бухгалтерської операції
Задача 5	Форма введення бухгалтерської операції
Урок 21	Введення операції і проводок
Урок 22	Результати введення операцій
Урок 23	Настроювання параметрів операції
	Обговорювані питання

П

роцес господарської діяльності підприємства можна представити у виді послідовності виконуваних їм господарських операцій придбання або продажу господарських засобів, оплати праці працівників, розрахунків з персоналом, філіями і контрагентами і багато інших. У результаті виконання операцій відбувається постійна зміна стану засобів, перетворення їх з одних видів в інші. Бухгалтерські операції оформляються у виді бухгалтерських записів, або проводок.

Проводка – елементарна дія, що відображає зміну стану господарських засобів – їх збільшення або зменшення на рахунках бухгалтерського обліку з дотриманням принципу подвійного запису. Принцип подвійного запису полягає в тому, що кожна елементарна операція, виражена у виді суми, відображається в обліку на двох рахунках, дебетуючи один і кредитуючи інший. Наприклад, підприємством закуплені матеріали на суму 100.00 грн., виходить, на цю суму збільшився рахунок матеріалів, але зменшився рахунок коштів. У комп'ютерному обліку господарські операції відображаються в журналі проводок. Часто говорять, що набір усіх проводок складає базу даних бухгалтерського обліку. Потрібно розуміти, що при комп'ютерному веденні обліку журнал проводок є єдиним регістром, у якому фіксується облікова інформація. Будь-які інші форми введення інформації, наприклад, за допомогою документів або операцій не вважаються відображеними в обліку доти, поки на їхній основі не будуть сформовані проводки і розміщені в журналі проводок. Нерідко одна господарська операція породжує не одну, а декілька проводок. З погляду правильності відображення операцій в обліку досить було б просто ввести проводки, що привело б до зміни стану рахунків і правильному відображенню господарської операції. Однак, часто важливо знати, якими операціями викликано появу тих або інших проводок. Тому в програмі 1С:Бухгалтерія передбачено дворівневий режим введення операцій і проводок. Спочатку вводиться операція, а потім уводяться її проводки. Причому, операція може складатися з однієї проводки.

Таким чином, працюючи з програмою 1С:Бухгалтерія, під операцією будемо розуміти, з одного боку, деякий факт господарської діяльності, зафіксований у виді запису в журналі операцій, а з іншого боку, набір проводок, що відносяться до цієї операції. Причому, не виключається така ситуація, коли є запис про операцію, але їй не відповідають ніякі проводки, тобто така операція або документ не породжують проводок. У програмі 1С:Бухгалтерія існує багато різноманітних способів введення операцій і проводок, що розрізняються ступенем автоматизації. Найпростішим способом (і найменш автоматизованим) є ручний режим введення. Саме з цього режиму почнемо знайомство з методами відображення господарських операцій у комп‘ютерному обліку.

УРОК № 20. Форма введення бухгалтерської операції

Для введення нової бухгалтерської операції необхідно звернутися до вікна введення операцій, що найпростіше зробити за допомогою натискання мишею на відповідну піктограму або через меню Операції > Журнал операцій. У робочому вікні програми розгорнеться нове вікно з списком операцій, показане на рис. 5-1. При первісному звертанні до цього вікна список операцій, звичайно, буде порожнім. Але і при наступних звертаннях до нього після введення операцій, цей список також може виявитися без записів. Чому це так?

Рис. 5-1. Вікно введення операцій

У списку будуть відбиті ті операції, дати яких попадають у встановлений часовий інтервал видимості операцій. При звертанні до журналу операцій, інтервал видимості автоматично встановлюється таким, як це визначено в настроюванні програми. Встановлений інтервал видимості відображається в заголовку вікна (у дужках після назви журналу). Для зміни інтервалу видимості необхідно вибрати пункт меню "Дії – Інтервал" або натиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу. На екран буде виданий відповідний запит на зміну дат початку і кінця інтервалу видимості:

Розглянемо поля вікна журналу операцій:

1. "Номер" – номер операції (документа). Номера операцій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції, уведені вручну, відповідно мають окрему нумерацію, як такі, що належать документам спеціального виду "Операція";

2. "Документ" найменування виду документа, якому належить операція. Якщо операція уводилася вручну, то вона належить документу спеціального виду – "Операція";

3. „Дата” – дата реєстрації операції (документа);

4. "Час" – час реєстрації операції (документа);

5. "Сума" – сума операції. Дане значення задається користувачем при введенні операції або розраховується автоматично при формуванні операції документом. Сума операції ніяк не впливає на бухгалтерські підсумки і служить тільки як додатковий коментар до операції;

6. "Автор" – автор операції (документа);

7. "Зміст" – короткий опис змісту операції.

Саме ліве поле журналу операцій є службовим і відображає один з можливих станів операції:

· операція уведена вручну;

· операція сформована документом, причому документ поки не проведений;

· операція сформована документом, і документ проведений;

· раніше введена операція була позначена на видалення.

Спроба введення в журнал операцій нового рядка приведе до того, що на екрані розгорнеться нове вікно, що містить поля для введення реквізитів операції і складових її проводок.

Рис. 5-2. Вікно введення операції

Вікно для введення операції показане на рис. 5-2. У вікні є дві області введення реквізитів. У верхній частині вводяться реквізити, що є загальними для всіх проводок операції. У їхній склад входять:

· Дата – дата здійснення господарської операції;

· Номер – номер операції. Номера операцій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції уведені вручну, відповідно мають окрему нумерацію, як приналежним документам спеціального виду "Операція";

· Сума операції – сума операції. Числове значення, що відображає загальну або основну суму операції. Дане значення довільне задається користувачем при введенні операції або автоматично визначається при формуванні операції. Сума операції ніяк не впливає на бухгалтерські підсумки і служить тільки як додатковий коментар до операції;

· Зміст операції – короткий опис операції.

У нижній частині вікна вводяться проводки. Оскільки одна операція може породжувати безліч проводок, то нижня частина побудована у виді багаторядкової, багатостовпчикової таблиці і розрахована на введення довільного числа проводок. Кожна проводка описується набором реквізитів, причому не завжди потрібно заповнювати всі реквізити. Проте, розглянемо найбільш повну структуру проводки:

	№ – порядковий номер проводки, що входить в операцію. Нумерація здійснюється програмою автоматично, але при необхідності може бути змінена користувачем вручну;
	Дт – рахунок дебету проводки;
3,4,5	Субконто Дт – у цю графу вводяться субконто рахунка по дебету. В даній графі реально може бути присутнім кілька стовпчиків або рядків у залежності від максимальної кількості вимірів аналітичного обліку, установленого при конфігуруванні системи. У розглянутій конфігурації графа містить три рядки, що свідчить про те, що кожен рахунок може мати до трьох аналітичних вимірів. При введенні проводки бухгалтер повинен визначити конкретні значення для всіх субконто, прикріплених до рахунка по дебету. Якщо на рахунку не передбачено аналітичний облік, то реквізити 3, 4, 5 не вводяться, якщо на рахунку передбачено менш трьох аналітичних розрізів, то незадіяні субконто не заповнюються;
	Кт – рахунок кредиту проводки;
7,8,9	Субконто Кт – уводяться субконто рахунка по кредиту. Дані реквізити мають той же зміст і призначення, як і у випадку субконто рахунка по кредиту;
	Валюта – валюта проводки, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки;
	Курс – поточний курс валюти на дату операції. Він вводиться автоматично з довідника валют при визначенні попереднього реквізиту, при бажанні може бути введений бухгалтером вручну;
	Кількість – кількість, заповнюється, якщо в проводці на одному з рахунків ведеться кількісний облік,
	Вал. сум. – сума у валюті, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки;
	Сума – сума операції в базовій валюті (гривнева сума). Даний реквізит уводиться вручну або розраховується автоматично на підставі раніше введених реквізитів, наприклад, при введенні валютних операцій сума може бути розрахована як добуток валютної суми на курс, також, якщо в проводку введено кількість, то сума може бути розрахована шляхом множення кількості на ціну.
	Коментар – уводиться текст, що пояснює зміст проводки;
	Фірма – указується фірма, по якій буде проводитися операція;
	№ Ж – уводиться номер журналу, що представляє собою довільну комбінацію букв і цифр. Надалі цей номер може бути використаний як додаткова ознака групування для швидкого пошуку і добору проводок.

Розглянемо технологію введення нової операції на прикладі задачі по обліку статутного капіталу.

ЗАДАЧА № 5. Форма введення бухгалтерської операції

1 квітня 2000 року зроблена державна реєстрація нового підприємства – "Добро" акціонерне товариство закритого типу. Відповідно до установчих документів статутний капітал ЗАТ складає 205 тис. грн.

Частки учасників розподілені в такий спосіб:

Засновник	Частка, грн.
ТОВ "Івент"
АКБ "ЗГОДАБАНК"
ПП „Гуренко Михайло Васильович”
Чурбанов Віктор Олександрович
Шурупов Євгеній Леонідович
РАЗОМ

Даний факт необхідно відобразити в бухгалтерському обліку створеного підприємства.

УРОК № 21. Введення операції і проводок

Першою проводкою стає кореспонденція: дебет рахунка 46 "Неоплачений капітал" і кредит рахунка 40 "Статутний капітал" на суму зареєстрованого статутного капіталу.

Для одержання повної картини стану розрахунків із засновниками необхідно знати:

а) величину внеску засновника в статутний капітал (для цього необхідний аналітичний облік по рахунку 40 "Статутний капітал")

б) суму несплати зафіксованого в установчих документах внеску, що являє собою різницю між дебетовим оборотом рахунка 46 (сума внеску) по визначеному засновнику і кредитовому обороту цього рахунка (сума оплати) по цьому ж засновнику.

Отже, подібний обліковий порядок виключає необхідність відкривати субрахунки до рахунка 40. На рахунку 46 "Неоплачений капітал" необхідний аналітичний облік у розрізі засновників. Оскільки засновники підприємства в майбутніх операціях можуть виступати також і партнерами підприємства, то цілком логічно включити їх у загальний довідник контрагентів.

Операція по обліку статутного капіталу відповідно до обраної облікової методики повинна містити п'ять однотипних проводок Кожна проводка кредитує рахунок 40 "Статутний капітал" і дебетує рахунок 46 "Неоплачений капітал". Чому все-таки п'ять проводок, а не одна?

Рис. 5-3. Рахунки 40 і 46 у робочому плані рахунків

Дійсно, з погляду синтетичного обліку досить однієї проводки, щоб змінити стан двох рахунків на суму статутного капіталу. З точки ж зору аналітичного обліку важливо не просто відобразити дану суму, але і показати частку кожного засновника в статутному капіталі, а також утворену у зв'язку з цим заборгованість кожного засновника.

Звернувшись до робочого плану рахунків, можемо побачити, що на рахунках 46 і 40 передбачене ведення аналітичного обліку в розрізі субконто "Контрагенти".

Використовуючи метод, викладений у темі 4 "Введення інформації в довідники", можемо з'ясувати, що даному виду субконто відповідає довідник "Контрагенти". Питання введення в даний довідник інформації про засновників (юридичних і фізичних особах) обговорювалися раніше.

Почати введення нової операції можна одним зі способів:

· натиснути кнопку на панелі інструментів вікна введення операції;

· натиснути клавішу <Ins> на клавіатурі;

· через меню "Дії – Нова".

У результаті цієї дії на екрані розгорнеться вікно введення проводок операції. Заповнимо послідовно загальні реквізити операції: дату, номер (автоматично встановлюється рівним 1), суму (уводити не обов'язково), як зміст укажемо "Враховано статутний капітал". Після заповнення поля "Зміст операції" програма автоматично переходить до введення проводок.

Ручне введення проводок

Введемо першу проводку, що відображає частку в статутному капіталі одного з засновників – ТОВ "Івент". Введення реквізитів проводки здійснюється послідовно, причому, програма, керуючись існуючими настроюваннями, сама буде переводити курсор тільки на ті поля, заповнення яких необхідно: значення субконто, валюта, сума у валюті, кількість. Значення субконто дебету і кредиту будуть запитуватися, якщо в обраних рахунків (відповідно в дебеті і кредиті проводки) визначене ведення аналітичного обліку Кількість і типи значень субконто визначаються також настроюванням аналітичного обліку в обраних рахунках.

Введення першої проводки по обліку статутного капіталу почнемо з введення номера дебетованого рахунка – 46. Характерною рисою режиму введення операції є те, що дати проводок, що входять в операцію, визначаються датою операції.

При введенні рахунка його номер можна набрати на клавіатурі. Крім того, праворуч від номера рахунка розташовується значок, що означає можливість вибору елемента зі списку, у даному контексті – номера рахунка з плану рахунків. При виборі групового рахунка програма запропонує вибрати який-небудь субрахунок.

При заповненні графи "Субконто Дебет" програма знову видасть кнопку, щоб з довідника "Контрагенти" вибрати субконто, до якого відноситься дана операція ("Івент"). Аналогічним чином заповнюється графа "Субконто Кредит". У графу "Сума" потрібно ввести суму, що відображає частку обраного засновника в статутному капіталі підприємства. В останню графу "№Ж" введемо абревіатуру СК, що буде ознакою проводок по обліку статутного капіталу. В результаті цих дій у вікні введення операції з'явиться перша проводка, у такому виді, як це показано на рис. 5-4.

Наступні проводки, що відносяться до цієї операції, можуть бути введені аналогічним чином або шляхом копіювання інформації з наявної проводки.