 |
|
Понятие редактирования и форматирования
ТЕМА 3.6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА
Цель изучения темы:
ознакомить с понятием и принципами автоматизированной обработки текстового документа.
Оглавление
Цель изучения темы: 1
3.6.1. Понятие редактирования и форматирования. 2
3.6.2. Инструменты автоматизации редактирования. 4
Проверка орфографии. 4
Автозамена. 7
Автотекст.. 9
Поиск и замена символов. 10
Поиск и замена «плохого» текста. 11
3.6.3. Инструменты автоматизации форматирования. 13
Автоперенос. 13
Нумерация страниц. 14
Стилевое форматирование. 15
Понятие стиля в текстовом документе. 15
Виды стилей. 16
Технология стилевого форматирования. 19
Работа со списком экспресс-стилей. 21
Правила применения стилей в многостраничных документах. 22
Создание списка стилей для деловых документов. 22
Создание оглавления. 23
Нумерация таблиц, рисунков. 25
Перекрестные ссылки в тексте. 27
Сортировка текста в списках и таблицах. 29
Практикум 3.6. 31
Цель практикума: 31
Часть 1. Автоматизация редактирования текстового документа. 32
Задание 1. Обработка текста с веб-страницы.. 32
Задание 2. Редактирование DOS-текста. 34
Задание 3. Для самостоятельной работы.. 36
Задание 4. Для самостоятельной работы.. 36
Часть 2. Автоматизация форматирования текстового документа. 37
Задание 5. Вставка номеров страниц. 37
Задание 6. Создание списка стилей для деловых документов. 37
Задание 7. Создание оглавления текстового документа. 39
Задание 8. Форматирование большого документа стандартными стилями 42
Задание 9. Форматирование большого документа индивидуальными стилями 45
Задание 10. Анализ форматирования документа. 45
Задание 11. Для самостоятельной работы.. 51
Задание 12. Для самостоятельной работы.. 51
Часть 3. Сортировка текста. 52
Задание 13. Сортировка списка. 52
Задание 14. Атаки вредоносных программ (сортировка в таблице). 52
Задание 15. Рейтинг языков программирования (сортировка в таблице) 53
Понятие редактирования и форматирования
Все действия, которые выполняет пользователь над документом, можно разделить на две большие группы: редактирование и форматирование.
Чтобы понять разницу между этими операциями, обратимся к следующему примеру. Окружающий мир наполнен различными объектами. Каждый объект имеет свое назначение. «Это стул. На нем сидят. Это стол. За ним едят». Все объекты имеет также форму, т.е. внешний вид. Можно выделить группы объектов, имеющие одинаковое назначение, но различную форму. Например, все автомобили имеют одинаковое назначение – передвижение, но насколько они разнообразны по форме. Другой пример. Все книги имеют одинаковую форму – состоят из страниц. Но содержание у всех книг разное.
Текстовый документ, как объект, созданный в программной среде Word, также имеет содержание и форму. Содержание – это информационное наполнение документа. Одно и то же содержание можно отобразить различными средствами – с помощью текста, рисунков, схем, формул, таблиц и пр. Однако чтобы содержание лучше воспринималось и усваивалось, используют различные способы изменения внешнего вида информационных объектов документа. Например, перечисления будут лучше восприниматься, если их оформить в виде списка. Некоторые справочные сведения будут лучше выглядеть, если их оформить в виде таблицы. Текст будет понятнее, если дополнить его рисунком или поясняющей схемой.
Таким образом, можно сделать вывод, качество текстового документа зависит и от информационного наполнения (содержания) и от внешнего вида.
Редактирование – это изменение содержания документа.
К операциям редактирования относятся следующие действия:
· набор текста;
· исправление опечаток;
· копирование, перестановка, удаление частей текста;
· вставка таблиц, графических объектов, формул и других информационных объектов.
Форматирование – это изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью придания ему лучшего восприятия, удобочитаемости.
По сути, операции форматирования не изменяют смысла текстового документа, но улучшают его внешний вид. К операциям форматирования относят различные способы выделения текста, а именно
· изменение параметров отдельных слов и словосочетаний;
· изменение параметров отдельных абзацев;
· оформление заголовков и подзаголовков;
· преобразование текста в список;
· преобразование текста в табличный вид;
· вставка автоматически создаваемых полей (номеров страниц, таблиц, рисунков и пр.).
При работе над текстовым документом пользователю очень много работы приходится выполнять вручную. При редактировании самой, пожалуй, длительной ручной работой является набор текста. Не всегда автору с первого раза нравится содержание текста. Поэтому обязательно приходится многократно перечитывать его и для того, чтобы исправить слова, предложения и для того, чтобы исправить непременно вкравшиеся опечатки. Таким образом, качество содержания документа целиком зависит от пользователя.
При форматировании документа автор сначала решает, какие части текста и как он будет выделять, а затем вновь перечитывает текст, но уже для того, чтобы оформить его. Очень часто случается так, что выполненное форматирование пользователю не нравится. Например, неудачно выбраны значения параметров символа или параметров абзаца, маркер списка не подходит по смыслу к тексту и пр. Тогда процесс форматирования приходится полностью или частично выполнять заново. Очень многие пользователи выполняют форматирование вручную, а именно, применяют основной прием форматирования «выдели объект и установи для него новые значения параметров». Это занимает много времени, особенно если документ большой и в нем присутствует много элементов форматирования. И здесь большую роль играет человеческий фактор.
Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа. В частности для многих действий по форматированию, которые можно выполнить вручную, есть соответствующие инструменты автоматизации.
Некоторые возможности автоматизации достаточно включить в среде, и тогда они будут работать автоматически без участия пользователя. Другие инструменты применяются пользователем только тогда, когда он сочтет необходимым.
В соответствии с двумя видами работ над документами инструменты автоматизации можно разделить на инструменты автоматизации редактирования и инструменты автоматизации форматирования (Рис. 1).
Рис. 1. Инструменты автоматизации обработки текстового документа