 |
|
Використання функцій для пошуку інформації в базах даних. Функції ВПР(.) і ГПР(.).
ВПР - это функция баз данных, т.е. она работает с таблицами или, проще говоря, со списками объектов в таблицах Excel.
Основные условия работы данной функции:
Наличие одинаковых элементов в сопоставляемых таблицах (например, код товара, фамилия сотрудника и т.д.).
Сопоставляемые данные в исходной таблице должны быть отсортированы по возрастанию.
Функция ВПР имеет четыре параметра:
<ЧТО> — искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);
<ГДЕ> — ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра <ЧТО>;
<НОМЕР_СТОЛБЦА> — номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;
<ОТСОРТИРОВАНО> — это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона <ГДЕ>. В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.
По сравнению с функцией ВПР()функция ГПР()используется не так часто.
Функция ГПР выполняет поиск значения в первой строке нашей таблицы (или поименованного диапазона данных) значений и возвращает значение, находящееся в том же столбце в заданной строке таблицы. Функция ГПР используется, когда сравниваемые значения расположены в первой строке таблицы данных, а возвращаемые — на некоторой позиции (строк) ниже. Иными словами функция ГПРэто горизонтальный поиск.
Аргументы функции ГПР:
Искомое_значение — значение, которое нам нужно найти в первой строке таблицы (может быть значением, ссылкой или текстовой строкой).
Номер_строки — номер строки в таблице, из которой будет возвращено соответствующее значение. Если значение аргумента "номер_строки" равно 1, возвращается значение из первой строки аргумента "таблица", если оно равно 2 — из второй строки и т. д. Если значение аргумента "номер_строки" меньше 1, функция ГПР возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!; если оно больше, чем количество строк в аргументе "таблица", возвращается значение ошибки #ССЫЛ!.
Если аргумент "интервальный_просмотр" имеет значение ИСТИНА, то значения в первой строке аргумента "таблица" должны быть расположены в возрастающем порядке: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ГПР может выдать неправильный результат. Если аргумент "интервальный_просмотр" имеет значение ЛОЖЬ, таблица может быть не отсортирована.В текстовых строках регистр букв не учитывается.
28)Створення звіту у режимі конструктора СУБД MS Access. Групування даних звіту. Додавання обчислювальних полів, графічних елементів.
Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчеты – МастерОтчета. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з»являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку > , далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст. вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн.”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.
Типи звітів:
- рядкові
- звіти в стовпчик
- звіти для розсилок
- поштові наклейки
1. Вибрати вкладнику Отчеты, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастеротчетов та натиснути на кнопку Ok.
2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля
3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитися проміжні підсумки (Наприклад, НАЗВА МІСЯЦЯ). Натиснути на кнопку Далее (рис. 10.151).
4. Визначити порядок сортування записів у звіті та, натиснувши на кнопку Итоги, задати підсумкові операції (рис. 10.152). Натиснути на кнопку Далее.
5. Вибрати макет для звіту (рис. 10.153). Натиснути на кнопку Далее.
6. Вибрати стиль звіту. Натиснути на кнопку Далее.
7. Увести назву звіту і натиснути на кнопку Готово.
8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Просмотр.
Обчислювальні поля створюються за допомогою кнопки Поле на Панелі елементів, після натискування якої потрібно клацнути в потрібному місці розділу та вручну (беспосередньо в полі) ввести в поле необхідний вираз.
Елемент Поле (Свободный) додається в звіт разом з приєднаним підписом. Поле має початкове ім'я Поле1 (2, 3, ...); таким же є і підпис цього поля. Ім'я поля та його підпис можна змінювати на більш інформативні, що зазвичай і роблять (у вікні властивостей).
Для підведення підсумків (як по групах записів, так і по всьому звіту) також створюються обчислювальні поля (з використанням статистичних функцій), які, як правило, розташовують у розділах Заголовок (Примечание) группы або Заголовок (Примечание) отчета.
У виразах обчислювальних полів можуть використовуватись поля базового джерела даних і поля, створені в поточному звіті. Однак, імена обчислювальних полів звіту не можна використовувати як аргументи статистичної функції. У цьому випадку слід повторити вираз, наприклад: =Sum([Кількість]*[Ціна]), замість =Sum([Bapтicть]). Але якщо обчислювальне поле включене в базовий запит, наприклад: Вартість :[Кількість] *[Ціна], то його ім'я можна використовувати як аргумент статистичної функції: =Sum([Bapтicть]).
29) Використання логічних функцій в базах даних. Функції ЕСЛИ(.) і СЦЕПИТЬ(.).
Функції – це заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за заданими величинами (аргументах) і в зазначеному порядку.
Функції дозволяють виконувати, як прості, так і складні обчислення. Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень. Значення, що використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що є функціями як відповідь називають результатом. Крім вбудованих функцій, можна використовувати в обчисленнях функції користувачі, що створюються за допомогою засобів Excel.
Логічні функції
Логічні функції - допомагають створити складні формули, що залежно від виконання тих, чи інших умов, роблять різні види обробки даних. Ці функції приймають логічні значення «Істина» або «Хибно». Ця категорія містить всього шість функцій, але вона є дуже важливою і часто використовуваною.
Найбільш важливою є функціяЕСЛИ. Ця функція використовується для розв‟язання задач, в яких необхідно перевірити деяку умову, і залежно від того виконується вона чи ні, повертає одне з двох значень.
Функція ЕСЛИ
Повертає одне значення, якщо задана умова при обчисленні дає значення ІСТИНА, й інше значення, якщо ЛОЖЬ.
Функція ЕСЛИ використовується при перевірці умов для значень і формул.
Синтаксис
ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)
Лог_вираз - будь-яке значення або вираз, що приймає значення ІСТИНА або ЛОЖЬ. Наприклад, A10 = 100 - логічне вираження; якщо значення в комірці A10 дорівнює 100, це вираз приймає значення ІСТИНА, а в іншому випадку - значення ЛОЖЬ. Цей аргумент може використовуватися в будь-якому операторі порівняння.
Значення ЕСЛИ_істіна - значення, яке повертається, якщо аргумент «лог_вираз» має значення ІСТИНА. Наприклад, якщо даний аргумент - рядок «В межах бюджету», а аргумент «лог_вираз» має значення ІСТИНА, то функція ЕСЛИ відобразить текст «У межах бюджету». Якщо аргумент «лог_вираз» має значення ІСТИНА, а аргумент «значення_ЕСЛИ _істіна» не заданий, повертається значення 0 (нуль). Щоб відобразити слово ІСТИНА, необхідно використовувати логічне значення ІСТИНА для цього аргументу. Аргумент «значення_ЕСЛИ_істіна» може бути формулою.
Значення_ЕСЛИ _ложь - значення, яке повертається, якщо «лог_вираз» має значення ЛОЖЬ. Наприклад, якщо даний аргумент - рядок «Перевищення бюджету», а аргумент «лог_вираз» має значення ЛОЖЬ, то функція ЕСЛИ відобразить текст «Перевищення бюджету». Якщо аргумент «лог_вираз» має значення ЛОЖЬ, а аргумент «значення_ЕСЛИ_ложь» опущений (т. Е. Після аргументу «значення_ЕСЛИ_істіна» відсутня крапка з комою), то повертається логічне значення ЛОЖЬ. Якщо аргумент «лог_вираз» має значення ЛОЖЬ, а аргумент «значення_ЕСЛИ_ложь» порожній (т. Е. Після аргументу «значення_ЕСЛИ_істіна» стоїть крапка з комою, а за нею - закриває дужка), то повертається значення 0 (нуль). Аргумент «значення_ЕСЛИ_ложь» може бути формулою.
Функция СЦЕПИТЬ об'єднує до 255 текстових рядків в одну. Об'єднуються елементи можуть бути текстом, числами, посиланнями на клітинки або поєднанням цих елементів. Наприклад, якщо в комірці A1 листа міститься ім'я людини, а в комірці B1 - його прізвище, об'єднати ці два значення в третний комірці можна за допомогою такої формули: = СЦЕПИТЬ (A1, "", B1)
Другий аргумент в цьому прикладі ("") - символ пропуску. Всі прогалини і знаки пунктуації, які повинні бути включені в результат, необхідно вказувати в якості аргументу, укладеного в лапки.
Синтаксис = СЦЕПИТЬ (текст1, [Текст2], ...)
Аргументи функції СЦЕПИТЬ вказані нижче.
· Текст1 - обов'язковий аргумент. Перший текстовий елемент, подлещажій зчепленню.
· Текст2, ... - необов'язкові аргументи. Додаткові текстові елементи (до 255 штук). Елементи повинні бути розділені комами.
Для об'єднання текстових елементів замість функції СЦЕПИТЬ можна також використовувати оператор & (амперсанд). Наприклад, формула = A1 & B1 повертає те ж значення, що і формула = СЦЕПИТЬ (A1, B1).