 |
|
Створення звітів в СУБД Access за допомогою Майстра
Порядок виконання роботи
1. У вкладці звіти бази даних за допомогою команди “Создать” викликати майстер звітів та вибрати в якості джерела даних таблицю “Замовлення (рахунки)”. В наступній сторінці майстра вибрати з цієї таблиці поля: Номер рахунка, Дата замовлення, Скидка та Код замовлення (рахунка). Потім відкрити таблицю “Умови доставки”, де вибрати поле Умови доставки. Аналогічно в таблиці “Довідник форм розрахунку” вибрати поле Умови форми розрахунку, а з таблиці “Клієнти” вибрати поля: Назва фірми/організації, ПІБ, Розрахунковий рахунок, Код банку. Для остаточного наповнення звіту даними з таблиці “Реєстр товарів” додати поле Назва продукту, а з таблиці “Операції продажу” – поля Кількість та Ціна. В наступній сторінці майстра вибрати вид представлення даних по таблиці “Замовлення (рахунки)”- це дозволить в звіті вибрати всі операції продажу, що відносяться до одного замовлення. Далі вказати на рівень групування по полю Назва фірми/організації з метою окремого підрахунку даних з багатьох замовлень, що відносяться до одного клієнта. Сортування записів та обчислення підсумків не виконувати. Макет та стиль звіту вибрати за власним уподобанням. Дати назву звіту по назві головної таблиці – “Замовлення (рахунки)” та відкрити його для перегляду. Після відкриття готового звіту звернути увагу на те, що підлегле поле Код банку таблиці “Клієнти” автоматично використовує підстановку, створену у лабораторній роботі № 4. Уважно переглянути отриманий звіт та визначити його недоліки. Відкрити звіт в режимі конструктора, подивитися його властивості, особливо на “Источник записей” вкладки “Данные”, де знаходиться текст згенерованого майстром запиту на мові SQL. Відкрити запит в режимі конструктора, натиснувши на кнопку з трикрапкою праворуч від поля з текстом запиту. Детальний запит для замовлень по клієнтах. Відкрити запит в режимі перегляду, підрахувати кількість рядків у ньому, проаналізувати сукупність даних запиту та зробити висновок щодо принципу дії оператора вибірки даних (Select мови SQL). Зберегти запит та назвати його “Замовлення по клієнтах”. Закрити запит та підтвердити внесення цього запиту в якості джерела записів для звіту “Замовлення (рахунки)”. Зберегти зміни макету звіту та закрити його.
2. За аналогічною методикою за допомогою майстра створити складний звіт на основі головної таблиці “Накладні на прихід” для вибірки даних по постачальниках. Кінцевий зовнішній вигляд готового запиту під назвою “Запит накладних по постачальниках”. Детальний запит для накладних на прихід. Вміст звіту Рисунки з зовнішнім виглядом 2-х запитів – “Замовлення по клієнтах” та “Запит накладних по постачальниках”.
33Використання зовнішніх посилань у табличному процесорі MS Excel. Консолідація даних та листів у табличному процесорі MS Excel, способи їх використання.
Абсолютне посилання використовується для вказівки адреси осередку, обчислюваного в абсолютній системі координат і не залежного від поточної комірки.
Абсолютні посилання мають вигляд: $ А $ 5, $ F $ 5, $ G $ 3 і т.п.
Примітка
Для того, щоб відносне посилання перетворити в абсолютне, досить після введення посилання натиснути клавішу F4 - і знаки долара з'являться автоматично.
Часто застосовують не чисто відносні або абсолютні посилання, а змішані посилання, наприклад, С $ 1 або $ C1.
Частина посилання, що не містить знак $, буде оновлюватися при копіюванні, а інша частина, зі знаком $, залишиться без зміни.
У першому випадку буде фіксуватися положення рядка, а в другому випадку - положення стовпчика.
Для змішаних немає необхідності вводити знак долара з клавіатури, достатньо скористатися клавішею F4.
Багаторазове натискання клавіші F4 працює, як перемикач і дозволяє вибрати потрібне посилання.
Використання посилань на клітинки в різних робочих аркушах.
Посилання на осередки різних робочих аркушів однієї і тієї ж робочої книги здійснюється із зазначенням імені листа, відокремленого знаком оклику від відносного адреси комірки. Наприклад, відносна адреса комірки А3, що знаходиться на Лісте2 має вигляд: Аркуш2! А3.
Зручніше створювати посилання на осередки різних листів, використовуючи виділення осередків. Наприклад, для того щоб в клітинку В2 Ліста1 внести посилання на комірку С7 Ліста2, слід виконати такі дії:
1) виділити осередок В2 на Лісте1 і натиснути знак «=»;
2) перейти на Аркуш2, клацнувши мишею по його ярличку;
3) клацнути мишею по комірці С7 і натиснути Enter. Після цього в знову буде активізований Аркуш1 і в комірці В2 з'явиться формула: = Аркуш2! С7. нням сполучень клавіш Ctrl + F3.
Використання формули зміщений Функція зміщений допомагає позиціонувати і розширювати діапазон. Результатом використання її може стати потужний динамічний діапазон, який має здатність розширюватися і змінюватися.Якщо при вказівці діапазону у формулі виділити іменований діапазон, то його ім'я автоматично підставить у формулу замість фактичної
MicrosoftExcel має засіб для об'єднання однотипних таблиць в одну із проведенням додаткових розрахунків. Такий засіб називають консолідацією даних.
Консолідація даних – це об’єднання однотипних таблиць в одну з проведенням додаткових розрахунків.
Розглянемо приклад. Нехай робоча книга містить листи, які зберігають інформацію про нарахування заробітної плати працівникам протягом року. Для того щоб визначити розмір відпускних, необхідно встановити, яка середня заробітна плата кожного працівника.
Для цього потрібно об'єднати таблиці з інформацією про кожний місяць в одну. При цьому для кожного працівника необхідно визначити середню суму нарахувань.
Додамо до робочої книги лист Відпускні. Скористаємося меню Данные - Консолидация.У вікніКонсолидациязадамо перелік діапазонів консолідації та параметри консолідації18.
Для того щоб додати діапазон даних, необхідно у вікні поля Ссылканатиснути кнопку Обзор, вибрати необхідний діапазон даних на одному з листів (виділити дані разом із заголовками рядків та стовпців), натиснути у вікні Консолидациякнопку Добавить.
Після натискання ОК з'явиться таблиця консолідації, яка буде містити зведену інформацію (рис. 10.5).
У лівій частині вікна відображаються кнопки, аналогічні кнопкам при побудові підсумків. Вони використовуються, щоб переглянути інформацію, на основі якої побудована таблиця консолідації.
Якщо необхідно змінити функцію консолідації, потрібно скористатися меню Данные – Консолидацияі у вікніКонсолидация зі списку функцій вибрати потрібну (Среднее).
Як бачимо, при консолідації даних необхідно вибрати місце для розміщення підсумкового звіту, функцію (наприклад, сумма) і джерела даних для консолідації.
Підсумковий звіт можна розмістити на одному листі з початковими даними, на іншому листі тієї самої книги або взагалі в іншому файлі.
Функція, яка використовується в консолідації, залежить від типу даних і виду звіту, який складається.
У разі зміни початкових даних консолідацію необхідно повторити. Якщо структура початкових таблиць діапазонів не міняється, то постійного повторення цієї процедури можна уникнути шляхом зв'язування консолідованих даних з початковими (відповідний перемикач).
Щоб установити зв'язок між консолідованими і початковими даними, необхідно при виконанні консолідації увімкнути опцію Создавать связи с исходными даннымив діалоговому вікні Консолидация.
Урезультаті активізації зазначеної опції між початковими даними і результатами консолідації буде встановлено динамічний зв'язок, який автоматично оновлює дані.
Якщо таблиця даних має заголовки рядків і стовпців, це теж необхідно вказати при консолідації (за допомогою перемикачів у вікні Консолидация).