Главная | Обратная связь

НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ

Справка 1. Язык деловых бумаг должен соответствовать тра­дициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля - это: точ­ность, исключающая возможность каких бы то ни было ино- толкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: ха­рактере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

В языке деловых бумаг и документов широко исполь­зуются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся пр£' имущественно в административно-канцелярской речи (надле­жащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, пр^е' провождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные - названия людей по признаку» обусловленному каким-либо действием или отношением (квар­тиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответни** т.п.). Существительные, обозначающие должности и звани*'

употребляются в деловой речи только в форме мужского р^оД %

яиЬетелъ Федорова, работник милиции Савельева, профессор

Ульянова и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое занимают существительные с префиксом не (исполнение,

_нахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандарт­ные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по

линии, в части и т.п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения

временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего

возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предвари­тельное рассмотрение и т.п.).

7. "Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произ­вести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (пожочь, ре- конструировать, расследовать и т.п.).

>/8: "Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воз­действия, ...в целях широкой гласности работы органов го­сударственного контроля и т.п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует

административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не воз- Р'аЬсйёЛг..., Коллегия не отклоняет...; Ученый совет не от­вергает... и т.п.). 1„ я

10. Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется-, пред­ложение одобрено; документация возвращена и т.п.). Дей- ^вительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ветственности (Завод ¹¹ Электросталь" срывает поставку ' ^Фьл; Руководитель кооператива не обеспечил технику

^опасности и т.п.).

я в ^™^{еченные} выше особенности официально-делового стиля _Те ^Я1Стся объективным фактом языка, их применение в _ци-*х Документов закономерно и закреплено тради-

7^3354

Справка 2. Нарушением функционально-стилевой нормы счи~ тается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точ­ности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это

прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной

и эмоционально- экспрессивной окраски. Сравните:

разговорный стиль официально-деловой стиль

1. Знаешь, ЗИЛ - самый луч- 1. Холодильный агрегат ЗИЛ ший и прочный холодиль- рассчитан на многолетнюю ник. Он много лет у нас работу без замены холо- работает без ремонта. дильного агента.

2. Друзья мои! Вы уж сами 2. Брак основывается на доб- решайте свою судьбу: хо- ровольном согласии женщи- тите - женитесь, не хоти- ны и мужчины. Супруги те - не надо! полностью равноправны в

семейных отношениях.

Справка 3. Необходимо различать лексику с окраской офи­циально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Хотя это может быть одно и то же слово или сочетание слов. Если в официальном письме можно "поставить вопрос о браке", то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов неуместно. В первом случае это лексика официально- делового стиля, во втором - канцелярит. Понятие "канцелярит" ввел К.И. Чуковский. Канцелярит - это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ре­бенку: "Ты по какому вопросу плачешь, малыш?"

В деловом стиле речи также нежелательно избыточное использование канцелярских шаблонов. Например, нет необ­ходимости писать *Обязательным элементом зимнего со­держания дороги является очистка ее от снега. Эту же мысль можно изложить короче и яснее Необходимо очищать дорогу от снега.

В то же врейя канцеляризмы могут использоваться умы^' ленно, со специальным стилистическим заданием, выполняя роль определенного экспрессивного средства. Этим приемам нередко пользуются авторы художественных или пу^^)ЛИ цистических произведений.

редактирование и устранение типичных

^ ошибок в языке деловых бумаг

Справка 4. Редактирование деловых бумаг и служебных до­кументов обычно состоит из трех этапов.

1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст деяе-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

2. Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического ма­териала, включенного в документ. Следует продумать, доста­точен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

Собственно редактирование документа. На третьем доле проводится языковая правка. Устраняются орфогра­фические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное - слова, цифры, корректурные знаки - должно быть отчетливым и аккуратным.

Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полностью подготовленный текст подписывается.

При редактировании используются корректурные знаки (см. приложение 1, табл. 3)

5. В деловых бумагах наиболее часты следующие **вческне ошибки.

^ 1. Неправильное использование слов-терминов. Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспе­чению.

Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели по­льзуется узким кругом специалистов. Текст не был понят ^чателем документа.

²- Неуместное или неоправданное употребление ино- ^нных слов.

Например: *Срок выполнения задания может быть пролон- (продлен).

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление Иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

3. Употребление архаизмов.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных д_е. ловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т.п.

4. Плеоназм и тавтология¹.

Например: * 150 рублей денежных средств или *Следует учитывать следующие факторы.

5. Неразличение паронимов.

Например: * Командировочныйприбыл в указанное время.

Командировочный - образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить коман­дировочные).

Командированный - человек, направленный в коман­дировку (командированный специалист).

6. Ошибки в употреблении синонимов.

Например: *Высылаем ответ на Ваше требованиеот 12.05.95.

В данном случае в официально-деловом стиле преиму­щественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

Справка 6. В деловых бумагах и документах являются ти­пичными следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частот­ным является неправильное употребление существительного # родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно (чего ?); благодаря (чего ?); вопреки (чего ?). Следует писать - согласно, бла­годаря, вопреки (чему?) соответствующему положению.

¹ О значении этих терминов см. в разделе Справочника "Правильность и точность словоупотребления".

Следует также помнить: руководитель, начальник (ч е- _То■?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, )Хафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом. >> i 2. Ошибки при склонении фамилии, -ь •• Следует помнить:

1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на

Часто в звуковом составе они совпадают с неоду- йёЙленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и Г.п.

2) Не склоняются фамилии на -дго, -яго, -ъа, -wjc, -ово, -ко(-енко). Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, ■-Дурново, Франко, Шевченко.

Как правило, склоняются нерусские фамилии на без­мерные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы. -и? 4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на со­гласный звук, если относятся к мужчинам.

_{g a},_vHe склоняются, если относятся к женщинам или к суп­ружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо $цпальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм даиагательных.

Лво Например: *Изменение графика отпусков работников отдела ^Желательное (нежелательно).

В качестве сказуемых краткие формы имен прилага- **&*Ьйых более употребительны в официально-деловой речи, полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются разговорные и даже просторечные.

Л. Ошибки при употреблении количественных имен чис­лительных.

tyVi: Например: * Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят *№^сгпъюЬесятью) шестью рабочими завода.

^ Несклонение или неполное склонение сложных и составных

делительных является нарушением общелитературной нормы.

• 5. Нарушение правил употребления деепричастных обо-Ротов. :