 |
|
Издание конфиденциального документа
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
- предупреждения ознакомления с документом руководителей и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
- предупреждения утраты документа или его частей, элементов текста в процессе передачи документа при издании;
- перекрытия визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с руководителями и сотрудниками содержания документа.
Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:
- заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и сотрудников, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);
- итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);
- внешнее согласование документа;
- подписание документа руководителем;
- утверждение документа (при необходимости).
Процедуры этапа организуются лично составителем документа. При направлении проекта документа руководителю на срок более одного дня передача осуществляется через секретаря-референта с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у руководителя. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника.
Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться секретарем-референтом. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также материалами, сопровождавшими процесс составления документа. Материалы, потерявшие практическое значение, уничтожаются секретарем-референтом.
Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик, редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется подписью секретаря-референта.
Следовательно, документирование конфиденциальных сведений - изготовление конфиденциального документа - сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранности всех носителей и конфиденциальности документируемой информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы.