 |
|
Познание в делопроизводстве
ВВЕДЕНИЕ
Развитие бизнеса в стране, создание коммерческих, кооперативных, акционерных предприятий повлекло за собой и резкое увеличение информативного потока, а также потока деловых бумаг. Но отсутствие навыка и знаний по составлению деловых документов, нарушение в связи с этим этических норм приводит к неприятным последствиям. За счет человеческих амбиций срываются сделки, расторгаются договоры, возникают конкуренты, похищается или просто передаются документы с ограниченным доступом конкурентам. Это порой приводит даже к банкротству предприятия. Поэтому вся деятельность предприятия по работе с документами должна быть организована четко, по деловому с использованием законов, правил и норм этики, грамматики, стандартов и т.д.
В данном пособии деятельность предприятия в области делопроизводства рассматривается как совокупность познания-общения-труда. Эти понятия не должны в документах быть отдельно друг от друга, а должны дополнять и поддерживать других. Поэтому нельзя сказать, что изучая стандарты по правилам заполнения документа, вы только познаете законы построения документа, но вы одновременно учитесь нормам общения через документы и при этом умственно трудитесь.
В связи с этим распределение глав в пособии можно провести чисто символически, с учетом только лишь того, где больше используется познание, где необходимо уделить больше внимания общению, а, следовательно, и этики поведения и защите информации, а где необходимо приложить труд, чтобы подготовить, составить и издать необходимые документы по всем правилам и нормам.
В первой главе учебного пособия раскрываются понятия о деятельности в целом, о делопроизводстве. Определяются пути познания и нормирования в делопроизводстве.
Во второй главе говорится об общении через деловую документацию. Представляется понятие этикета и его значение в деловых документах. Раскрываются особенности официально-делового стиля и психологического воздействия на партнера. Приведены психологические тесты, с помощью которых можно оценить себя со стороны. Большую роль в общении играет организация работы с документами, характеризующие исполнительную деятельность предприятия. Одним из факторов, характеризующих деловое общение в делопроизводстве, является защита информации. Создание условий, обеспечивающих хранение информации и способы защиты информации, представлены в этой главе.
Третья глава раскрывает содержание труда в делопроизводстве, способы совершенствования работы служб документированного обеспечения, технические средства, используемые для создания и хранения документов. Большую часть раздела занимает создание организационно-распорядительных документов (ОРД) и, в том числе, деловая переписка.
После каждой главы представлены вопросы для самоконтроля студентов.
Настоящее пособие предназначено для студентов технических вузов. Задача настоящего пособия – помочь студентам научиться, соблюдая все этические, психологические и стилистические нормы, составлять документы, способствующие развитию деловых, партнерских отношений, формирование навыков создания текстов документов.
I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство – это документирование деятельности предприятия, с одной стороны, и деятельность по составлению, оформлению, созданию, передаче документов для исполнения, контроль исполнения документов и организация их хранения.
Значит, делопроизводство – это один из видов деятельности, реализуемых также через познание, общение и труд.
Определим: "Что такое деятельность?"
Деятельность– это специфическая форма активного отношения человека к окружающему миру с целью преобразования и целесообразного изменения последнего.
Содержание деятельности реализуется через ее три основных вида:
— Познание – исследование, поиск новых знаний и творческое их исследование;
— Общение – коммуникативное, перцептивное и интерактивное налаживание контактов;
— Труд – производительный, материальный и интеллектуально-духовный
Д®Ц+М+СВ+Ф+С+У = ПР.
Успех и продуктивный результат (ПР) любой деятельности (Д) определяется гармонизацией цели (Ц), мотивов (М), содержательно-видовой деятельности (СВ), а также выбором адекватных факторов (Ф) ее развития, способов (С) и условий их реализации (У).
Познание в делопроизводстве
Познание в делопроизводстве происходит через:
— изучение нормативно-правовой базы документирования;
— изучение роли документов в деятельности предприятий и людей;
— переработку и преобразование документов;
— использование документов в трудовой деятельности;
— изучение новых документов, поступивших на предприятия и т.д.
Изучение нормативно-правовой базы составления и оформления документов, соблюдения принятых стандартов и унифицированных систем является одним из путей познания в делопроизводстве.
Этапы познания можно представить следующим образом:
— интерес (внимание) к возникшим документам;
— восприятие (понятие) изучаемых документов;
— понимание (суждения) о проблемах, раскрытых в документах;
— запоминание (умозаключение);
— продуктивное применение (деятельностные умения), т.е. внедрение документов на предприятии;
— творческое использование документов (преобразующая деятельность).
Восприятие информации происходит по психологическим закономерностям. Каким же образом, по мнению психологов, воспринимается информация:
— 20% от услышанного;
— 30% от увиденного;
— 50% от услышанного и увиденного;
— 70% от того, о чем сам говорит;
— 90% от того, что сам делает.
Лучшее восприятие информации, а, следовательно, и познание происходит через увиденное и сделанное лично. А именно: изучение документов – это увиденное лично, а подготовка новых документов или работа с полученными документами – это сделанное лично. Следовательно, реализация деятельности через познание составляет значительную долю при документировании управленческой деятельности.
Основой в делопроизводстве является соблюдение стандартов, унификация документов и нормирование оформления документов. Знание норм и правил составления и оформления документов позволяет налаживать и продолжать деловые отношения с вышестоящими лицами, партнерами и сотрудниками.
Функции документов
Важнейшей функцией документа, как вытекает из определения этого понятия, является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.
Внешние связи предприятия и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус.