 |
|
Классификация документов
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам.
По видам деятельности (или назначению) документы классифицируют на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, по ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению, по личному составу и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, положения, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, договоренности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические, фото-, фоно, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – рассматриваются несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и другие), документы для служебного пользования (ДСП) и документы составляющие коммерческую тайну (КТ).
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы по срокам хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Документы подразделяются черновики и подлинник.
Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, как правило, от руки. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника.
Отпуск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью.
Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.
Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.
По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные на предприятиях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности предприятий, организаций, и директивные – обязательные для исполнения документы, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации (по форме) различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс правила внутреннего распорядка и т.д.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления документов по аналогии.
Унифицированный документ – документ, который входит в состав какой-либо унифицированной системы документации.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.