Главная | Обратная связь

Сохраните изменения и закройте файлы.

3.Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи (рис. 14.2). Для обновления связей нажмите кнопку Да. Проследите, как изме­нились данные файла «Полугодие» (величина «Доходы» должна увеличиться на 200 руб. и принять значение 887,18 руб.).

Сохраните изменения и закройте файлы.

4. Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением обновить связи. Нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка выбери­те команду Связи. Появится окно, как на рис. 14.3. В окне «Связи» перечислены все файлы, данные из которых используются в актив­ном файле «Полугодие». В случае когда вы отказываетесь от автоматического обновления связи, вам приходится выполнить это действие вручную.

5.Изучим процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

6.Вновь откройте файлы 1 и 2 квартала и измените исходные данные доходов, увеличив еще раз значения на 100 руб.:

Доходы 1 квартала = 434,58 руб. Доходы 2 квартала = 652,6 руб.

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полуго­дие», выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и про­следите, как изменились данные файла «Полугодие». Аналогично выберите файл «2 квартал» и нажмите кнопку Обновить. Проследи­те, как вновь изменились данные файла «Полугодие».

Примечание. При изменении данных в нескольких исходных файлах обновление связи производится для каждого файла.

 

Рис. 14.2. Окно предложения обновления связи

 

 

Рис. 14.3. Ручное обновление связей между файлами

 

Задание 14.3. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры

Краткая справка. В Excel существует удобный инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры, расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — Консолидация данных. При этом одна и та же операция (суммирова­ние, вычисление среднего и др.) выполняется по всем ячейкам не­скольких прямоугольных таблиц, и все формулы Excel строит авто­матически.

 

Порядок работы

1.Откройте все три файла задания 14.2 и в файле «Полугодие» в колонке В удалите все численные значения данных. Установите курсор в ячейку В3.

2.Выполните команду Данные/Консолидация (рис. 14.4). В по­явившемся окне Консолидация выберите функцию «Сумма».

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диапа­зон ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в фай­ле «2 квартал» диапазон ячеек В3:В5 и опять нажмите кнопку Доба­вить (см. рис. 14.4). В списке диапазонов будут находиться две об­ласти данных для консолидации: за первый и второй кварталы. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет консолидированное сумми­рование данных за первый и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 14.5.

 

 

Рис. 14.4. Консолидация данных

 

 

Рис. 14.5. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

 

Дополнительные задания

Задание 14.4. КонсолиЗадание 14.4. Консолидация данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры

Порядок работы

1. Откройте редактор 11. Откройте редактор электронных таблиц Microsoft Excel и со­здайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за тре­тий квартал по образцу (рис. 14.6). Произведите расчеты и сохрани­те файл с именем «3 квартал».

Рис. 14.6. Исходные данные для третьего квартала задания 14.4

2.Создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отде­лам за четвертый квартал по образцу (рис. 14.7). Произведите расче­ты и сохраните файл с именем «4 квартал».

3.Создайте новую электронную книгу. Наберите название таб­лицы «Полугодовой отчет о продажах по отделам». Установите кур­сор в ячейку A3 и проведите консолидацию за 3 и 4 кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните команду Данные/Консоли­дация. В появившемся окне консолидации данных сделайте ссылки на диапазон ячеек АЗ:Е6 файла «3 квартал» и A3:D6 файла «4 квар­тал» (рис. 14.8). Обратите внимание на то, что интервал ячеек вклю­чает имена столбцов и строк таблицы.

Рис. 14.7. Исходные данные для четвертого квартала задания 14.4

 

 

Рис. 14.8. Консолидация неоднородных таблиц

 

В окне «Консолидация» активизируйте опции (поставьте галочку):

— подписи верхней строки;

— значения левого столбца;

— Создавать связи с исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных (рис. 14.9). Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Обратите внимание на то, что все данные корректно сгруппирова­ны по заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так на­зываемые кнопки управления контуром (иерархической структурой). С их помощью можно скрывать или показывать исходные данные.

 

Рис. 14.9. Результаты консолидации неоднородных таблиц