 |
|
Организация работы с внутренними документами
Внутренний документ - это документ, подготовленный предприятием и не покидающий его пределов в процессе обращения с ним. Организация работы с внутренними документами начинается с уяснения исполнителем сути поручения и предполагает:
1. Подготовку предварительного варианта текста документа.
2. Уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа.
3. Подготовку приложений (при необходимости).
4. Оформление проекта документа.
5. Согласование проекта документа.
6. Представление проекта документа на рассмотрение.
7. Регистрацию документа.
8. Тиражирование документа.
9. Рассылку копий документа по назначению (структурным подразделениям (работникам) предприятия)*(115).
Рассмотрим организацию работы с внутренними документами "по шагам". Основанием для подготовки предварительного варианта текста документа могут служить:
1. Резолюция (поручение), определяющие порядок исполнения входящего документа.
2. Постановление (решение) или указание (предписание), содержащиеся во входящем или внутреннем документе, поступившем непосредственно к исполнителю (ответственному исполнителю).
3. Нормативный правовой акт либо распорядительный (нормативно-методический) акт.
4. План (программа) деятельности предприятия.
5. Мотивированная инициатива исполнителя.
В соответствии со сложившейся практикой подготовку проекта документа осуществляет исполнитель. Общее руководство подготовкой проекта документа возлагается на ответственного исполнителя или непосредственного начальника исполнителя (руководителя соответствующего структурного подразделения предприятия).
Исполнитель отвечает*(116):
1) за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним;
2) за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа;
3) за самоконтроль за подготовкой проекта документа;
4) за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.
Со своей стороны, ответственный исполнитель отвечает за:
1) рациональное распределение обязанностей между соисполнителями;
2) координацию работы соисполнителей;
3) текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;
4) предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.
5) достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа.
Подготовка предварительного варианта текста документа включает:
1) определение вида и темы документа: например, вид документа - справка, тема - о проекте изменений к штатному расписанию, и т.п.;
2) подбор исходных материалов - например, из числа документов, ранее поступивших на предприятие;
3) определение предварительного варианта структуры документа;
4) составление предварительного варианта содержания документа.
Предварительный вариант содержания документа подлежит редактированию и корректированию. В целях сокращения времени, отводимого на подготовку проекта, редактирование и корректирование документа объемом до 1500 печатных знаков (одного листа формата А4) может выполняться параллельно. В ходе редактирования содержания документа проверяются:
1) общее соответствие содержания документа его теме;
2) соответствие распределения основного текста структуре документа;
3) целостность восприятия и логической взаимоувязки структурных частей основного текста документа;
4) стилистическое единообразие изложения основного текста документа.
В ходе корректирования содержания документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка*(117). Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.
Подготовка приложения (приложений) к проекту документа включает:
1) определение состава приложений: их количества и, если требуется, последовательности расположения;
2) подбор исходных материалов;
3) определение предварительного варианта структуры каждого приложения;
4) составление предварительного варианта содержания каждого приложения.
Подготовленные предварительные варианты приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется на автономный машинный носитель и распечатывается*(118).
Оформление проекта документа включает*(119):
1) вычитку уточненных вариантов основного текста документа и приложения (приложений) для устранения ранее невыявленных ошибок (неточностей);
2) заполнение переменных частей реквизитов документа*(120);
3) копирование вычитанных вариантов основного текста и приложения (приложений) на автономный машинный носитель;
4) распечатывание документа:
а) первого листа основного текста - на соответствующем бланке;
б) второго и последующих листов основного текста - на писчей бумаге;
в) всех листов приложения (приложений) - на писчей бумаге.
Согласование проекта документа включает:
1) определение перечня лиц, с которыми проводится согласование;
2) определение последовательности согласования - если проект документа подлежит согласованию с двумя и более лицами;
3) последовательное направление проекта документа на согласование;
4) уточнение проекта документа (по результатам согласования).
При возникновении разногласий между согласующими сторонами или (и) исполнителем последний докладывает об этом непосредственному руководителю (для принятия им решения о дальнейшем порядке подготовки проекта документа).
Порядок представления проекта документа на рассмотрение (для подписания или утверждения) приведен на рис. 3.17.
| Представление проекта документа на рассмотрение включает: 1. Передачу (доклад) проекта документа уполномоченному лицу, при этом вместе с проектом документа могут также представляться: а) письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации предприятия; б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы предприятия, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа; в) перечень действующих локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов предприятия, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуется в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение; г) финансово-экономическое обоснование - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение; д) заключение юрисконсульта - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение; е) проект сопроводительного письма - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение. 2. Простановку подписи лица в переменной части реквизита "Подпись" или "Гриф утверждения". При выявлении недостатков проект документа возвращается на доработку исполнителю с указанием срока повторного представления проекта документа. |
Рис. 3.17.
Регистрация первого экземпляра документа включает:
1) простановку на документе регистрационного штампа "Вн. N __";
2) присвоение документу регистрационного номера по Журналу регистрации внутренних документов (см. рис. 3.18);
3) внесение присвоенного документу номера и даты регистрации документа в регистрационный штамп;
4) внесение в журнал справочных сведений о документе.