 |
|
Журнал регистрации внутренних документов
| Дата регистрации | Регистрационный номер | Наименование вида документа | Кому (куда) отправлен (доставлен) документ | Дата документа | Исходящий номер документа | Заголовок к тексту или краткое содержание документа | Количество листов (основной документ/приложение) | В какое дело помещен документ | Примечание |
Рис. 3.18.
Журнал ведется в традиционном и электронном видах. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.
Тиражирование документа включает:
определение количества копий;
простановку отметки о тиражировании документа (с указанием количества копий), его передачу для тиражирования;
тиражирование документа.
Рассылка копий документа по назначению (структурным подразделениям (работникам) предприятия включает:
1) регистрацию копий документа в Журнале регистрации копий документов под номером, присвоенным документу по Журналу регистрации внутренних документов, с добавлением через дефис порядкового номера копии, например: 800-1;
2) составление перечня рассылки копий документа;
3) определение порядка рассылки копий документа;
4) рассылку копий документа по назначению*(121).
Глава 4. Организация контроля исполнения документов
Исключительно важное место в комплексе мероприятий по управлению документами занимает организация контроля исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий) (см. рис. 3.19).
| Организация контроля исполнения документов включает: 1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю. 2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю. 3. Постановку документов на контроль исполнения. 4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. 5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований. 6. Снятие исполненного документа с контроля. 7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля. 8. Информирование директора предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного, полного и качественного исполнения документов и предписываемых ими действий. Наиболее тщательному контролю подлежат: 1) документы, поступившие на предприятие от территориальных (отраслевых) органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение; 2) документы, требующие срочного или оперативного (см. далее) исполнения; 3) входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия (в частности, вопросы финансового и кадрового обеспечения); 4) иные документы - по решению руководителя предприятия (отдельные поручения, указания, приказы и распоряжения). |
Рис. 3.19.
На практике контрольные функции распределяются по двум уровням:
организация систематического контроля исполнения документов возлагается на группу контроля службы ДОУ либо инспектора по контролю;
непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.
Постановка документа на контроль исполнения производится в случае, если*(122):
1) требование об обеспечении контроля за исполнением содержится непосредственно в документе (например, в форме указания вышестоящего органа управления (власти) - автора документа);
2) требование об обеспечении контроля за исполнением содержится в резолюции руководителя предприятия (иного должностного лица с соответствующими полномочиями) на соответствующем документе;
3) документ относится к перечню документов, обеспечение контроля за исполнением которых является обязательным.
В случае принятия решения о постановке документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) "К" ("Контроль"). Одновременно сведения о постановке документа на контроль исполнения фиксируются в соответствующем регистрационном журнале и электронной базе документов (ЭБД), поставленных на контроль*(123). Напомним, к таким сведениям относятся:
1) содержание поручения (резолюции);
2) сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю либо иное основание для постановки документа на контроль;
3) сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;
4) срок исполнения документа;
5) при необходимости - особые требования к исполнению документа: форма представления (вид документа, специфические требования к содержанию и структуре документа, и т.п.
Сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля) отражаются в журналах и ЭБД. Основные правила предварительной проверки и регулирования хода исполнения документов представлены на рис. 3.20.
| Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов осуществляется с соблюдением следующих основных правил: 1. Систематичность. Предварительная проверка проводится на всех этапах исполнения документа. 2. Регулярность. Предварительная проверка, в частности, организуется: а) в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году, - не реже одного раза в текущем году; б) в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце, - не реже одного раза в текущем месяце; в) в отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце, - в среднем еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения; г) в отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, - ежедневно с 16 до 17 часов. 3. Документальное подтверждение результатов проверки. Все напоминания исполнителям, как и полученная от них информация о состоянии документа, фиксируются в журналах и ЭБД. 4. Комплексность. Проверке подлежат своевременность, полнота и качество исполнения документа. |
Рис. 3.20.
В ходе предварительной проверки и регулирования хода исполнения основное внимание уделяется своевременности, полноте и качеству исполнения документа.
Так, проверка своевременности исполнения документа предполагает установление соответствия срока его фактического исполнения установленному для данного документа сроку исполнения, исчисляемому в календарных днях и обозначаемому конечной датой (см. рис. 3.21).
| Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: 1) с конкретной датой исполнения - в указанный срок; 2) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок (со дня регистрации); 3) то же, имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок; 4) документы, не имеющие особых пометок, - в срок не более 30 дней; 5) документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, - в срок не более 10 дней; 6) документы, подлежащие исполнению в связи с рассмотрением обращений, поступивших в адрес предприятия: признанных требующими дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца со дня их регистрации; признанных не требующими дополнительного изучения (проверки), - в срок не более 15 дней*(124). |
Рис. 3.21.
При проверке полноты исполнения документа устанавливается соответствие фактических действий по его исполнению предписанным для исполнения. Документ признается полностью исполненным в случае, если:
1) содержание фактических действий по его исполнению полностью соответствует предписанным для исполнения;
2) принятый к рассмотрению проект документа не был (по истечении трех рабочих дней) возвращен исполнителю (на доработку);
3) утвержденный (подписанный) документ был передан по назначению и (по истечении десяти рабочих дней) исполнителю не поступили какие-либо дополнительные поручения, касающиеся исполнения этого документа.
Что касается проверки качества исполнения, то она предполагает установление соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления, а также сущности поручения (резолюции), определяющих порядок исполнения документа. В общем случае проверка качества исполнения документа подразделяется на три этапа и включает:
1) установление степени соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию и структуре;
2) проверку соблюдения требований, предъявляемых к стилю изложения документа*(125);
3) проверку правильности оформления проекта документа и, если требуется, сопроводительных материалов к нему.
В конечном итоге проект документа признается подготовленным с надлежащим качеством, если*(126):
1) его содержание в должной степени раскрывает вопросы (направления) деятельности предприятия, определенные поручением (резолюцией);
2) его структура соответствует структуре типовых (аналогичных) документов;
3) его стиль изложения соответствует нормам письменного делового языка;
4) его оформление соответствует ГОСТ Р6-30.2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" и унифицированным формам документов, применяемых предприятием (для подготовки данного вида документа).
Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). При необходимости исполнителю (ответственному исполнителю) делается напоминание о порядке исполнения документа (см. рис. 3.22)*(127). В исключительных случаях срок исполнения может быть изменен на более поздний. С этой целью исполнитель (ответственный исполнитель) не менее чем за три рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнения документа представляет (с ведома своего непосредственного начальника) в группу контроля службы ДОУ (инспектору по контролю) письменную мотивированную просьбу с указанием нового срока исполнения документа. Об изменении срока исполнения документа в журнале и ЭБД делается соответствующая отметка*(128).
Наименование должности
получателя документа*(129)
Напоминание о порядке исполнения документов
с 00 месяца по 00 месяца 0000 года
| Фамилия, инициалы исполнителя | Вид и тема проекта документа | Дата исполнения документа | Особенности | Примечание исполнения документа |
Начальник _____________ ____________
отдела делопроизводства подпись И.О. Фамилия
Инспектор по контролю за ______________ ____________
исполнением документов подпись И.О. Фамилия
Рис. 3.22.
Исполненный документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам*(130).
На основе сведений, зафиксированных в журнале и ЭБД по результатам предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов производится группой контроля службы ДОУ путем формирования соответствующих справок и отчетов. Информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется посредством*(131):
1) ежемесячного представления справок и отчетов;
2) исполнения (по мере поступления) запросов о состоянии отдельных документов;
3) докладов на протокольных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы исполнения документов.