Глава 5. Организация хранения документов
В заключительной главе мы сосредоточимся на изучении мероприятий по организации хранения документов. Общее содержание мероприятий по организации хранения документов представлено на рис. 3.23.
┌────────────────────────────────────────┐ │ Общее содержание мероприятий │ │ по организации хранения документов │ └───────────────────┬────────────────────┘ ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐ │ Формирование дел, │ │ │ Оформление дел, │ │ законченных ├────┼────┤ законченных │ │ делопроизводством │ │ │ делопроизводством │ └────────────────────┘ │ └─────────────────────┘ ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐ │Текущее(оперативное)│ │ │ Подготовка │ │ хранение ├────┼────┤документов к передаче│ │ документов │ │ │ в архив │ └────────────────────┘ │ └─────────────────────┘ ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐ │ Экспертиза │ │ │ Передача и прием │ │ ценности ├────┼────┤ документов на │ │ документов │ │ │ хранение в архив │ └────────────────────┘ │ └─────────────────────┘ ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐ │Хранение документов │ │ │ Передача документов │ │ в архиве ├────┴────┤ на постоянное │ │ предприятия │ │ хранение*(132) │ └────────────────────┘ └─────────────────────┘
Рис. 3.23.
Формирование дел, законченных делопроизводством
Формирование дел - это процедура группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Исполненные документы сдаются их исполнителями (ответственными исполнителями) в службу ДОУ, где группируются его работниками в дела в соответствии с установленными правилами (см. рис. 3.24).
Рис. 3.24.
Коротко остановимся на особенностях формирования в дела некоторых наиболее распространенных видов документов. В частности, издаваемые предприятием распорядительные акты, имеющие приложения, группируются в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Уставы (положения, инструкции и иные аналогичные документы), прилагаемые к распорядительным документам, которыми они утверждены (введены в действие), группируются в дела в качестве приложений к этим документам, а утвержденные в качестве самостоятельных документов - помещаются в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по кадрам, а распоряжения - отдельно от приказов. Кроме того, допускается и раздельное формирование в разные дела различных видов приказов по кадрам - приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о применении мер дисциплинарного воздействия (поощрений и взысканий), об увольнении и т.п. При формировании в дела протоколов они располагаются в обратном хронологическом порядке. Документы к протоколам, как правило, группируются в отдельные дела, систематизируясь по номерам протоколов*(134). Поступившие на предприятие распорядительные акты органов управления (власти), а также документы, определяющие (уточняющие) порядок их исполнения, группируются в дела по направлениям деятельности - например, по вопросам производства, по кадровым вопросам и т.д. Деловая переписка (письма и прилагаемые к ним документы) группируется в дела в хронологической последовательности, при этом ответный (исходящий) документ следует помещать непосредственно за входящим документом (документом-запросом)*(135). Особо следует упомянуть о порядке формирования документов по управлению персоналом (по кадрам (личному составу)). Так, документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам). Лицевые счета (по заработной плате) группируются в дела по алфавиту. Переписка по кадровым вопросам (в том числе внутренняя) может группироваться в дела отдельно от документов, образующих переписку по вопросам основной деятельности предприятия*(136). ЭД и базы данных (БД) формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел на жестком диске специально выделенного компьютера*(137). Порядок оформления дел, законченных делопроизводством, рассматривается в следующей главе.
Код архива_____________ Код предприятия________
______________________________________________________ Ф. N_____________ ______________________________________________________ Оп. N____________ ______________________________________________________ Д. N_____________
________________________________________________________________________ (наименование архива) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (наименование предприятия, структурного подразделения)
Дело N _____ Том N _____ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (заголовок дела) ________________________________________________________________________ (крайние даты)
На_______ лист_____ Хранить ______лет
Ф. N_______ Оп. N______ Д. N_______
Рис. 3.25.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|