 |
|
Порядок обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении
С момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение документы состоят на так называемом текущем (оперативном) хранении. Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по:
рациональному размещению и учету документов;
контролю за движением документов и их физическим состоянием;
выдаче документов во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения);
обеспечению сохранности документов в процессе обращения.
Практическая организация текущего (оперативного) хранения документов предприятия предусматривает следующее.
Сгруппированные в дела документы хранятся предприятием по месту их формирования в течение двух лет. По истечении этого срока они передаются в архив предприятия (ведомственный (отраслевой) или объединенный архив)*(141).
В период текущего хранения дела размещаются в пригодных для этой цели помещениях (далее - хранилищах), оборудованных достаточным числом исправных средств хранения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками). Необходимо помнить, что до размещения дел (документов) в хранилищах пригодность последних для использования по назначению должна быть установлена посредством соответствующей экспертизы.
Такая экспертиза должна проводиться межведомственной комиссией из представителей архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и иных профильных подразделений предприятия*(142). Результаты экспертизы фиксируются в акте.
Отметим, что текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:
1) с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в том числе ветхих, сырых, неотапливаемых и пр.);
2) не отвечающих санитарным требованиям;
3) расположенных в зданиях, занятых объектами общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в том числе химические) технологии.
Основные правила размещения дел в средствах хранения представлены на рис. 3.30*(143).
| Размещение в средствах хранения дел производится в соответствии с нижеследующими правилами: 1. Дела в средствах хранения следует размещать в соответствии со сводной номенклатурой дел. 2. Для обеспечения быстрого и правильного поиска дел (документов) на внутренних сторонах дверок средств хранения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения - нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки)*(144). 3. Дела следует хранить в вертикальном положении корешками наружу. 4. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми (сдвинутыми). 5. Средства хранения должны быть оборудованы надежными и исправными запорными устройствами. |
Рис. 3.30.
Учет дел ведется по номенклатуре дел, листам-заверителям дел и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по журналам, книгам и внутренним описям дел.
Состоящие на текущем (оперативном) хранении ЭД (БД) могут размещаться как вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения), так и отдельно от них в соответствующем структурном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и др.)*(145). Для учета ЭД (БД) используются учетные карточки ЭД (БД) (см. рис. 3.31).
Учетная карточка
единицы учета электронных документов (баз данных)
| Фонд N ____________ | Опись N ___________ | Ед. учета __________ | |||||
| Наименование структурного подразделения | Заголовок единицы учета | N единиц хранения | Отметка о наличии копий ЭД (БД) | Дата перевода на текущее хранение | |||
| Формат | Вид носителя | Объем (Мб) | Кол-во записей | Дата создания | |||
| Срок хранения | Место хранения | Примечание | Подпись | ||||
(лицевая сторона)
| Вид работы | N акта | Дата | Новый формат | Объем, Мб | Вид носителя | N ед. хранения | Подпись |
(оборотная сторона)
Рис. 3.31.
Учетные данные подлежат систематическому контролю. В процессе контроля проверяются сохранность учетных данных, их полнота и достоверность, а также соответствие этих данных фактическому наличию дел (документов).
Основными контрольными мероприятиями являются проверка и ревизия. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте (см. рис. 3.32)*(146).
В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, службой ДОУ немедленно организуются поисково-розыскные мероприятия.
Наименование предприятия
Утверждаю
Акт Наименование должности
___________N_____________ руководителя предприятия
________________________ __________ _____________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
проверки наличия Дата
и состояния дел Оттиск печати
___________________________
(постоянного, временного
хранения, по кадрам - указать
требуемое)
Фонд N ____________________
(название фонда)
Основание____________________________________________________________.
(плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии________________________________________________.
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:______________________________________________________.
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с______________________ по______________________.
Проверкой установлено:
1. Всего числится по номенклатурам дел (описям):__________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе согласованным с ЭПК архивного учреждения______________дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии___________________________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по номенклатурам дел (описям), согласованным с ЭПК архив-
ного учреждения______________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенные в итоговых записях описей________________________дел.
(цифрами и прописью)
3.2. Не перечисленные, но учтенные в итоговых записях_____________дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях_______________________________дел.
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях_____________дел.
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам________дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в номенклатуры
дел, описи)_______________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в номенклатуры дел, описи________________дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в номенклатуры
дел, описи) имеется в наличии_____________________________________дел.
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. Требующих дезинфекции________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.2. Требующих дезинсекции________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.3. Требующих реставрации________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.4. Требующих переплета и подшивки_______________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов__________________дел.
(цифрами и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных_____________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих обработки__________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование______________________________дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Ос-
новные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист (ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводили:
__________________________ __________ ____________________
Наименование должности, подпись, расшифровка подписи
Согласовано
Протокол ЭК предприятия
от__________N _________
Рис. 3.32.
Наименование предприятия Наименование структурного подразделения