Оформление дел, законченных делопроизводством
Оформление дел - это процедура их подготовки к текущему хранению в соответствии с действующими на этот счет правилами. Она включает заполнение реквизитов обложки дела (см. рис. 3.25), нумерацию листов дела (по мере группировки документов), а также группировку документов в дела. Правила заполнения реквизитов обложки дела представлены на рис. 3.26.
Рис. 3.26.
Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения. Нумерация листов документов в составе дел выполняется карандашом, арабскими цифрами, в прямом (возрастающем) порядке, в правом верхнем углу листа (см. также рис. 3.27).
Рис. 3.27.
При закрытии дела (как правило, по окончании календарного года) производится: 1) полистная проверка правильности нумерации, в необходимых случаях с частичной перенумерацией листов (см. далее); 2) заполнение реквизита "Срок хранения дела" - на основе сведений из номенклатуры дел (после сверки со сведениями, указанными в перечне типовых документов (ведомственном перечне документов) с указанием сроков хранения); 3) простановка отметки "Хранить постоянно" на делах постоянного хранения. Уточнение заголовка дела при его закрытии производится, если последний более не соответствует (не полностью соответствует) составу сгруппированных в течение календарного года документов. В делах с завершенной (окончательной) нумерацией листов оформляется заверительная надпись. Она располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела (см. рис. 3.28). В заверительной надписи (цифрами и прописью) указывается количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов. Отметим также, что количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.
|