 |
|
Книга выдачи документов
| N п/п | Дата выдачи | Фонд N | Опись N | Ед. хр. N | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возврата | Расписка в возвращении | Прим. |
Итого в _______________________ году выдано из хранилища N _____________
________________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника, ────────── ───────────────────
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 3.40.
Отметим также, что работникам архива дела, состоящие на архивном хранении, могут выдаваться для:
1) проведения регламентных архивных работ - на время, необходимое для их проведения (выполнения);
2) проведения страхового копирования документов - на время, требующееся для выполнения копирования;
3) проведения специальной обработки документов - на время, требующееся для выполнения спецобработки;
4) проведения проверки состояния документов и дела в целом - на время, необходимое для проведения (выполнения) проверочных мероприятий.
Сведения о выдаче дела во всех вышеперечисленных случаях фиксируются в листе использования документов соответствующего дела (см. рис. 3.41).
Наименование предприятия
Лист использования документов
Фонд N ____ Опись N _____ Дело N ____
Заголовок дела ______________________
| Дата использования дела | Кому выдано дело (Ф.И.О.) | Характер использования дела | N использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
Рис. 3.41.
Следует помнить, что перед выдачей дела из хранилища должны быть проверены:
соответствие указанных на его обложке шифра и заголовка шифру и заголовку дела, указанному в описи;
нумерация листов дела;
общее состояние дела.
Кроме того, состояние дела и нумерация листов проверяются при возвращении дела в место хранения (такая проверка производится в присутствии лица, возвращающего дело)*(167).
Основным методом контроля за организацией хранения документов в архиве предприятия является проверка их наличия и состояния. При проведении проверки необходимо:
1) сохранять установленный порядок расположения документов в деле;
2) помещать в места хранения документы (дела), находящиеся не на своих местах;
3) изымать дела, не внесенные в описи;
4) изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биовредителями.
Проверка наличия дел и формирующих его документов производится методом сверки описательных статей соответствующей описи с описанием на обложке дела*(168), а физико-химическое состояние документов в составе дела проверяется методом их визуального осмотра. Для ведения рабочих записей о ходе проверки и обнаруженных недостатках используются специальные листы проверки, которые нумеруются в пределах проверяемого фонда и подписываются проверяющим лицом, все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
Учет документов архива предприятия включает определение их количества и состава в установленных единицах учета, а также фиксацию принадлежности каждой единицы учета к определенной совокупности документов (фонду). Основные принципы учета:
централизация;
унификация;
гибкость (динамичность);
полнота и достоверность учетных данных.
Для фиксации учетных данных применяются книги учета поступления и выбытия документов, описи дел, реестры описей, списки фондов, паспорта архивохранилищ: в своей совокупности они образуют учетную документацию архива предприятия. Основными единицами учета служат документальный фонд (в составе архивного фонда предприятия) и единица хранения (отдельное дело), а для поединичного учета ЭД (БД) используется индивидуальная учетная карточка (см. ранее).
Отметим, что поступление на архивное хранение ЭД (БД) фиксируется в отдельном разделе общей книги поступления и выбытия документов. За единицу хранения ЭД (БД) принимается автономный машинный носитель с сопроводительной документацией, а за единицу учета - запись (файл или группа файлов), представляющая единый программно-информационный объект*(169).
Документы, состоящие на хранении в архиве предприятия, могут использоваться для обеспечения законных прав и интересов юридических и физических лиц - выдачи (по запросам) архивных справок, архивных копий или архивных выписок.
Напомним, архивная справка - это документ, содержащий имеющуюся в распоряжении архива информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных (данных об архивных документах), на основании которых составлена данная справка (см. рис. 3.42). В свою очередь, архивная копия - это документ, воспроизводящий текст или изображение оригинального архивного документа, с указанием его поисковых данных. Наконец, архивная выписка - это документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса (определенному вопросу, факту или лицу), с указанием поисковых данных соответствующего документа. Напомним также, что срок исполнения запросов по документам, имеющимся в распоряжении архива предприятия, не должен превышать 30 дней (см. также рис. 3.43).
ЗАО "Ориент-плюс" Сергеевой С.С.
Пр. Славы, д. 10, к. 3, кв. 301
г. Царское Село
Ленинградской области,
Архивная справка
31 марта 2010 г. N 40
Санкт-Петербург
На N 22 от 1.03.2010
В документах архивного фонда ЗАО "Ориент-плюс" в книге учета работников предприятия за 1992 год значится Сергеева Светлана Самойловна, инженер-экономист. Принята на работу приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 21.12.1992 N 52-к, уволена с работы приказом директора ЗАО "Ориент-плюс" от 29.12.1992 N 56-к.
Основание: ф. 13, оп. 1, д. 3, л. 199.
Справка выдана для предоставления в Царскосельское отделение Пенсионного фонда Российской Федерации.
Руководитель службы ДОУ _________ _____________
Подпись Л.Л. Линьков
31.03.2010
Начальник отдела
архивного хранения _________ ______________
службы ДОУ Подпись О.О. Омелина
30.03.2010
М.П.
Рис. 3.42.
| Подготовка архивных справок, копий и выписок производится с соблюдением следующих правил: 1. Архивные справки готовятся на основании документов (подлинных, а также заверенных и незаверенных копий) и имеющихся в архиве печатных материалов, относящихся к предмету запроса. При использовании незаверенной копии документа об этом в тексте архивной справки делается примечание ("Незаверенная копия"). 2. Оформление архивных справок производится на бланке установленного образца. В архивной справке указываются сведения, относящиеся к предмету запроса, а также названия, даты и номера документов, использованные при исполнении запроса. 3. Содержание архивной справки излагается в хронологической последовательности относящихся к запросу фактов (событий), при этом в текст включаются только сведения, имеющиеся в соответствующих документах. При цитировании архивных документов соответствующие фрагменты текста архивной справки берутся в кавычки. 4. После текста справки приводятся архивные шифры документов, послуживших основанием для подготовки текста справки. Архивная справка подписывается директором предприятия и руководителем архива, после чего заверяется печатью предприятия. 5. Архивная выписка готовится на основании документа, содержащего, наряду со сведениями по вопросу, составляющему предмет запроса, сведения и по другим вопросам. Архивная выписка должна воспроизводить полный текст части документа, содержащей требуемые сведения. 6. Отдельные слова (словосочетания) документа, а также имеющиеся в нем исправления, вызывающие сомнения в достоверности сведений, оговариваются в выписке примечаниями типа: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". Оформление выписок целесообразно производить на бланках предприятия. 7. Архивные копии обычно изготавливаются методом фото- или ксерокопирования, без оформления на бланке предприятия. 8. Первый экземпляр архивной справки (выписки, копии) выдается (высылается) автору запроса, второй экземпляр - хранится на предприятии. |
Рис. 3.43.
При отсутствии в архиве предприятия запрашиваемых сведений заявителю высылается письмом отрицательный ответ.