 |
|
Порядок передачи документов на постоянное хранение
В заключительном параграфе мы подробно изучим порядок передачи документов на постоянное хранение. В соответствии с законодательством документы, состоящие на хранении архива предприятия и относящиеся к Архивному фонду РФ, подлежат передаче на постоянное хранение в архивное учреждение. Передача документов предприятия на постоянное хранение производится ежегодно*(170) по истечении предельных сроков временного хранения в архиве предприятия (см. рис. 3.44)*(171).
| Предельные сроки временного хранения документов, относящихся к Архивному фонду РФ, до их передачи на постоянное хранение составляют: 1) для документов по личному составу, похозяйственных книг - 75 лет; 2) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; 3) технологической и конструкторской документации - 20 лет; 4) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; 5) научной документации - 15 лет. |
Рис. 3.44.
Передаче на постоянное хранение предшествует дооформление дел и экспертиза ценности документов (как традиционных, так и ЭД (БД)) (см. рис. 3.45). Основные мероприятия по подготовке документов к передаче на постоянное хранение проводятся в рамках экспертизы их ценности. К числу этих мероприятий относятся:
1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивное учреждение.
2. Составление, согласование и представление на утверждение годового раздела сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по кадрам.
3. Выделение к уничтожению дел предприятия за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
4. Составление и представление на утверждение актов о выделении дел к уничтожению.
| Дооформление дел, состоящих на хранении архива предприятия и подлежащих передаче на постоянное хранение, включает: 1. Уточнение заголовков дел. 2. Простановку чернилами архивных шифров на обложках дел постоянного хранения*(172). 3. В случае, если обнаружено, что ранее дело было сформировано неправильно, - переформирование дела. 4. Проверку правильности и полноты оформления дела, его физического состояния. Подготовка ЭД (БД) к передаче на постоянное хранение предусматривает: 1. Проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архивное учреждение. 2. Перезапись ЭД (БД) на машинные носители того типа и в том формате, на которых (в котором) они будут храниться в архивном учреждении. 3. Проверку качества записи. 4. Описание ЭД (БД) - если это не было выполнено ранее. 5. Простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по личному составу. 6. Проверку комплекта сопроводительной документации. |
Рис. 3.45.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. рис. 3.46) включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. Нумерация заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, выполняется в валовом порядке.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений*(173). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела данной описи.
Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЭК предприятия, после чего (в случае согласования) в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем предприятия, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в архивное учреждение, а остальные остаются у предприятия (см. далее)*(174).
При составлении годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (см. рис. 3.47) в него включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений предприятия*(175). В необходимых случаях к годовому разделу описи составляются оглавление и список сокращенных слов.
Наименование предприятия Утверждаю
Фонд N_____________ Наименование должности
руководителя предпрития
Опись ___________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
N_________
дел постоянного хранения
предприятия за 20___год
Дата
| Название раздела (структурного подразделения предприятия) | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено _________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N _____________________________ по N ___________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________,
пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности _________ ____________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности _________ ____________________
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив
Дата
Утверждено Согласовано
Протокол ЭПК Протокол ЭК
архивного учреждения предприятия
от 00.00.0000 N 000 от 00.00.0000 N 000
Рис. 3.46
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, согласовывается с ЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия. Годовой раздел сводной описи дел по кадрам (см. рис. 3.48) оформляется в трех экземплярах.
Наименование предприятия Утверждаю
Фонд N_____________
Опись Наименование должности
руководителя предприятия
N_________
дел временного Подпись
(свыше 10 лет) хранения Расшифровка подписи
предприятия за 20___год Дата
| Название раздела (структурного подразделения предприятия) | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено _________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N _________________________________ по N _______________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________,
пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности _________ ____________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности _________ ____________________
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
предприятия
от 00.00.0000 N 000
Рис. 3.47.
Наименование предприятия Утверждаю
Фонд N _____________
Опись Наименование должности
руководителя предприятия
N_________ Подпись
дел по кадрам Расшифровка подписи
предприятия за 20___год Дата
| Название раздела (структурного подразделения предприятия) | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N __________________ по N _______________________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________,
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности ___________ ____________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности _____________ ____________________
начальника кадрового Подпись Расшифровка подписи
органа (инспектора по кадрам)
Дата
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЭПК
предприятия архивного учреждения
от 00.00.0000 N 000 от 00.00.0000 N 000
Рис. 3.48.
Уточним, что систематизация заголовков дел производится по номинальному признаку (см. ранее) в следующей примерной последовательности:
1) приказы (распоряжения) по кадрам;
2) списки работников (сводные и по структурным подразделениям);
3) личные карточки;
4) личные дела;
5) лицевые счета;
6) невостребованные трудовые книжки;
7) акты о несчастных случаях;
8) прочая документация по кадрам.
В необходимых случаях к годовому разделу описи составляются
оглавление, указатели и список сокращенных слов. Документ подписывается составителем, заверяется начальником кадрового органа, а затем представляется на рассмотрение ЭК предприятия. После согласования с ЭК годовой раздел подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению директором предприятия.
Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или по кадрам либо годовые разделы указанных описей с количеством заголовков дел, выраженным четырехзначным числом, образуют законченную архивную опись. Каждой такой описи присваивается индивидуальный номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. К документу составляются итоговая запись и заверительная надпись.
По правилам, предусмотренным для годовых разделов соответствующих описей, заверительные надписи, ранее составленные к годовым разделам, из последних изымаются. К законченной описи оформляется титульный лист, составляются оглавление и предисловие, а также (при наличии в годовых разделах) указатели и список сокращенных слов.
Все перечисленные документы заключаются в твердую обложку и переплетаются. Архивные описи на ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, составляются архивом предприятия с учетом их состава и объема (см. в связи с этим рис. 3.49).
Наименование предприятия
Фонд N ________________ Утверждаю
Опись
N ________________ Протокол ЭПК
электронных документов архивного учреждения
(баз данных) от 00.00.0000 N 000
предприятия за 20__ год
| N ед. учета | N ед. хр. | Заголовок ед. учета | Дата создания | Объем (Мб) | Кол-во записей (для БД) | Формат данных | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
В данный раздел описи включено _____ ед. учета, с N ________ по N ______;
(цифрами и прописью)
ед. хр. с N ___________ по N ______ объемом ______________________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Всего в опись включено __________ ед. учета, с N ___________ по N ______;
(цифрами и прописью)
ед. хр. с N __________ по N ______________ объемом _______________ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Наименование должности ____________ _____________________
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
предприятия
от 00.00.0000 N 000
Рис. 3.49
Передача дел постоянного хранения в архивное учреждение производится ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем предприятия и руководителем соответствующего архивного учреждения, и по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям. При первой передаче дел в архивное учреждение представляется историческая справка на архивный фонд предприятия*(176).
Передаче дел на постоянное хранение предшествует проверка правильности научно-технической обработки дел, их физического и санитарно-гигиенического состояния. Такую проверку производит представитель архивного учреждения*(177).
Передача-прием дел происходит поединично. На экземплярах описи делаются отметки о приеме каждого дела в архивное учреждение.
По окончании передачи-приема оформляется соответствующий акт. Вместе с делами в архивное учреждение передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Составление акта о выделении документов к уничтожению производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Рассмотрение актов происходит одновременно с рассмотрением описей дел на заседании ЭК предприятия.
Утверждение актов директором предприятия производится только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК соответствующего архивного учреждения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию), их передача оформляется приемо-сдаточной накладной.
Приложения
Приложение 1
Делопроизводство. Термины и определения *(178)
1. Архивный орган, архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения других документов.
2. Документная система; система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.
3. Документ (document, records): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
4. Доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации.
5. Индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.
6. Классификация (classifi cation): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.
7. Конвертация (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (п. 12).
8. Контроль (tracking): Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов.
9. Контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.
10. Метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени.
11. Миграция (migration): Действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертация (п. 8).
12. Обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.
13. Отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, касающиеся уничтожения документов или передачи их на после дующее хранение.
14. Перемещение (transfer): (в отношении места хранения) Перемещение документов из одного места в другое.
15. Передача (transfer): (в отношении способа хранения) Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.
16. Подотчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.
17. Регистрация (registration): Действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
18. Уничтожение (destruction): Процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления.
19. Управление документами (records management): Совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Приложение 2
Пример
Положение об управлении документационного обеспечения аппарата правительства Московской области*(179)
Приложение 3
Пример
Положение об архиве, функционирующем на правах подразделения службы ДОУ (делопроизводства) предприятия*(180)
Общие положения
1.1. Документы, образующие Архивный Фонд Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся на предприятии (в организации, учреждении).
1.2. С целью своевременного приема от структурных подразделений документов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов, подлежащих временному хранению, а также надлежащей подготовки указанных документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.
1.3. Архив предприятия является подразделением в составе службы ДОУ (делопроизводства) предприятия.
1.4. С целью упорядочения документов, подлежащих временному хранению, в архиве предприятия создаются:
группа хранения управленческой документации;
группа хранения научно-технической и иной документации;
группа комплектования и учета;
группа организационно-методического обеспечения;
... (другое - указать конкретно).
1.5. Предприятие обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.