 |
|
Организация документооборота
4.1. Документооборот - упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Основными принципами рационального документооборота являются:*(185)
4.1.1. Целесообразность.
4.1.2. Функциональность.
4.1.3. Унификация и стандартизация.
4.1.4. ... (Иное - указать конкретно).
4.1.5. Целесообразность документооборота обеспечивается организацией обработки документов, при которой выполнение соответствующих операций (действий) производится с наименьшими временными и материальными затратами и нацелено на надлежащее удовлетворение потребностей структурных подразделений (сотрудников) компании в документированной информации.
4.1.6. Функциональность документооборота обеспечивается разграничением доступа структурных подразделений (сотрудников) компании к соответствующим видам документированной информации исходя из их деловой компетенции.
4.1.7. Унификация и стандартизация документооборота обеспечиваются обоснованным выбором маршрутов прохождения однотипных документов в сочетании с многократной повторяемостью однотипных операций (действий) по их обработке.
4.1.8. ... (Иное - указать конкретно).
4.2. Документооборот компании образуют входящие, исходящие и внутренние документы.
4.2.1. Входящий документ - документ, поступающий компании из-за ее пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к компании).
4.2.2. Исходящий документ - документ, направляемый компанией за ее пределы (другим юридическим лицам, а также общественным организациям и физическим лицам, не имеющим отношения к компании).
4.2.3. Внутренний документ - документ, подготовленный компанией и не покидающий ее пределов в процессе обращения с ним.
Далее в четвертом разделе инструкции обычно излагаются:
1) положения, определяющие организацию работы с входящими документами, в том числе:
а) прием документов;
б) проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений;
в) проверку правильности адресования;
г) вскрытие конвертов (упаковок);
д) систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
е) регистрацию;
ж) предварительное рассмотрение;
з) передачу документов на рассмотрение (исполнение).
2) положения, определяющие организацию работы с исходящими документами, в том числе:
а) прием (от исполнителей (ответственных исполнителей));
б) проверку правильности их оформления и адресования, а также комплектности;
в) регистрацию;
г) сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам);
д) простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);
е) фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки);
ж) заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку;
з) упаковку в транспортировочную тару.
3) положения, определяющие организацию работы с внутренними документами, в том числе:
а) подготовку предварительного варианта текста документа;
б) уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа;
в) подготовку приложений (при необходимости);
г) оформление проекта документа;
д) согласование проекта документа;
е) представление проекта документа на рассмотрение;
ж) регистрацию документа;
з) тиражирование документа;
и) рассылку копий документа по назначению (структурным подразделениям (сотрудникам) компании).