 |
|
Организация хранения документов
Раздел включает в себя ряд подразделов, в том числе определяющих:
а) формирование дел, законченных делопроизводством;
б) оформление дел, законченных делопроизводством;
в) порядок обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении;
г) подготовка документов к передаче в архив;
д) экспертиза ценности документов;
е) передача и прием документов на хранение в архив;
ж) порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве.
з) порядок передачи документов на постоянное хранение.
В подразделе о формировании дел, законченных делопроизводством, излагаются следующие положения:
общие правила формирования дел;
особенности формирования в дела основных видов документов, в том числе электронных документов (ЭД) и баз данных (БД).
В подразделе об оформлении дел, законченных делопроизводством, излагаются следующие положения:
порядок заполнения реквизитов обложки дела;
порядок нумерации листов дела;
порядок группировки документов в дела;
порядок составления заверительной надписи, внутренней описи.
В подразделе о порядке обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, излагаются следующие положения:
требования к местам хранения и средствам хранения;
правила размещения дел в средствах хранения;
организация доступа к делам;
организация контроля за состоянием дел;
организация выдачи дел (документов) во временное пользование.
В подразделе о подготовке документов к передаче в архив излагаются следующие положения:
порядок дооформления дел;
порядок проверки полноты и правильности подготовки дела к передаче в архив;
особенности подготовки к передаче в архив ЭД и БД.
В подразделе об экспертизе ценности документов излагаются следующие положения:
организация работы экспертной комиссии;
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
особенности экспертизы ценности ЭД и БД.
В подразделе о передаче и приеме документов на хранение в архив излагаются следующие положения:
согласование порядка передачи документов;
проверка правильности формирования дел;
проверка правильности оформления дел;
проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив компании, учетным данным;
устранение недостатков, препятствующих передаче дел (в необходимых случаях).
В подразделе, определяющем порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве, излагаются следующие положения:
требования к местам хранения и средствам хранения;
основные параметры режимов хранения;
общие правила размещения дел в средствах хранения;
особенности размещения в средствах хранения основных видов документов;
организация доступа к делам;
организация контроля за состоянием дел;
организация выдачи дел (документов) во временное пользование;
организация учетной работы архива;
организация информационно-справочной работы по архивным документам.
В подразделе, определяющем порядок передачи документов на постоянное хранение, излагаются следующие положения:
общие правила передачи документов на постоянное хранение;
предельные сроки временного хранения документов;
порядок дооформления дел;
порядок проверки полноты и правильности подготовки и научно-технической обработки дел к передаче в архив;
особенности подготовки к передаче в архив ЭД и БД.