 |
|
Облікові регістри і їх класифікація
Після оформлення відповідними первинними документами всі господарські операції записуються до облікових регістрів.
Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
За своїм зовнішнім виглядом обліковий регістр представляє спеціальну таблицю, яка призначена для відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.
Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підприємства в цілому та його окремих підрозділів, а також для складання звітності (фінансової, податкової, статистичної тощо). Тому однією з обов'язкових умов, що дозволяють забезпечити якість та оперативність обліку, є своєчасне і повне відображення господарських операцій у відповідних облікових регістрах.
Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі відповідних первинних облікових документів, які фіксують факти господарських операцій і виконання розпоряджень (дозволів) на їх проведення. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.
Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до бухгалтерії, але не пізніше терміну, що забезпечує своєчасне виконання інших операцій та складання звітності, наприклад, нарахування і виплата заробітної плати, складання бухгалтерської, статистичної звітності тощо.
Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, дату реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи осіб, які брали участь у їх складанні.
Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів, викладених у Наказі Міністерства фінансів України N 356 від 29.12.2000 р. «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку».
Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для прочитання вигляді. Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.
Інформація про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства. У бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та способом відображення інформації облікові регістри, які можна класифікувати наступним чином:
1) за зовнішнім виглядом;
2) за ступенем деталізації та обсягом облікової інформації;
3) за видами бухгалтерських записів;
4) за будовою.
За своїм зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на книги, картки й окремі листки.
Бухгалтерські книги застосовують для ведення записів із синтетичного й аналітичного обліку. В них всі листки зброшуровано, пронумеровано, на останній сторінці вказано кількість сторінок, з підписом керівника, головного бухгалтера, а також скріплено печаткою. До них належать: Касова книга, Головна книга та ін. Вони досить широко застосовуються для ведення обліку коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо, проте недоліком таких регістрів є обмеження використання засобів обчислювальної техніки при веденні обліку.
Прикладом облікових регістрів-карток можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках. Картки ведуть на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка для відображення аналітичних даних (докладний опис об'єкта обліку) за кожною номенклатурою обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Залежно від об'єкта картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісно-сумового обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, картки контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків, та багатографні, призначені для обліку витрат на виробництво. Крім типових форм карток, в обліковій практиці застосовують інші спеціальні форми, як наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки тощо. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розділяється за певними ознаками.
Облікові регістри-листки, як правило, мають стандартний формат. Кожний з листків призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. До них належать журнали, відомості, розроблювальні групові таблиці тощо. У таких регістрах, як правило, систематизують інформацію, необхідну для контролю й економічного аналізу.
За ступенем деталізації та обсягом облікової інформації облікові регістри поділяють на регістри синтетичного й аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ обумовлений відмінностями і призначенням синтетичних і аналітичних рахунків, різним ступенем узагальнення облікових даних та їх комбінування.
Синтетичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведуть за синтетичними рахунками, наприклад, Головна книга, журнал. Всі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.
Аналітичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведеться за аналітичними рахунками. Дані в них подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать книги, картки. В аналітичних регістрах враховують специфіку обліковуваних об'єктів.
Крім того, в практиці облікової роботи значного поширення набули комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні й аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує облікову роботу з реєстрації і дає повне уявлення про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути журнал.
За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).
Хронологічними називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку хронологічної послідовності їх виконання та оформлення. Так ведеться Касова книга, в якій рух коштів у касі відображається за хронологічним порядком їх отримання та видачі. Також до хронологічних регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, табель відпрацьованого часу та ін. Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній функціях, що дозволяє аналізувати інформацію про рух об'єктів обліку.
Систематичними називаються облікові регістри, в яких виконується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і в книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.
Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал-Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.
За будовою облікові регістри поділяють на односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.
В односторонніх облікових регістрах подають дані про господарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунка. Як правило, записи за дебетом і кредитом розміщують поруч на правій стороні регістру, зліва розміщують інформацію про дату, номер, зміст операції тощо. Залежно від змісту операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку. Прикладом таких регістрів є Касова книга, картки аналітичного обліку розрахунків, Книга складського обліку, картки кількісно-сумового обліку матеріалів тощо.
Двосторонні облікові регістри складаються з двох частин: в одній подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій — про кредитові обороти на цьому рахунку. Двостороння будова регістрів характерна для Головної книги.
Багатографні облікові регістри — це регістри, в яких одна з граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду облікових регістрів належать журнали, де окремі графи використовують для аналітичного обліку за рахунками, суми яких групують за певними показниками (наприклад, розшифрування дебетових оборотів, облік витрат за статтями калькуляції тощо).
Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи в таких регістрах роблять у клітинці, що на перетині стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль відображення операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку. За таким принципом побудовані журнали та шахові оборотні відомості.