Главная | Обратная связь

Терещенко Л. О., Матієнко-Зубенко 1.1.

Системи і технології

Навчальний посібник

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України

^ЬКНЕУ

КИЇВ 2005

 

ББК65.052.21 М34

ВСТУП

 

Рецензенти:

О. А. Корольов, д-р екон. наук, проф. (Київський національний торговельно-економічний університет)

Н. І. Костіна, д-р екон. наук, проф. (Державна податкова адміністрація України)

Гриф надано Міністерством освіти і науки України Лист № 14/18.2—499 від 13.03.2003

Терещенко Л. О., Матієнко-Зубенко 1.1.

М 34Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. — К.:КНЕУ, 2005. — 187 с. ISBN 966-574-575-1

У посібнику викладено теоретичні засади і технологічні засоби створення та функціонування інформаційних систем обліку, описано структуру та компоненти ІС.

Розглянуто сучасні підходи до проектування та впровадження інфор­маційних систем обліку, сучасні технологічні засоби для побудови ІС обліку.

Докладно описано АІС, основні АРМ обліку, які функціонують на всіх рівнях управління.

Посібник базується на літературних джерелах зарубіжних і вітчиз­няних авторів, досвіді викладання дисциплін із напрямів «Інформаційні системи в економіці» та «Облік і аудит».

Посібник призначено для студентів вищих закладів освіти, які на­вчаються за спеціальністю «Облік і аудит».

ББК65.052.21

Розповсюджувати й тиражувати без офіційного дозволу КНЕУ заборонено

© Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко, 2004
ISBN 966-574-575-1© КНЕУ, 2004

Одна з найважливіших проблем в умовах переходу до ринкових відносин економіки України — це вдос­коналення системи бухгалтерського обліку, звітності, контролю та аудиту, основним напрямом якого є за­стосування інформаційних систем та комп'ютерних технологій.

Дисципліна «Інформаційні системи і технології в обліку» призначена для підготовки бакалаврів, які на­вчаються за спеціальністю «Облік і аудит».

У результаті вивчення дисципліни студенти повинні знати побудову та функціонування інформаційних сис­тем і комп'ютерних технологій, зміст їх компонентів і можливості використання.

Повинні вміти здійснювати постановку задачі та вибір комп'ютерної підтримки для неструктурованих задач, застосовувати сучасні технологічні засоби для створення інформаційної бази та виконання конкрет­них функцій управлінської діяльності, а також автома­тизувати оброблення інформації та підтримку при­йняття рішень.

Завдання вивчення дисципліни — дати студентам знання з питань створення інформаційних систем і комп'ютерних технологій. Курс «Інформаційні систе­ми і технології в обліку» є логічним продовженням кур­су «Комп'ютерна техніка та програмування». Він та­кож пов'язаний зі змістом спеціальних базових дисци­плін підготовки спеціалістів з обліку та аудиту.

З

 

ТЕМА 1

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

ТА ЇХ РОЛЬ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІКОЮ

1.1. Предмет і зміст курсу, методологічні особливості та зв'язок з іншими дисциплінами

Сучасний етап функціонування економічної системи харак­теризується зростанням інформаційного навантаження на управ­лінський персонал. Це й характеризує актуальність проблеми комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекомуні-кацій.

Автоматизація управлінської діяльності — це об'єктивний процес, який має охопити галузь у цілому, основою якої є ство­рення високоорганізованого середовища, що має охоплювати та об'єднувати інформаційне, телекомунікаційне, програмне забез­печення, інформаційні технології, мережі, бази даних і знань, ін­ші засоби інформації, що дасть можливість на якісно новому рів­ні проводити як повсякденну оперативну роботу, так і аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науково-обґрунтовані управлінські рішення.

У результаті вивчення дисципліни студент має одержати по­трібні знання з теорії та практики використання інформаційних технологій в обліку, має знати теорію економічної інформації, види діючих інформаційних систем, комп'ютерні технології об­роблення економічної інформації, створення і впровадження ін­формаційних систем нового покоління — систем підтримки при­йняття рішень (СППР).

Студент має вміти формувати склад і зміст інформаційної ба­зи для розв'язання задач обліку, визначати склад і форми подан­ня інформації, її структуру для автоматизованого розв'язання за­дач, визначати склад процедур автоматизованого оброблення даних в умовах функціонування комп'ютерних інформаційних систем обліку.

Засвоєння курсу дасть можливість студенту опановувати ме­тоди і прийоми організації інформаційних систем за їх видами, рівні та функціональне призначення, удосконалювати, поглиблю­вати й розробляти форми та конфігурації інформаційних систем у

напрямі максимального охоплення та розв'язання задач обліку на базі автоматизованих робочих місць.

Даний курс є логічним продовженням дисципліни «Комп'ю­терна техніка та програмування», а також базових дисциплін зі спеціальності «Облік та аудит».

1.2. Поняття та мета створення інформаційних

систем обліку (ІСО), їх роль в управлінні

економічним об'єктом

В Україні складається нова економічна система, основою якої є ринкові відносини. Якісних змін зазнають і важелі управ­ління.

Зміни умов виробничої діяльності, потреба адекватного при­стосування до неї системи управління сприяють не тільки вдос­коналенню його організації, а й потребують перерозподілу функ­цій управління за рівнем відповідальності, формами їх взаємодії. Мова йде про систему управління, зумовлену об'єктивною по­требою та закономірностями ринкової системи господарювання, пов'язаними із задоволенням насамперед індивідуальних потреб, забезпеченням зацікавленості робітників у найвищих кінцевих результатах, широкому використанні новітніх інформаційних технологій.

Важлива особливість сучасного етапу розвитку суспільства — спрямування економічних засобів управління підприємством на забезпечення раціонального ведення господарства в умовах дефі­цитності ресурсів, досягнення високих кінцевих результатів із мінімальними витратами, ефективне регулювання виробництва адміністративними засобами, перехід до інтенсивного характеру розвитку виробництва на основі вдосконалення виробничого по­тенціалу підприємств.

Сьогодні Закон про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні та національні стандарти бухгалтерського обліку багато питань залишають бухгалтерам, які повинні керуватися своєю професійною думкою, (вміти використовувати облікові да­ні для планування та контролю за діяльністю підприємства, ін­терпретувати інформацію залежно від характеру та сутності управлінських рішень, що приймаються на її основі.

Сучасний бухгалтер посідає одне з провідних місць в управ­лінні підприємством, оскільки займається не тільки веденням бух­галтерських рахунків, а й здійснює планування, аудит, оцінюван-

 

ня, огляд діяльності, розроблення управлінських рішень у госпо­дарській діяльності підприємства. Бухгалтеру потрібні знання об'єктивного оцінювання фінансового стану підприємства, воло­діння методами фінансового аналізу, вміння працювати з цінни­ми паперами, обґрунтування інвестицій грошових коштів в умо­вах ринку тощо.

У новій ролі бухгалтера можна назвати «фінансовим менед­жером», «бухгалтером-аналітиком».

У практиці прийняття управлінських рішень бухгалтерський облік називають мовою бізнесу. Як будь-яка мова, бухгалтер­ський облік розвивається та змінюється відповідно до потреб підприємств.

Бухгалтерський облік — це система, що дає змогу вимірюва­ти, обробляти й передавати інформацію, а також приймати рі­шення для управління господарською діяльністю підприємством і є зв'язуючою ланкою між господарською діяльністю та при­йняттям управлінських рішень.

Оволодіти новими методами не можна без удосконалення ін­формаційної системи та використання сучасних інформаційних технологій у роботі бухгалтера.

Основу діяльності з управління будь-якого економічного об'єкта складають інформаційні системи, що мають складну по­будову, склад яких залежить від роду діяльності та розміру під­приємства, організації, фірми.

Автоматизовані інформаїнйні системи обліку поділяються:

У за сферою функціонування об'єкту обліку ;

У за рівнем управління;

У за ступенем охоплення задач обліку, контролю та аудиту;

У за типом інтерфейсу користувача;

У за способом передавання інформації;

У за типом організації автоматизованих інформаційних сис­тем обліку.

За сферою функціонування ІСО поділяються на:

У ІСО промислових підприємств;

У ІСО підприємств транспорту;

У ІСО бюджетних організацій;

У ІСО підприємств зв'язку;

> ІСО підприємств сільського господарства.

За рівнем управління ІСО поділяються на:

У галузеві ІСО ;

У територіальні ІСО;

У корпоративні ІСО.

За ступенем охоплення завдань обліку, контролю та аудиту ІСО поділяють на:

У комплексну автоматизацію обліку, контролю та аудиту, пов'я­зану з іншими автоматизованими інформаційними системами;

У автоматизацію окремих комплексів задач (окремих ділянок обліку);

У автоматизацію окремих задач обліку, контролю та аудиту.

За типом інтерфейсу користувача ІСО поділяють на:

У пакетні АІСО;

У діалогові АІСО;

У мережеві АІСО.

За способом передавання інформації ІСО поділяють на:

У локальні ІСО;

У багаторівневі ІСО;

У інтегровані ІСО;

У розподільчі ІСО.

Нині підприємства потребують автоматизованої інформацій­ної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної тех­ніки, яка дає змогу забезпечити:

<*- повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб корис­тувачів;

У виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

У аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

У одержання на основі автоматизації ефективних управлін­ських рішень.

1.3. Методологічні основи та організація

бухгалтерського обліку в умовах

автоматизованого оброблення даних

Комплексний підхід до перегляду теоретичних і методологіч­них основ бухгалтерського обліку'передбачає:

У уведення в практику методологічних основ бухгалтерсько­го обліку, що відповідають ринковим відносинам із переходом на міжнародні стандарти обліку та аудиту;

У перегляд методологічних принципів обліку, що забезпечи­ли б комплексне оброблення облікової інформації;

У удосконалення теоретичних основ бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій;

У застосування новітніх інформаційних технологій та засобів спілкування;

У інтеграцію облікової інформації в єдиний інформаційний потік;

У розроблення єдиної інформаційної мови показників обліку, контролю та аудиту;

У упровадження в практику обліку питань оцінювання, пла­нування та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

У формування на основі автоматизації управлінських рішень.

Посилення контрольних функцій обліку в умовах автоматизо­ваного оброблення інформації потрібне для здійснення безперерв­ного контролю кожної окремої операції, а також виявлення при­хованих порушень і відхилень у господарській діяльності підпри­ємства.

Також однією з основних особливостей обліку є його тісний зв'язок із внутрішньогосподарським контролем, аналізом і аудитом.

Основними завданнями внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку є:

*- аналіз правомірності застосування на підприємствах форм і засобів обліку;

У аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і підтвердження відповідними даними документів;

*> дослідження облікових даних щодо повноти відображення їх;

У контроль за несанкціонованим доступом до облікової інфор­мації;

> контроль за правильністю та своєчасністю здійснених роз­рахунків;

У аудит за повнотою та своєчасністю формування звітної ін­формації;

У аудит за правильністю складання бухгалтерських проводок і формуванням облікових регістрів;

>- дослідження та прогнозування фінансово-господарського стану підприємства;

У формування управлінських рішень за фактичною інформа­цією.

Також важливе завдання бухгалтерського обліку як інструмен­та аналізу, аудиту та управління господарським процесом — по­будова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки.

Реалізація імітаційних моделей дасть змогу посилити управ­лінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансо-

во-господарський стан підприємства та найбільший ефект від ді­яльності його.

Отже, модельний експеримент є ефективним засобом для по­шуку та знаходження оптимальних рішень з управління підпри­ємством. Проте пріоритет в остаточному варіанті залишається за людиною.

Існують такі основні типи організації автоматизованих інфор­маційних систем обліку:

У міні-бухгалтерія;

У інтегровані системи бухгалтерського обліку;

У програмні інструментальні системи;

У комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць;

У створені на замовлення системи;

У для ведення окремих ділянок обліку;

У корпоративні.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, пер­винні документи. До цього класу програмних засобів належать такі, які запроваджуються на малих підприємствах України — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформа­цію різних розділів, котрі інтегрують в усі розділи обліку. Зви­чайно, такі програмні засоби функціонують у вигляді одного ви­конуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгал­терського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники на­магаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки об­ліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброб­лення бухгалтерських проводок, у які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кіль­кісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, од­нак, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвен­тарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформа­ційні системи «Парус», «Інтегратор», «Інфін».

Програмні інструментальні системи дають змогу користува­чеві самостійно конструювати систему оброблення облікових да­них, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної та вихідної інформації спеціалі­зованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформа­ційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування й уміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює викорис­тання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських автоматизованих робочих місць входять окремі АРМБ та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов'язані між собою, і вирішуються локально. До таких інформаційних систем відно­сять «Бзст», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЗко» та ін.

Виготовлені на замовлення системи — це комплекс програм­них засобів, які охоплюють комплекси АРМБ та інструментальні засоби, створені відповідно до вимог та умов конкретного замов­ника.

Локальні АРМБ використовуються для розв'язання окремих завдань обліку, вони не пов'язані між собою та виконують окремі функції, потрібні підприємству.

Корпоративні інформаційні системи забезпечують комплекс­ну автоматизацію задач обліку, контролю, аналізу та аудиту з ви­користанням інших систем управління, що діють на підприєм­ствах. Корпоративні інформаційні системи дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління. Програмні модулі побудовано гнуч­ко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоратив­ні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємо­пов'язаних АРМБ із використанням розподіленої системи оброб­лення даних (РСОД).

1.4. Форми автоматизованого бухгалтерського обліку

Технологія оброблення облікової інформації визначається фор­мою бухгалтерського обліку.

Питання про форму бухгалтерського обліку — одне з основ­них у бухгалтерському обліку. Правильне розуміння та визна-

чення форми обліку має не тільки теоретичне, а й велике практич­не значення. Це, у свою чергу, дає можливість установити основ­ні принципи й характерні риси тієї або іншої форми обліку та з'ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне про­ведення автоматизації бухгалтерського обліку.

Форма обліку в умовах автоматизованого оброблення інфор­мації найтісніше пов'язана з системою оброблення облікових да­них, процесом збирання та зберігання їх. Ефективне використан­ня технічних засобів і програмного забезпечення дає можливість найбільшою мірою оптимізувати технологічний процес автома­тизованого обліку, структура й логічна послідовність якого і ста­новлять форму обліку.

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових ре­гістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних до­кументів слугують регістри бухгалтерського обліку.

Облікові регістри.Для реєстрації та групування облікових даних первинних документів служать регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облі­кові регістри — це паперові бланки визначеної форми та струк­тури даних. Регістри діляться на такі види:

> хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових да­них у хронологічному порядку;

> систематичні регістри обліку — облікові дані групують­ся за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері вироб­ництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної' форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посеред­ницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгал­терського обліку. Це такі, як:

> відомість обліку основних засобів, нарахованих амортиза­ційних відрахувань (форма В-1);

> відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

> відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

> грошові кошти та фонди (форма В-4);

 

> відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5); У відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

> розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

> відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

 

> відомість обліку оплати праці (форма В-8);

> шахова відомість (форма В-9). Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку

операцій з одного з бухгалтерських рахунків. Сума за операці­єю записується одночасно у двох відомостях: за дебетом і кре­дитом рахунка зі вказівкою номера кореспондуючого рахунка. Залишки засобів у відомостях звіряються з даними первинних документів. Узагальнення підсумків за місяць проводиться в шаховій відомості за формою В-9, на основі якої складається оборотна відомість, що є основою для складання бухгалтерсь­кого балансу.

Регістр «Журнал Головна».Застосовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків. Регістр «Журнал Головна» одночасно є систематичним і хронологічним, відображає облік синтетичних рахунків. На поча­ток звітного періоду вводиться сальдо за рахунками робочого пла­ну рахунків. Щодня до журналу вносяться обороти за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків зі вказівкою документа-основи господарської операції, складається звіт за касою («Касова книга»).

Аналітичний облік ведеться в допоміжних книгах, що від­криваються для різних синтетичних рахунків чи рахунків на карт­ках, відомостях, створюваних на основі таких первинних доку­ментів:

> відомості обліку заробітної плати;

>- відомості використання матеріалів;

" відомості основних засобів (03);

>" відомості операцій за касою та розрахунковим рахунком.

Наприкінці облікового періоду виводяться обороти за аналі­тичними рахунками, за кожним синтетичним рахунком обчис­люються обороти за дебетом і кредитом, виводиться кінцеве саль­до рахунка, що звіряється із сальдо за аналітичними рахунками. На основі отриманих результатів складається підсумковий бухга­лтерський баланс за період.

Регістр «Книга господарських операцій».На відміну від ре­гістру «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських опе­рацій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Операція відображається на бухгалтерських рахунках шляхом уведення кореспонденції за рахунками.

Операції в книзі реєструються на основі первинних докумен­тів. Регістр ведеться тривалий час (кілька облікових періодів —

чи місяців року), дає можливість виконувати вибірки за дебе­том/кредитом заданого рахунка, виводити загальну суму всіх проводок за визначений період часу. Окремо на основі докумен­тів формуються відомості аналітичного обліку («Касова книга», «Відомість заробітної плати»). Цей тип регістру використовуєть­ся для розвинутих планів рахунків. Він адаптований до комп'ютерного варіанта обліку, але досить трудомісткий для руч­ного обліку.

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком».Цей регістр найбільше поширений. Дані з первинних документів відобража­ються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і нагромаджуваль-них відомостях. Усі журнали складено за кредитовим принци­пом, а відомості — за дебетовим. Ці систематичні регістри ве­дуться протягом одного місяця, після чого підраховуються під­сумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на ос­нові оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомос­тях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумко­вою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних жур-налів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кі­нець місяця.

У комп'ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма.Хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгал­терська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій. За синте­тичним рахунком відкривається аналітичний облік на картках, а в МО вказується номер картки для відповідного рахунка проводки за операцією. Документи-основи для складання проводки в МО додаються до ордера, у якому вказується їх кількість, а самі МО реєструються в спеціальному журналі з указівкою номера МО, да­ти складання та суми за операціями ордера. Після цього МО ре­єструються в «Головній книзі». Для кожного синтетичного рахун­ка виділяється окремий лист, кожний МО відображається в «Головній книзі» двічі — за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків.

На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою.

Оборотно-сальдова відомість.Оборотно-сальдбва відо­мість служить для узагальнення відображеної в рахунках облі-

кової інформації, перевірення правильності записів бухгалтер­ських проводок і складання балансу. Оборотно-сальдові відо­мості можуть складатися за синтетичними та аналітичними ра­хунками, застосовуватися в сполученні з іншими обліковими регістрами. Для кожного рахунка за обліковий період зазнача­ється початкове сальдо, обороти за дебетом і кредитом, обчис­люється кінцеве сальдо. На основі оборотно-сальдової відомості будується бухгалтерський баланс. Цей регістр представлено практично у всіх комп'ютерних системах бухгалтерського об­ліку, формується як звіт за базою даних бухгалтерських про­водок.

Розглянемо комп'ютерний варіант облікових регістрів.

Комп'ютерний облік повинен відповідати єдиній методологіч­ній основі бухгалтерського обліку та забезпечити:

> ведення бухгалтерського обліку на основі принципів по­двійного запису;

> взаємозв'язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

*Г суцільне відображення автоматизованим способом госпо­дарських операцій на основі первинних документів; >■ скорочення трудозатрат на ведення обліку;

> контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності об­лікової інформації;

> формування довільних зведень, бухгалтерських звітів авто­матизованим способом.

У комп'ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов'язаних облікових регістрів:

> бухгалтерських проводок;
У господарських операцій;

у первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури, але з цим ми знайоми­тимемося пізніше. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв'язання задач бухгалтерського облі­ку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так, на основі первинних облікових регістрів може бути сформовано всі раніше розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгал­терських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри опе­рацій і документів є одночасно хронологічними та системати­чними.

1.5. Загальна характеристика

та класифікація інформаційних

систем обліку

Система — це сукупність пов'язаних між собою та із зовніш­нім середовищем елементів або частин, функціонування яких спрямовано на отримання конкретного результату.

Інформаційна система обліку (ІСО) — це сукупність інформа­ції, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів теле­комунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромад­ження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.

ІСО — це множина різних елементів та зв'язків між ними, що складають систему в цілому.

У сучасній концепції організації інформаційних систем у різ­них предметних сферах виокремлюють дві частини: забезпечуваль­ну та функціональну. Кожна з них у свою чергу складається з підсистем.

Забезпечувальна частина ІС охоплює підсистеми, що реалі­зують технологію автоматизованого оброблення інформації.

Склад цих підсистем однорідний у різних інформаційних сис­темах і відповідно до Державного стандарту охоплює: інформа­ційне, технічне, програмне, математичне, організаційне, правове забезпечення.

 

 

Автоматизована інформаційна система
Забезпечувальна частина	Функціональна частина
Підсистема	Комплекс задач
• Інформаційне забезпечення • Технічне забезпечення • Програмне забезпечення • Математичне забезпечення • Організаційне забезпечення • Правове забезпечення

Рис. 1.2. Загальна структура АІС

 

Інформаційне забезпечення (ІЗ). Інформація формується в ре­зультаті оброблення даних і є важливим елементом комп'ютер­них інформаційних систем.

Організація інформаційного забезпечення в інформаційних системах має особливе значення.

Система інформаційного забезпечення передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення охоплює:

> методичні та інструктивні документи;

> єдину систему класифікації та кодування;

> інформаційну базу, яка у свою чергу поділяється на норма­тивно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, інфор­маційні масиви.

Технічне забезпечення. Технічні засоби служать основою по­будови ІС. Потужність засобів значною мірою визначає склад за­дач, що розв'язуються в даній предметній сфері. До технічного забезпечення ІС належать комп'ютерна техніка, засоби комуні­кації та оргтехніка. Іншими словами, технічне забезпечення — це комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для збирання, нагромадження, оброблення, передавання, обміну та відображення інформації, потрібної для управління системою.

Технічне забезпечення сучасних інформаційних систем — це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, перифе­рійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передачі та обмі­ну даними, комунікаційне обладнання, мережеве обладнання, за­соби мультимедіа тощо.

Програмне забезпечення (ПЗ) — це сукупність програм, які реалізують мету й завдання інформаційної системи та забезпечу­ють функціонування технічних засобів системи.

Програмне забезпечення охоплює сукупність програм, що реалізують функції та задачі автоматизованих інформаційних технологій і забезпечують стабільну роботу комплексів техніч­них засобів.

До складу ПЗ входять загальносистемні та спеціальні про­грами.

До загальносистемного програмного забезпечення належать програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації облікового процесу та для розв'язання задач об­роблення інформації, які часто зустрічаються.

Спеціальне програмне забезпечення — це сукупність програм, які розробляються для створення інформаційних технологій кон­кретного функціонального призначення.

Охоплює: пакети прикладних програм (ППП), які здійснюють організацію даних і їх оброблення у процесі розв'язання функціо­нальних задач.

Математичне забезпечення — це сукупність економіко-мате-матичних методів, моделей та алгоритмів оброблення інформації, які є в інформаційній системі.

Організаційне забезпечення передбачає власний апарат управ­ління, що забезпечує функціонування всіх його підсистем як єди­ного цілого. Як правило, персонал ІС складають працівники від­ділу розроблення, відділу впровадження та супроводу нових програм, відділу експлуатації.

У теорії комп'ютерних систем оброблення інформації в інфор­маційному забезпеченні виокремлюють:

у зовнішнє інформаційне забезпечення, яке охоплює систему показників даної предметної сфери, систему класифікацій, пер­винні документи;

* внутрішнє забезпечення, що охоплює інформаційну базу даних на машинних носіях.

Правове забезпечення — це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють і закріплюють організа­цію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції та право­вий статус ІС.

Правове забезпечення на етапі розроблення автоматизованих інформаційних систем та інформаційних технологій охоплює нор­мативні акти, пов'язані з договірними взаєминами розробника й замовника у процесі створення ІС та IT, із правовим регулюван­ням різних відхилень у ході цього процесу, а також зумовлені по­требою забезпечення процесу розроблення ІС і IT різними вида­ми ресурсів.

Економічне забезпечення — сукупність методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов ефективної та безпомилкової діяльності людини в інформаційній системі та її освоєння.

Функціональна частина інформаційної системи реалізує розв'язання задач предметної сфери.

Підсистема — це сукупність компонентів системи, виокрем­лених за певною ознакою. Кожна функціональна підсистема має свій склад комплексів задач, призначений для реалізації функцій управління.

 

Основні принципи виокремлення самостійних функціональ­них підсистем (комплексів задач):

У відносна самостійність кожної з них;

У наявність відповідного набору функцій і функціональних задач із чітко виявленою локальною ціллю функціонування;

У мінімізація складу елементів, що входять у підсистему.

В основі інформаційної системи бухгалтерського обліку лежать розв'язання облікових задач, об'єднаних у комплекси, які викону­ють окремі ділянки обліку. Комплекс задач характеризується ви­значеним економічним змістом, веденням затверджених синтетич­них рахунків, первинними та зведеними документами, взаємопо­в'язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матері­алами й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

Інформаційна система бухгалтерського обліку традиційно охоплює такі підсистеми:

> облік основних засобів та нематеріальних активів;
У облік матеріальних цінностей;

У облік праці та заробітної плати;

У облік готової продукції та її реалізації;

> облік фінансово-розрахункових операцій;
У облік витрат на виробництво;

У зведений облік та складання звітності.

Взаємозв'язок комплексів облікових задач закладено в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відобража­ється двічі: у кредиті одного рахунку та дебеті іншого.

Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач дають мож­ливість виокремити три основні фази оброблення, закладені в ос­нову програмних продуктів. На першій фазі виконуються: пер­винний облік, складання первинних документів, їх оброблення та складання відомостей аналітичного обліку за кожною ділянкою обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розра­хунково-платіжна документація, звіти нарахувань та утримань заробітної плати тощо).

Наступна фаза оброблення — складання проводок та їх роз­міщення в регістри аналітичного та синтетичного обліку, журна-ли-ордери за номерами рахунків. Комп'ютерне оброблення дає можливість повністю автоматизувати цей процес, формувати проводки, закінчивши розв'язання кожної дільниці обліку.

Третя фаза оброблення — це складання зведеного синтетич­ного обліку звітно-сальдових відомостей за рахунками головної книги, балансу та форм фінансової звітності.

Контрольні запитання

1. Що таке бухгалтерський облік?

2. Дайте визначення предметної сфери.

3. Які основні типи організації ІС обліку?

4. Що означає форма бухгалтерського обліку?

5. Які основні завдання внутрішньогосподарського контро­лю та аналізу в умовах застосування ІС обліку?

6. Назвіть і дайте характеристику регістрам бухгалтер­ського обліку.

7. Що повинен забезпечити комп'ютерний облік?

8. Комп'ютерний варіант облікових регістрів.

9. Основні типи організації інформаційних систем обліку. Дайте їх характеристику.

 

10. Які підсистеми традиційно охоплює ІС обліку?

11. Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач. Основні фази оброблення, закладені в основу програмних продуктів.

12. Як класифікуються ІС обліку?

13. Як класифікуються ІС за сферою застосування ?

14. Дайте визначення автоматизованої ІС обліку, встано­віть мету її створення.

15. Із яких основних частин складається ІС обліку?

16. Що передбачає забезпечувальна частина ІС обліку.

17. Що охоплює функціональна частина ІС обліку?

18. Що таке технічне, програмне, організаційне, правове, математичне забезпечення ІС обліку?

19. Що входить у поняття «інформаційне забезпечення»? Яка роль інформації в ІС обліку?

20. Інформаційне забезпечення ІС. Які види інформації відо­бражаються в ньому?

 

ТЕМА 2

ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАЦІЯ

ТА ЗАСОБИ ЇЇ ФОРМАЛІЗОВАНОГО

ОПИСАННЯ

2.1. Економічна інформація, її види та властивості

Поняття інформація походить від латинського слова «informatio», що означає викладення, повідомлення, пояснення факту, явища, події. У процесі вивчення інформації враховуються закономірності її створення, перероблення й використання в різних сферах дія­льності.

Інформацію як продукт виробництва та використання відріз­няє передусім предметна сфера. Вона дуже різноманітна та поді­ляється за видами діяльності: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо.

Кожний вид інформації має свої технології оброблення, зміс­тову цінність, форми представлення й відображення, вимоги до достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Предметом подальшого розгляду буде бухгалтерська інфор­мація, особливостями якої є:

a) достовірність;

б) повнота;

в) цінність і актуальність;

г) ясність;

д) зрозумілість.

Економічна інформація (ЕІ) — це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами та колективом людей у виробничій і невиробничій сферах.

Вона кількісно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартіс­них показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сфе­рах, органах управління. За допомогою економічної інформації можна простежити взаємозв'язки між ланками, напрями його розвитку та прийняття управлінських рішень. Іншими словами, економічна інформація — це дані, що використовуються в управлінні об'єктом.

Економічна інформація налічує багато різновидів. Відповідно до виконуваних функцій управління виокремлюють такі види ін­формації:

:-■ прогнозна — пов'язана з функцією прогнозування, відо­бражає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів. Наприклад, прогнозований розмір прибутку;

г планово-договірна — пов'язана з функцією планування та описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому ча­совому періоді. Наприклад, обсяг випуску конкретного наймену­вання продукції, кількість матеріалів конкретного найменування за договором.

> облікова — пов'язана з функціями оперативного, бухгал­
терського, статистичного обліку та відбиває господарські проце­
си, які вже здійснилися, а також фактичний стан.

>* нормативна — пов'язана з функцією підготовки виробниц­тва. Вона регламентує витрати матеріальних та трудових ресур­сів, рівень запасів і заділів. Наприклад, норми витрати матеріалу на виріб.

> цінова — охоплює ціни, тарифи, розцінки (ціни можуть бу­ти планові, фактичні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні).

> довідкова — призначена для деталізації процесів, розшиф­рування та доповнення різними відомостями. Наприклад, на­йменування та адреса підприємства.

> таблична — містить коефіцієнтні величини. Наприклад, розмір податку з оподаткованої суми заробітку.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброб­лення.

За технологією оброблення економічну інформацію поділяють на види:

*> первинна — інформація, що надходить до об'єкта. Первин­на інформація — інформація, що виникає на початковій стадії процесу управління. Це сукупність початкових даних, потрібних для розв'язання задач;

г внутрішня — інформація, що виникає у процесі господар­ської діяльності об'єкта;

> зовнішня — інформація, що виникає за межами об'єкта;

> змінна — інформація, що характеризується зміною своїх значень під час кожної її реєстрації. Використовується в одному циклі оброблення.

Г умовно-стала — інформація, що зберігає свої значення протягом тривалого часу;

 

> необроблена — інформація, що в незмінному вигляді пере­
ходить із вхідної у вихідну.

У вхідна — інформація, що вводиться до оброблення;

> похідна — інформація заново створена;

у проміжна — інформація, що надходить для чергового об­роблення. Проміжна інформація характеризується тим, що міс­тить результати розрахунків, що використовуються для наступ­них розрахунків;

у вихідна — видається наприкінці оброблення як кінцевий результат. Вихідна інформація утворюється як результат розв'я­зання задач і використовується для управління об'єктом і прийн­яття ефективних управлінських рішень.

2.2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації

Структура економічної інформації достатньо складна і може охоплювати різні комбінації інформаційних сукупностей, які во­лодіють певним змістом. Інформаційна сукупність — це група даних, що характеризує об'єкт, процес, операцію.

Розглянемо структуру, форми подання та відображення еконо­мічної інформації. Економічна інформація може бути подана так:

СИМВОЛ => РЕКВІЗИТ => ПОКАЗНИК => МАСИВ => ІНФОРМАЦІЙ­НИЙ ПОТІК => ІНФОРМАЦІЙНА БАЗА

Символ — елементарний нетрадиційний сигнал інформації, який немає самостійного значення. Наприклад, цифра, літера, знак.

Реквізит — найпростіша структурна одиниця інформації, не­подільна на смисловому рівні. Вони бувають двох видів:

у реквізит-основа — кількісна характеристика суттєвості, по­значається великими літерами алфавіту та слугує основним еле­ментом для побудови формул. Наприклад, кількість, ціна, сума;

"У реквізит-ознака — якісна характеристика суттєвості, по­значається маленькими літерами алфавіту та слугує в ролі інде­ксації у формулах. Наприклад, склад, одиниця виміру, назва ма­теріалу.

Виходячи з цього, можемо сказати, що економічний показ­ник— це інформаційна сукупність, що складається з реквізітів-

ознак і реквізітів-основ, тобто, інформація, що має остаточний економічний зміст. На основі показників складаються документи. У документи, що використовуються в процесі управління, плану­вання, обліку, можуть входити один або кілька показників.

Набір взаємопов'язаних даних однієї форми з усіма її значен­нями — це масив даних. Наприклад, сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві.

Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлін­ської роботи, називається інформаційним потоком.

Сукупність інформаційних потоків, що характеризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, на­зивають інформаційною базою.

2.3. Система класифікації та кодування економічної інформації

Важлива складова інформаційного забезпечення — система класифікації та кодування.

Класифікація — обов'язковий етап попередньої підготовки економічних даних до автоматизованого оброблення, а також пе­редумова раціональної організації інформаційної бази та моде­лювання інформаційних процесів.

її можна визначити як складову інформаційного забезпечення будь-якої інформаційної системи, що належить до мовних засобів управління. Тому класифікація є основою для кодування інфор­мації та наступного її пошуку.

Система класифікації — це сукупність методів і правил роз­поділу множини об'єктів (М) на підмножину(Му) відповідно до ознак схожості або несхожості.

Об'єкт класифікації — елемент класифікаційної множини.

Класифікаційне групування — підмножина об'єктів, отрима­них у результаті класифікації.

Розрізняють два методи класифікації — ієрархічний і фа­сетний.

Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ мно­жини об'єктів на підлеглі класифікаційні угруповання.

Переваги: логічність побудови, чіткість визначення ознак, ве­ликий обсяг інформації, зручність використання.

Недоліки: жорстка структура, брак резервного обсягу.

Фасетний метод класифікації — паралельний поділ множини об'єктів на незалежні класифікаційні угруповання.

 

Фасет — набір значень однієї ознаки класифікації. Фасети взаємно незалежні. Кожний об'єкт може одночасно входити в різні класифікаційні угруповання.

Переваги: гнучкість структури (пристосування до змін у зада­чах), дає можливість вводити нові фасети чи видаляти старі.

Недоліки: недостатньо повне використання обсягу.

Рис. 2.1. Ієрархічна класифікація

ФАСЕТИ

 

Значення	Ф 1	Ф		Ф к
	//////////////////

Рис. 2.2. Фасетна класифікація

Кодування — процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.

Код — це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначен­ня класифікаційного угруповання чи об'єкта класифікації.

Для кодування інформації в інформаційних системах застосо­вують порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралель­ний методи кодування.

Порядковий метод кодування — найпростіший і найпошире­ніший. Побудова кодів виконується в міру зростання або спадан­ня ознак без пропуску номерів.

Серійно-порядковий метод кодування на кожну групу ознак має серію порядкових номерів із резервом номерів.

Послідовний метод кодування передбачає виокремлення пев­них розрядів коду під певні ознаки.

Паралельний метод кодування теж передбачає виокремлення розрядів, але значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від значення ознак, записаних на інших роз­рядах.

Вибір методів класифікації та кодування об'єктів передбачає:

> можливість розширення кодової множини об'єктів і вне­сення відповідних змін;

> однозначність ідентифікованих об'єктів;

> мінімальну довжину коду;

> можливість оброблення інформації за допомогою ЕОМ;

> простоту методу кодування;

> застосування загальноприйнятих позначень.

2.4. Єдина система класифікації та кодування.

Категорії класифікаторів

Після присвоєння кодів створюється класифікатор.

Класифікатор — це систематизоване зібрання однорідних на­йменувань та їх кодових позначень.

Єдина система класифікації та кодування — це комплекс взаємопов'язаних класифікаторів техніко-економічної інформа­ції, пристосованих до оброблення засобами обчислювальної тех­ніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів.

Результатом робіт із класифікації та кодування є розроблення класифікаторів за типом об'єктів і категоріями.

Держстандартом допускається використання класифікаторів таких видів:

> загальнодержавні (державні) класифікатори;

> міжгалузеві класифікатори;

> галузеві класифікатори;

У класифікатори підприємств (локальні).

Наведемо перелік основних загальнодержавних та галузевих класифікаторів:

СГЇАТО— система позначень автономій, територій, областей;

УКФВ— український класифікатор форм власності;

КОПФГ— класифікатор організаційно-правових форм гос­подарювання;

 

ЄДРПОУ— єдиний державний реєстр підприємств, організа­цій України;

ЗКГНГ— загальний класифікатор галузей народного госпо­дарства;

СПОДУ— система позначень органів державного управління; УКВ— український класифікатор валют; УКП— український класифікатор продукції; КОВ— класифікатор одиниць виміру; УСГК— українська стандартна галузева класифікація ; УБК— українська бюджетна класифікація; КВПП— класифікатор видів платників податків; КБУ— класифікатор банківських установ; УКОЗ— український класифікатор основних засобів; Наведемо приклад кодових позначень:

УКУД— український класифікатор управлінських документів. Код уніфікованої форми документа складається з 7 цифрових десяткових знаків і контрольного числа. Структура коду форми документа за УКУД:

XX— клас форм;

XX— підклас форм;

XXX— реєстраційний номер;

X — контрольне число. УКВЕД — український класифікатор видів економічної діяль­ності.

Загальне кодове позначення об'єктів КВЕД виглядає так:

XX— розділ;

XX.X — група;

XX. XX— клас;

XX. XX. XX— підклас.

2.5. Штрихове кодування інформації

Мета штрихового кодування інформації полягає у відобра­женні таких інформаційних властивостей товару, які забезпе­чують реальну можливість простежити за їх рухом до спожи­вача, що пов'язано з підвищенням ефективності керування виробництвом.

Система штрихового кодування інформації — це сукупність виду штрихових кодів і технічних засобів нанесення на носії, ве­рифікації якості печатки, зчитування з носіїв, а також поперед­нього оброблення даних.

Штрихове кодування є одним із типів автоматичної ідентифі­кації, що використовує метод оптичного зчитування інформації. Воно ґрунтується на принципі двоїчної системи числення; інфор­мація запам'ятовується як послідовність Oil. Широким лініям і широким проміжкам привласнюється логічне значення 1, вузь­ким — 0. У зв'язку з цим штрихове кодування — це спосіб побу­дови коду за допомогою чергування широких і вузьких, темних і світлих смуг.

Потребу запровадження штрихових кодів продиктовано над­звичайно великим обсягом постачань, територіальною розкиданіс­тю взаємозалежних організацій і підприємств, недостатньою ін­формацією про властивості товару на його упакуванні та в супровідній документації, браком достовірної та своєчасної ін­формації про надходження товару до покупця.

Використання штрихових кодів забезпечує діяльність вироб­ників і споживачів на товарному ринку використання єдиного коду, захист споживача від несумлінності виготовлювачів продук­ції, керування потоками інформації, а також обмін інформацією як усередині організації, так і між організаціями за допомогою методів і засобів електронного обміну даними.

Для зчитування штрихового коду з носіїв інформації викорис­товуються сканувальні пристрої різного типу.

Типова технологія використання системи штрихового коду­вання в Україні магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладі процесу оформлення надходження товарів та його про­дажу покупцям. Надходження товару супроводжується наклад­ною. Прийнятий товар вводиться з накладних у комп'ютер.

Розсипний товар фасується з нанесенням коду EAN-13.

Робоче місце касира-контролера з'єднано з касовим апаратом, комп'ютером, де є довідник штрихових кодів усіх наявних това­рів і відповідні їм ціни. Ведеться також операторський контроль наявності товарів у торговій залі й на складі, який дає можливість одержувати інформацію про обсяг продажу, запасів продукції, наявності в торговій залі, змінах цін. Робочі місця на всіх рівнях поєднуються в єдину обчислювальну мережу.

Діють такі види штрихових кодів:

> UPC — універсальний товарний код, розроблений у США, застосовується в країнах Америки;

> EAN — товарний код, створений у Європі на базі UPC. Відповідає назві Європейської асоціації товарної нумерації, що одержала в наш час статус Міжнародної організації (EAN International);

> UCC/EAN — єдиний стандартизований штриховий код; створений об'єднаними зусиллями організацій США і Канади (Uniform Code Council) і EAN International.

Відповідно до видів розрізняються такі штрихові коди:

UPC-12, EAN-13, EAN-14, EAN-8, UCC/EAN-128 (Code 39).

EAN-8— восьмирозрядний код, використовується для коду­вання малогабаритних пакувань. Структура коду така: XXX — країна-виробник товару ХХХХ— код продукту X — остання цифра (контрольна). UPC-12— дванадцятирозрядний код. Структура коду: X — знак системи нумерації ХХХХХ— номер виробника ХХХХХ— код продукту X — остання цифра (контрольна). EAN-13— тринадцятирозрядний код. Структура коду є такою: XXX— позначають країну виробник; ХХХХ— код підприємства-виробника ХХХХХ— код продукту X — остання цифра є контрольною EAN-14— чотирнадцятирозрядний код (із одним додатковим розрядом). Основне призначення EAN-14 — ідентифікація транс­портного пакування. Він складається з 13 розрядів. Додатковий розряд указується першим і відображає специфіку пакування ци­фрами від 1 до 8, наприклад, 1 — групове пакування, 2 — паку­вання партій у контейнер тощо.

UCC/EAN-128— алфавітно-цифровий код, не має фіксованої довжини, дає повну характеристику предмета постачання. Скла­дові коду: світле поле;

стартовий знак (А, В і С), що забезпечує використання найпов­нішого набору знаків;

знак функції, що дає можливість автоматично контролювати відмінність символіки коду від інших символік; дані;

контрольне число.

Основна перевага коду UCC/EAN-128 — щільніше представлен­ня цифрових даних, що дає можливість заощадити багато місця.

Використання кодів регулюється відповідними міжнародними й національними стандартами. Код країни присвоюється EAN International.

Контрольні запитання

1. Охарактеризуйте особливості економічної інформації та властивості інформації.

2. Яка структура економічної інформації?

3. Види економічної інформації відповідно до виконуваних функцій управління.

4. Види економічної інформації за технологією оброблення.

5. Структура, форми подання та відображення економіч­ної інформації.

6. Що таке масив даних, інформаційний потік, інформацій­на база?

7. Що таке система класифікації? Методи класифікації?

8. Ієрархічний метод класифікації. Переваги й недоліки цього методу.

9. Фасетний метод класифікації. Переваги й недоліки цьо­го методу.

 

10. Методи кодування. їх характеристика.

11. Єдина система класифікації кодування. Види класифі­каторів, що застосовуються в бухгалтерському обліку.

12. Охарактеризуйте сутність штрихового кодування. Наведіть приклад штрихового кодування.

13. Наведіть приклади технології застосування штрихо­вого кодування.

 

ТЕМА З

ОРГАНІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ

БАЗИ СИСТЕМ ОБРОБЛЕННЯ

ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

3.1. Поняття та зміст інформаційного забезпечення (ІЗ) ІС обліку

Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку пе­редбачає створення єдиного інформаційного фонду, системати­зацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизо­ваних інформаційних систем обліку, призначений для відобра­ження інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:

«* склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв'язання комплек­су задач;

> структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;

г характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, марш­рути, терміни;

*- характеристику якості інформації;

- способи перетворення інформації.

Організація інформаційного забезпечення ведеться паралель­но з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпе­чення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.

Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 1.3.

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За скла­дом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв'язуються на її основі. За сфе­рою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньо-машинну ІБ.

 

	ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ	і і
МЕТОДИЧНІ ТА ІНСТРУКТИВНІ ДОКУМЕНТИ	СИСТЕМА КЛАСИФІКАЦІЇ ТА КОДУВАННЯ ------- —.----- 1----- ;---- „--------- ге-		ІНФОРМАЦІЙНА і БАЗА
	ПОЗАМАШШША		МАШИННА
ІЮРМАТИВІЮ- ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ	ШФОРМАЦІЙШ ПОВІДОМЛЕННЯ (ДОКУМЕНТИ)		ІНФОРМАЦІЙНІ МАСИВИ
	ВХІДНІ	ВИХІДНІ	.

Рис. 1.3. Структура інформаційного забезпечення

3.2. Характеристика позамашинної інформаційної бази

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і доку­ментів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосу­вання засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інфор­мації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

 

ЗО

ЗІ

Вхідна документація містить первинну, необроблену інфор­мацію, що відображає стан об'єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документа­ція охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автома­тизованого оброблення.

Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад: >- за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, бан­ківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

> за відношенням до об'єкту управління (вхідні-первинні, ви-
хідні-звітні, проміжні, архівні);

у за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

У за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

> за об'ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);

> за способом використання (разові й нагромаджувальні);

> за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативні та нор­мативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:

за строками подання:

> регламентні документи, для яких визначено термін вико­
нання й подання;

> нерегламентовані документи, які виконуються за запитом;
за функціональними напрямами діяльності:

> правові та нормативно-довідкові документи (закони, укази,
постанови органів державної влади та управління), організацій­
но-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методи­
ки, рішення колегій тощо);

г документи з обчислення та обліку;

г документи з контрольної роботи.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації ви­значає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Вихі

©2015 arhivinfo.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.