Главная | Обратная связь

Зведений синтетичний облік.

Призначення комплексу задач: рознесення за рахунками, суб­рахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, «Головної книги», «Сальдово-обігової відомості», бухгалтерського балансу.

Вихідна інформація: баланс, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебетом і кредитом рахунків.

Вхідна інформація: сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках.

Детально автоматизацію розв'язання облікових задач ми роз­глянемо в наступних темах.

5.4. Постановка задач, розроблення алгоритмів, одержання вихідної інформації

Одним із найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є постановка та алгоритмізація задачі для автоматизованого розв'язання. Постановка задачі інформаційної системи — це важлива та достатня сукупність знань із конкретної задачі інформаційної системи. Результати подаються у вигляді

 

документа «Опис постановки задачі». Відповідно до Держстандар­ту РД 50 — 34. 698 — 90 цей документ уміщує такі розділи: Опис постановки задачі (комплексу задач)

1. Характеристика комплексу задач:

• призначення комплексу задач;

• перелік об'єктів, у процесі управління якими вирішується комплекс задач;

• періодичність і тривалість розв'язання;

• умови, за яких припиняється розв'язання комплексу задач автоматизованим способом;

• зв'язки даного комплексу задач з іншими комплексами;

• посади осіб та найменування підрозділів, що визначають умови та часові характеристики конкретного розв'язання задачі;

• розподіл дій між персоналом і технічними засобами в різних ситуаціях розв'язання комплексу задач.

2. Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень. У табл. описують вихідні повідомлення та масиви, що формуються під час рішення задач. Приклад наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1

ПЕРЕЛІК ТА ОПИС ВИХІДНИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

 

Назва	Ідентифікатор	Форма подання	Періодичність видачі	Термін видачі	Одержувач інформації

2.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вихід­них повідомлень, що мають самостійне смислове значення.

3. Вхідна інформація.

3.1. Перелік та опис вхідних повідомлень. Приклад наведено в табл. 5.2.

Таблиця 5.2

ПЕРЕЛІК ТА ОПИС ВХІДНИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

 

Назва	Ідентифікатор	Форма представлення	Термін і частота використання

3.2. Постановка економічної задачі автоматизованого розв'я­зання супроводжується алгоритмом, що відображає логіку розв'язання задачі та спосіб формування вихідних даних.

Документ «Опис алгоритму» (РД 50 — 34.698 — 90) вміщує:

3.2.1. Математичний опис. Математичний опис подається за
допомогою формул розрахунків.

3.2.2. Перелік масивів інформації, що використовуються в
процесі реалізації алгоритму та в результаті його реалізації для
видачі вихідних повідомлень (машинограм, відеокадрів) форму­
ється їх опис.

Приклад опису масиву подається в табл. 5.3.

Таблиця 5.3

ПЕРЕЛІК МАСИВІВ ІНФОРМАЦІЇ

 

Назва реквізиту	Ідентифікатор реквізиту	Тип поля	Значність

3.2.3. Алгоритм розв'язання. У цьому підрозділі дається структурна схема алгоритму з посиланням на послідовність ета­пів обчислень.

5.5. Організація діяльності облікового апарата в умовах функціонування автоматизованого

оброблення даних

На бухгалтерський персонал підприємства покладено вико­нання організаційно-методичних, контрольно-аналітичних та ін­формаційних функцій, які за місцем і призначенням можна об'єднати в такі групи (рис. 5.1).

Автоматизоване оброблення облікових даних докорінно змі­нює умови та характер роботи облікового персоналу, підвищую­чи продуктивність і якість його праці, зумовлює потребу вдоско­налення організаційної структури бухгалтерії та інших взаємопов'язаних структурних підрозділів підприємства.

Для цього:

> розробляються відповідні документи, що регламентують діяльність (положення про бухгалтерський облік, посадові ін­струкції тощо), де чітко визначено склад і форми інформації, що передаватимуться, термін її передавання, відповідальність, поря­док усунення розбіжностей тощо;

г визначається загальне коло робіт у бухгалтерському обліку, які виконують облікові працівники незалежно від їх розподілу за ділянками обліку, та функціональних обов'язків працівників, які відповідають за конкретну ділянку.

 

Складність управління діяльністю апарата облікового процесу в умовах автоматизації зумовлюється наявними тісними інфор­маційними зв'язками облікових задач із задачами інших підроз­ділів, і полягає в потребі чіткого розподілу функцій облікового персоналу та забезпечення взаємодії з персоналом управлінських і виробничих підрозділів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підготовка первинної обліко­вої інформації	—>	— одержання інформації та перевірка доку­ ментальності її оформлення — перевірка дозволу доступу до інформації, що передається — контроль змісту отриманої інформації — аналіз результатів проведеного контролю — коригування інформації в місці її виник­ нення (структурних підрозділах) — формування вхідної інформації на АРМ бухгалтера
	і
1
Систематизація та узагальнення облікової інформації		— систематизація та узагальнення вхідної інформації — виявлення помилок та їх виправлення — аналіз результатів одержаних після зістав­ лення даних
	<
'
Формування інформації для управління та для інших користувачів		для управління: — формування регістрів фінансового обліку — формування довідкової інформації — формування періодичної та річної звітності — аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства — прогнозування даних — аудит результатної інформації — формування інформації для прийняття управлінських рішень для інших користувачів: — передавання результатної інформації на інші АРМ та інформаційну систему підприємства передача інформації для архівування — формування залишків на кінець звітного періоду
	'
\
Актуалізація інформаційної системи обліку		— актуалізація програмного забезпечення АРМ бухгалтера — актуалізація нормативно-довідкової інфор­ мації

Рис. 5.1. Склад і характеристика основних функцій облікового персоналу

Зміст інформаційних взаємозв'язків залежить від особливос­тей підприємства, а їх організація — від ступеня автоматизації бухгалтерського обліку.

Утворення бази облікових даних на сформованій у системі ін­формації дає можливість виконувати, крім облікових, контрольні, аналітичні та аудиторські функції, а бухгалтерський персонал не­се повну відповідальність за сформовану інформацію, контролює достовірність і правильність її використання іншими користува­чами. В умовах автоматизованого оброблення облікових даних організаційно-методичні функції бухгалтерського обліку перед­бачають виконання таких робіт:

> розроблення та впровадження заходів удосконалення орга­нізації облікового процесу та ведення бухгалтерського обліку;

> методичне керівництво та контроль за діяльністю посадо­вих осіб структурних підрозділів, пов'язаних з організацією та веденням бухгалтерського обліку;

> методичне керівництво з організації та ведення бухгалтер­ського обліку у виробничих (структурних) підрозділах;

> методичне керівництво з організації внутрішньогосподар­ського обліку в межах підприємства;

> забезпечення контролю терміну надання відповідної інфор­мації структурними підрозділами;

> методичне керівництво організацією внутрішнього аудиту в конкретних підрозділах та на підприємстві в цілому;

У організація підготовки та проведення інвентаризації;

> методичне керівництво організацією моделювання обліко­вих даних для забезпечення управлінських функцій;

> методичне керівництво організацією аналізу фінансово-господарської діяльності в цілому на підприємстві та в окремих підрозділах.

В умовах автоматизованого оброблення даних інформаційні функції бухгалтерського обліку забезпечують облікові працівни­ки завдяки виконанню таких робіт:

> збирання, реєстрація та передавання даних первинного об­ліку здійснених господарських операцій;

> участь у збиранні, реєстрації та передаванні даних первин­ного обліку господарських операцій, що здійснюються та оформ­ляються окремими структурними одиницями підприємства;

> аналіз та коригування первинної інформації;

У формування електронної нормативно-довідкової інформації та її коригування;

> автоматизований контроль введеної інформації;

 

—

У формування інформації в регламентному режимі та режимі запиту;

У контроль та аудит результатної інформації на предмет її повноти та достовірності;

У пошук помилок і неточностей в обліковій інформації, їх усунення;

У аудит правильності складання періодичної та річної звітності;

У використання наявної інформаційної бази обліку для на­дання працівникам підприємства довідок та пояснень за розрахун­ками господарських операцій;

У архівування облікової інформації.

5.6. Основні види ризику, пов'язані з автоматизацією обліку

Захист даних у комп'ютерних мережах стає однією з найакту­альніших проблем у сучасних інформаційно-обчислювальних сис­темах. На сьогодні виокремлюють три базові принципи безпеки, завданням яких є забезпечити:

У цілісність даних (захист від збоїв, які ведуть до втрати ін­формації або її знищення);

У конфіденційність інформації;

У доступність інформації для авторизованих користувачів.

Порушення роботи системи можна класифікувати так:

У збої обладнання (дискових систем, кабельної системи, сер­верів, робочих станцій тощо);

У втрати інформації (через інфікування комп'ютерними віру­сами, неправильне зберігання архівних даних, порушення прав доступу до даних);

У некоректна робота користувачів та персоналу.

Такі порушення роботи мережі вимагають створення різних видів захисту інформації, які умовно поділяють на три види:

1. Засоби фізичного захисту;

2. Програмні засоби (антивірусні програми, системи розмежу­вання повноважень, програмні засоби контролю доступу);

3. Адміністративні заходи захисту.

Ризик — це ймовірність виникнення збитків або недоодержан­ня прибутку від фінансово-господарської діяльності. Ризик авто­матизованих систем бухгалтерського обліку випливає з можливос­ті припущення похибок або перекручень під час документування господарських операцій, неправильного відображення їх у реєст-

pax бухгалтерського обліку. Це означає, що система бухгалтерсь­кого обліку буде малоефективною, не повністю надійною.

Розроблення та впровадження автоматизованого оброблен­ня облікових даних мають забезпечувати зменшення ризику обліку.

Для забезпечення якості облікової інформації в умовах ручно­го оброблення використовувалися дані минулих періодів для прогнозування помилок у майбутньому. Розроблені автоматизо­вані системи контролю допомагають виявити проблеми та кон­тролювати можливі помилки, перш ніж вони з'являться. Дуже складно враховувати всі можливі помилки під час проектування інформаційних систем обліку, унаслідок чого й виникає ризик автоматизованого оброблення даних.

Розрізняють такі основні види ризику автоматизованого оброб­лення облікових даних, пов'язані з:

У помилками під час уведення даних (неперевірене поход­ження даних, неправильна форма запису даних під час підготов­ки бухгалтерської проводки; зроблені помилки під час перене­сення даних на машинні носії або перезапису даних);

У хибним кодом (найменування виробів, клієнтів, постачаль­ників тощо в системі відображаються у вигляді кодів, тому вве­дення помилкового коду стає причиною помилок в обробленні даних);

У невизначеними даними (невідомо: кому, від кого та мета пе­рерахування грошей; наявність помилкових реквізитів у записі; неможливість ідентифікації інформації, яку вводять в ЕОМ, через те, що дані записано до введення ідентифікатора);

У недозволеними операціями (виконані облікові операції (випадково або навмисно) не відповідають вимогам керівни­цтва);

У порушенням контрольного ліміту (порушення ліміту на повноваження окремих виконавців підприємства або на обсяг операцій);

У порушенням (втратою) записів (втрата інформації до вве­дення в ЕОМ, під час оброблення або після їх виклику з системи для коригування);

> зробленими помилками під час виведення даних (дані у звіті помилкові, інформація запізнилася та втратила свою цінність, ко­ристувач не зрозумів представлених даних, звіт надійшов не за призначенням);

У зробленими помилками під час оброблення даних (обробля­ються хибні вхідні дані);

 

> розбіжністю підсумків (невідповідність окремої інформації контрольним сумам через помилки в програмуванні, брак стан­дартних програм для перевірки збалансованості даних, неповні або неточні дані, що вводяться до системи, проміжок у часі між ручним та автоматизованим обробленням даних);

> недоречним способом контролю (спосіб контролю не дає можливості відтворити процес оброблення даних);

> ланцюжком помилок (невиявлена помилка на одній ділянці обліку дає хибні результати на іншій ділянці, яка використовує неякісні дані);

> неповними обліковими записами (інформація, яка вводиться до ЕОМ, містить неповні облікові записи);

> повторенням помилок (під час постійного оброблення да­них помилки можуть повторюватися через неякісне розроблення програми, через багаторазовий запис однієї й тієї самої операції, через введення хибної змінної інформації або хибної постійної інформації, через недостатність технічних засобів у прикладному програмному забезпеченні);

> хибним розподілом на періоди (інформацію віднесено не до того облікового періоду);

> підтасуванням даних (програма уможливлює крадіжку кош­тів підприємства);

> невідповідністю нормативним актам (порядок уведення даних не відповідає вимогам нормативних актів);

> неузгодженістю з політикою адміністрації (політику та методи керівництва неузгоджено з системою оброблення даних на ЕОМ);

> невідповідністю якості послуг вимогам користувачів (ко­ристувачі не отримують вчасно потрібних результатів через: не-достаню потужність ЕОМ, споживання окремими користувачами більшої частки послуг, ніж їм належить, неефективність автома­тизованих систем і методів, неточне визначення першочергових робіт, застаріла техніка або програмне забезпечення, брак взаємо­розуміння між користувачами та персоналом, який обслуговує ЕОМ);

> хибним обліком (облікова інформація обробляється не за діючою методикою обліку).

Для зменшення ризику автоматизованого оброблення даних потрібно:

%■ покласти відповідальність на працівників за використову­вані ресурси (фізичні засоби, інформаційні масиви, лінії зв'язку, документацію тощо);

> забезпечувати постійну перевірку якості заходів захисту
даних;

г використовувати криптографію;

> користувачам відповідати за застосування за призначенням наданої їм інформації;

> внести до файлу «запис-живця» (назву неіснуючого підпри­ємства, зайву літеру у прізвищі покупця тощо) для виявлення протизаконного використання інформації;

> контролювати знищення непотрібної інформації;

> забезпечити правову охорону заходів захисту даних (пере­слідування порушників порядку користування інформацією, установленого підприємством);

> класифікувати інформацію за її значенням (наприклад, сек­ретні дані про комерційну діяльність, секретні дані про виробни­чу діяльність, секретна інформація про персонал, секретна бухгал­терська інформація тощо);

> ознайомити персонал підприємства з проблемами захисту даних та з потребою виконувати заходи захисту інформації;

> фізично захистити важливі форми та бланки.

Г> ------------------------------- ^-------- ^---- ^--------------------------------------

J Контрольні запитання

&

1. Розкрити зміст важливих методичних і організацій­но-технологічних принципів створення інформаційних систем.

2. Локальний, глобальний та системний підходи до ство­рення інформаційних систем.

3. Якими принципами належить керуватися під час ство­рення інформаційних систем. Основні стадії життєвого циклу А/С і АІТ.

4. Що таке стадія створення інформаційних систем?

5. Що таке етапи створення інформаційних систем ?

6. Що передбачає передпроектне обстеження ?

7. Що передбачає стадія проектування ?

8. Дайте характеристику стадії «введення системи в дію».

9. Що таке промислова експлуатація ?

 

10. Дайте перелік та характеристику комплексу задач з усіх розділів обліку та синтетичних рахунків?

11. Із яких розділів складається опис постановки задач ?

12. Що таке алгоритм розв'язання задач?

 

13. Що передбачають організаційно-методичні функції бух­галтерського обліку в умовах автоматизованого оброб­лення облікових даних?

14. Базові принципи безпеки, їх завдання?

15. Види захисту інформації?

16. Що таке ризик автоматизованих систем бухгалтер­ського обліку?

17. Із чим пов'язані основні види ризику автоматизованого оброблення облікових даних?

18. Із чим пов'язані основні види ризику автоматизованого оброблення облікових даних?

19. Що потрібно зробити для зменшення ризику автома­тизованого оброблення даних?

 

ТЕМА 6