Облік основних засобів і нематеріальних активів

Електронний обмін із банком (клієнт—банк, банк—клієнт)

[~^АНК~|

Рис. 6.1. Функціональна структура системи«ГАЛАКТИКА»

Автоматизоване розв'язання задач обліку основних засобів передбачає: документування операцій руху основних засобів; організацію поточного обліку наявності та руху основних за­собів та складання звітності; розрахунок амортизації та зносу основних засобів; організацію поточного обліку амортизацій­них відрахувань та зносу основних засобів, складання звітнос­ті; документування операцій із ремонту основних засобів; ор­ганізацію поточного обліку ремонту основних засобів, скла­дання звітності.

Розглянемо особливості автоматизованого обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Вихідні звіти, що формуються в результаті розв'язання задач:

• інвентарний опис за МВО за звітний період;

• інвентарний опис за МВО на вказану дату;

• інвентарний опис за МВО по підрозділах; « відомість зносу за МВО;

• відомість зношування за видами 03 (за всіма об'єктами; за об'єктами, що прибули в поточному році; за об'єктами, що вибу­ли в поточному році; за проміжок);

• відомість зношування за підрозділами;

» відомість зношування за підрозділами у розрізі видів 03;

• відомість наявності дорогоцінних металів;

» інвентаризаційний опис дорогоцінних металів;

• звіт повного зношування;

• зведений звіт зношування за підрозділами;

• зведений звіт зношування за групами і видами 03;

• рух 03 за видами Оз;

• рух 03 за МВО;

• рух 03 по підрозділах;

• відомість переоцінювання за видами 03;

• відомість переоцінювання за групами 03;

» відомість переоцінювання за підрозділами;

• картка обліку руху 03 за групою 03;

• картка обліку руху за видом 03;

• картка обліку руху за МВО;

• картка обліку руху за підрозділом;

• статистичний звіт за формою 11, який охоплює:

— наявність і рух 03;

— наявність 03 на кінець року;

— амортизацію 03;

— інші нефінансові активи.

Схему автоматизованого обліку 03 на основі модулів контуру бухгалтерського обліку системи «Галактика» зображено на рис. 6.2.

Дані: Група Вид

Норма амортизації Ознака використання МВО Вартість Зношування Зміст дорогоцінних ме­талів

Коефіцієнт змінності Коефіцієнт прискорен­ня амортизації

Код норми амортизації^
Норма амортизації__

Ознака використання 03 в експлуатації

Підрозділ________________________

Виробництво_____________________

Матеріально-відповідальна особа_

Дата надходження Дата вибуття

Первинна вартість

Операція з 03

ДЕБЕТ

Сума

Занесення в

картотеку

нових значень

І Інвентарний опис по МВО

ї Відомість зношуваності

І Відомість наявності дорого­
цінних металів

ї Звіт про повну зношуваність

ї Зведений звіт зношуваності

ї Відомість руху 03

Рис. 6.2. Схема автоматизованого обліку ОЗ на основі модулів контура бухгалтерського обліку системи «Галактика»

Зв'язок модуля Основні засоби з іншими компонентами сис­теми «Галактика» можна представити такою схемою:

Матеріальні цінності (МЦ)

■■■■■■ ■■■:■ -і-.:-:,--!

Господарські операції

Банк, звіти

Автотранспорт

Рис. 6.3. Зв'язок модуля ОЗ з іншими модулями

Налагоджування типових господарських операцій, що відо­бражають зношуваність і рух 03, може проводитися як у модулі Господарські операції, так і в модулі Основні засоби.

Результати їх виконання доступні для перегляду (корекції) в модулі Господарські операції.

Зв'язок із модулем Матеріальні цінності здійснюється за до­помогою функції моду ля Документи => Накладна склад -> ОС.

Наявні матеріальні цінності можна перевести в основні за­соби. Рухомий склад у модулі Автотранспорт може форму­ватися вибором із картотеки 03, створеної в модулі Основні засоби.

Результати роботи з модулем Основні засоби контролюються за допомогою модулів Баланс і Банк.

6. Дайте визначення основних засобів, нематеріальних активів та назвіть особливості їх класифікації, як вони впливають на автоматизоване оброблення.

7. Назвіть, які рахунки з плану рахунків забезпечувати­муть на прикладі програмного комплексу, розкрийте особ­ливості ведення синтетичного та аналітичного обліку.

8. Охарактеризуйте нормативно-довідкову інформацію з обліку основних засобів та НМА, назвіть особливості фор­мування довідників.

9. Охарактеризуйте особливості формування електрон­них первинних документів, що описують господарські опе­рації наявності та руху основних засобів.

10. Назвіть особливості коригування облікових даних.

11. Розкрийте особливості ведення електронної карто­теки основних засобів.

12. Охарактеризуйте основні форми вихідної інформації, періодичність формування та назвіть її користувачів.

13. Охарактеризуйте інформаційні потоки з обліку основ­них засобів.

Контрольні запитання

1. Основні задачі обліку основних засобів.

2. Особливості автоматизованого обліку основних за­собів.

3. Особливості автоматизованого обліку необоротних матеріальних активів.

4. Вихідні звіти, що формуються в результаті розв'язання задач з обліку основних засобів.

5. Вихідні звіти, що формуються в результаті розв'язання задач із необоротних матеріальних активів.

ТЕМА 7

АВТОМАТИЗАЦІЯ РОЗВ'ЯЗУВАННЯ

КОМПЛЕКСУ ЗАДА Ч З ОБЛІКУ

ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ

йому найменуванню, типорозміру та гатунку присвоюється умов­не цифрове позначення — номенклатурний номер (код). Кіль­кість знаків у коді повинна бути мінімальною, але достатньою для того, щоб охопити найважливіші ознаки всього переліку ви­користовуваних матеріалів.

7.1. Особливості обліку виробничих запасів

Національним Положенням (стандартом) бухгалтерського об­ліку 9 «Запаси», затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 246 від 2.11.99 p., визначаються методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та її розкриття у фінансовій звітності.

За цим стандартом запаси — це активи, які:

у утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

> перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

> утримуються для споживання під час виробництва продук­ції, виконання робіт та надання послуг, а також управління під­приємством.

їх структуру відображено на рис. 7.1.

У бухгалтерському обліку виокремлюють поняття «виробни­чі» запаси, що означають предмети праці, призначені для оброб­лення, перероблення або використання у промисловому вироб­ництві чи для господарських потреб, а також засоби праці, які відповідно до чинних положень входять до складу оборотних засобів як малоцінні та швидкозношувані предмети.

Далі в тексті розглядатимуться саме ці складові запасів.

У плані рахунків для обліку матеріальних цінностей визначе­но рахунок 20 «Виробничі запаси», який має відповідні субрахун­ки (табл. 7.1).

Для великих і середніх підприємств із великою номенклату­рою матеріальних цінностей для забезпечення якісного аналітич­ного обліку на основі діючої в Україні системи класифікації роз­робляється власний детальний класифікатор, який дає можливість розподілити МЦ за групами, підгрупами (за окреми­ми видами, марками, гатунками, типорозмірами) та окремими номенклатурними номерами, номерами матеріалів. У ньому кож-

Рис. 7.1. Класифікація запасів у бухгалтерському обліку

Таблиця 7.1

СТРУКТУРА РАХУНКА 20 «ВИРОБНИЧІ ЗАПАСИ»

Рахунок 20 «Виробничі запаси» кореспондує таким чином (тут і далі кореспонденцію бухгалтерських рахунків узято із: Пархо-менко В. М., Баранцев П. П. Реформування бухгалтерського облі­ку в Україні):

Малоцінні та швидкозношувані предмети обліковуються на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» і гру­пуються за видами предметів. Кореспонденція цього рахунка така:

Основними задачами обліку виробничих запасів є:

У облік надходження матеріальних цінностей на склад;

У облік руху матеріальних цінностей на складі;

У облік нестач та надлишків матеріальних цінностей у місцях зберігання й експлуатації;

У облік руху малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) в експлуатації;

У облік переоцінювання матеріальних цінностей;

У облік наявності та руху дорогоцінних металів і каменів у складі комплектуючих виробів, МШП за місцями зберігання та експлуатації;

У облік наявності та руху матеріалів, МШП;

У облік витрат матеріальних цінностей зі складу.

Ці задачі регламентують чинні в Україні нормативні докумен­ти: Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звіт­ність»; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, орга­нізацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 «Звіт про фінансові результати»; Положення (стандарт) бухгалтерсько-

го обліку 5 «Звіт про власний капітал»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і змін у фінан­совій звітності»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Ви­трати»; Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріаль­них активів, матеріальних цінностей, грошових засобів і докумен­тів, розрахунків; Положення про документальне забезпечення за­писів у бухгалтерському обліку; типовий порядок визначення норм запасів товаро-матеріальних цінностей; інші нормативні

документи.

Важливу роль в обліку виробничих запасів відіграють методи їх оцінювання. Залежно від обраної облікової політики на під­приємстві використовуються такі методи, як FIFO, LIFO тощо.

Задачі з обліку виробничих запасів тісно взаємопов'язані з за­дачами інших ділянок обліку та управлінською інформаційною системою підприємства:

*- позавиробничі витрати; надходження матеріальних ціннос­тей за фактичною вартістю (облік фінансово-розрахункових опе­рацій);

«- відпуск матеріальних цінностей у порядку реалізації (облік

готової продукції та її реалізації);

> прихід матеріальних цінностей за кореспондуючими рахун­ками; витрати матеріальних цінностей за кореспондуючими ра­хунками (облік та складання звітності);

> витрати матеріальних цінностей на виробництво (облік ви­трат на виробництво).

7.2. Організація автоматизованого

обліку виробничих запасів і малоцінних

та швидкозношуваних предметів

Автоматизоване оброблення даних з обліку виробничих запа­сів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) на практиці може забезпечуватися різними способами:

> розробленням спеціалізованою фірмою на замовлення
управлінської інформаційної системи підприємства (у тому числі
й інформаційної системи обліку);

у придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модуля) на ринку програмного забезпечення;

> автоматизацією облікового процесу силами фахівців під­
розділу з автоматизованого оброблення даних підприємства;

* використанням табличних процесорів обліковими праців­никами для забезпеченням автоматизованого розв'язання окре­мих задач конкретної ділянки обліку.

При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих за­пасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.

Після придбання відповідно до виписаних документів вироб­ничі запаси доставляються на склад підприємства або матеріаль­но-відповідальній особі. На складі здійснюється документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку ви­робничих запасів, ведеться аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні — це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на кон­кретну дату або за конкретний період часу.

Облік матеріалів у бухгалтерії ведеться в кількісному та вартіс­ному вияві, у розрізі матеріально відповідальних осіб, балансо­вих рахунків, субрахунків та облікових груп на основі зданих пе­рвинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Здійснює розрахунок і формування вихідної інформації регламе­нтного, контрольного і довідкового характеру. Виконується ана­ліз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу.

Технологічний процес автоматизованого оброблення даних з обліку виробничих запасів полягає у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й надання потрібної інформації, групування даних на рахунках, із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним скла­данням звітності.

Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть ви­користовуватися окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією ана­літичний, синтетичний та управлінський облік, формування кон­кретної звітності.

Спільна інформаційна база дає можливість спільно викорис­товувати таку нормативно-довідкову інформацію,як довідни­ки: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних під­розділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господар­ських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо.

Для обліку матеріальних цінностей використовуються типо­ві форми первинних документів, що утворюють вхідну інфор­мацію:

> прибутковий меморіальний ордер;

> здавальна накладна;

*> товарно-транспортна накладна;

г накладна на переміщення матеріалів;

> акт про приймання матеріалів;

> лімітно-забірна картка;

> вимога;

>- накладна на відпуск матеріалів на сторону;

> картка складського обліку.

Вихідною інформацієюскладського обліку є:

> картка складського обліку матеріалів;

> оборотна відомість матеріальних цінностей; у довідкова інформація;

У інформація про переоцінюваня матеріальних цінностей;

> реєстр первинних документів;

> інвентаризаційна відомість.

А в бухгалтерії основною регламентованою вихідною інфор­мацієюз обліку матеріальних цінностей є:

> інвентаризаційна відомість наявності матеріальних цінностей;

> зведена відомість надходження матеріальних цінностей;

> зведена відомість витрат матеріальних цінностей; S* оборотна відомість матеріальних цінностей;

г картка підзвітної особи;

> відомість відображення господарських операцій з обліку матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку;

> відомість переоцінювання матеріальних цінностей;

> відомість нарахування та списання МШП;

>* відомість надходження матеріальних цінностей в аналітич­ному розрізі;

> відомість використання матеріальних цінностей;

> довідкова інформація обліку та аудиту матеріальних цінностей;

> відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей;

> реєстр первинних документів;

> журнал обліку відпуску матеріальних цінностей;

У прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей; >- прогнозування використання матеріальних цінностей. Є свої особливості автоматизованого обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП).

До малоцінних та швидкозношуваних предметівналежать:

♦ предмети терміном служби менше одного року незалежно від їх вартості;

♦ предмети, які за своєю вартістю не належать до основних засобів незалежно від терміну служби;

♦ форменний одяг, призначений для видачі працівникам під­приємства;

♦ інвентарна тара тощо.

В аналітичному обліку виокремлюють МШП за місцем збері­гання (складський облік) та МШП в експлуатації. Аналітичний об­лік МШП на складі подібний до обліку матеріальних цінностей, а облік МШП, які перебувають в експлуатації, вимагає виокремлен­ня таких груп: інструменти, спецодяг і спецвзуття, господарський інвентар, штампи, спецпристосування, моделі спеціального та за­гального призначення. У середині групи МШП обліковуються за номенклатурними номерами, місцями зберігання та використання (цехами, службами та іншими підрозділами підприємства).

В автоматизації обліку МШП використовується нормативно-довідкова інформація: довідники цехів, складів та матеріально-відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетич­них рахунків, субрахунків та шифрів аналітичного обліку, вину­ватців і причин вибуття предметів із експлуатації, операцій руху предметів в експлуатації.

Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП під­приємство розробляє графік документообігу, у якому визначаєть­ся рух первинних документів на підприємстві.

Для обліку МШП використовуються основні первинні доку­менти, які описують операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:

> повідомлення про здавання на склад (комору) інструмента, який втратив свою придатність до використання;

> записка майстра цеху на видавання робітникам із комори інструмента (для тривалого використання);

г акт на вибуття інструмента внаслідок зношування чи ла­мання.

7.3. Автоматизація обліку виробничих запасів та МШП засобами універсального програмного продукту

Контур бухгалтерського обліку управлінської інформаційної системи «Галактика» складається з таких модулів (рис. 7.2):

I

МОДУЛІ

ПК «Галактика»

Каса

Банк

Клієнт-Банк

Валюта

Госпоперації

Облік МЦ

Облік МШП

Облік основних засобів

Нематеріальні активи

Векселі та кредити

Зарплата

Баланс

Консолідація

Облік спецодягу

Рис. 7.2. Головне меню контуру бухгалтерського обліку

Ці модулі забезпечують зв'язок бухгалтерського та оператив­ного модулів; ведення касових і розрахунково-бухгалтерських операцій; облік МЦ та МШП; розрахунок зарплати, облік основ­них засобів і нематеріальних активів; ведення Головної книги та формування балансу; проектування бухгалтерської та економіч­ної звітності довільної форми.

Модуль «Облік МЦ» («Матеріальні цінності») забезпечує: об­лік наявності та руху МЦ; оформлення прибуткових (видаткових) ордерів; оформлення накладних на внутрішнє переміщення; роз­рахунок поточних залишків МЦ; інвентаризацію та дооцінюван-ня МЦ; складання звітів про наявність і рух МЦ; виконання кон­тролю прострочених партій, неліквідованих дефіцитів.

Основні функції цього модуля:

> документи (прибутковий ордер, видатковий ордер, картка
складського обліку, накладна на внутрішнє переміщення, наклад­
на склад-роздрібна торгівля, накладна МШП, акти);

У операції (формування накладних на внутрішнє переміщен­ня, інвентаризація, дооцінювання МЦ, поточні залишки, розра­хунок початкових залишків тощо);

> звіти (складська відомість, наявність, рух).

Окрема категорія МШП — спеціальний та форменний одяг, для автоматизації обліку якого в «Галактиці» пропонується спеціаль­ний модуль. Він призначений для автоматизованого ведення облі­ку наявності та видавання спецодягу працівникам підприємства.

Модуль «Спецодяг» — складова частина контура «Бухгалтер­ський облік» і функціональне доповнення до модуля «Облік МШП» («Малоцінка»). Цей модуль доцільно використовувати на підприєм­стві, коли з «Галактикою» працюють одночасно кілька бухгалтерів і потрібно забезпечувати їхню тісну інформаційну взаємодію (рис. 7.3).

Модулі «Малоцінка» та «Спецодяг» мають спільну картотеку МШП (СФО), і їх облік часто виконується за допомогою однакових господарських операцій. Засобами модуля «Малоцінка» проводять­ся операції з їх оприбуткування, внутрішнього переміщення тощо.

Модуль «Матцінності» забезпечує контроль залишків МЦ і формування витратних складських ордерів. Після передання МЦ у «Малоцінку (СФО)» всі операції з обліку МШП (СФО) вико­нуються за модулем «Малоцінка (СФО)».

Дані про операції з модуля «Малоцінка (СФО)» надходять до модуля «Госпоперації», де на їх основі формуються бухгалтер­ські проводки. На основі відомостей із модуля «Госпоперації» за­собами модуля «Баланс, бухзвітність» формуються єдиний ба­ланс та конкретна бухгалтерська звітність.

:

Інформація про проводки І

■:.Т ■ :

Баланс,

бухгалтерська

звітність

Рис. 7.3. Інформаційні зв'язки модуля СФО з іншими модулями

Розглянемо фунціональні можливості модуля «Спецодяг» (рис. 7.4). Усі операції цього модуля умовно поділяють на дві частини:

> МШП-операції — загальні операції для МШП та СФО;

> СФО-операції — застосовуються тільки для СФО.

• Особова картка

• Картка обліку спецодягу

• Накладна МЦ (спецодяг)

• Вимога на видачу

• Уведення в експлуатацію

• Проведення

• Внутрішнє переміщення

• Акт на списання

• Акт вибуття

• Розрахунки у разі звільнення

і Наявність спецодягу:

на балансі

у користуванні і Рух одягу

і Реєстри виданого СФО і Ростовочна відомість

«Норми видачі одягу •Групи спецодягу ►Індекс споживацьких цін

Рис. 7.4. Структура модуля «Спецодяг» 90

До загальних для МШП та СФО операцій належать:

• оприбуткування;

• переведення МШП із катеогорії МЦ;

• внутрішнє переміщення.

Спеціальні операції модуля «Спецодяг» дають можливість вес­ти персоніфікований облік:

• видавання СФО працівникові (з оформленням вимоги);

• повернення СФО;

• планове та позапланове списання СФО з працівника; » переведення працівника в інший підрозділ;

• звільнення працівника та розрахунки з ним.

Записи про оприбуткування та витрати в результаті операцій із СФО заносяться в картку обліку СФО. За кожним оприбутку­ванням формується окремий запис.

Операції з СФО класифікують за такими ознаками:

>■ приходні операції:

— прихід СФО від постачальника;

— прихід із передання МЦ у СФО; >• витратні операції:

— нарахування зношуваності;

— списання та вибуття СФО;

У переміщення (приходно-витратні операції):

— внутрішнє переміщення;

— повернення СФО;

— переведення працівника;

— передавання в експлуатацію;

— видавання СФО;

— переоцінювання.

Нарахування зношуваності та переоцінювання виконуються

тільки засобами модуля «Малоцінка».

У системі використовуються такі класифікатори та довідники: '*-■ норми видавання спецодягу (довідник, який містить перелік

норм, що регулюють отримання працівником спецодягу);

> групи спецодягу (довідник, який містить класифікатор груп
СФО);

>> індекс споживацьких цін (реєстр, у якому зберігаються зна­чення індекса цін на зазначену дату).

Предмети СФО розрізняються за найменуванням, за кодом групи МЦ та номенклатурним номером. Групи (предмети) СФО зі своїми кодами утворюють довідник груп СФО, який має таку структуру:

> одяг форменний;

> засоби захисту: каски, чоботи, жилети, рукавиці (бавовня­ні, з надолонником із ПВХ, із брезентовим надолонником);

У одяг сезонний.

Модуль «Спецодяг» дає можливість формувати чотири види звітів:

♦ наявність спецодягу (у запасі або тільки в носінні);

♦ рух спецодягу;

♦ реєстри виданого СФО;

♦ ростовочна відомість (відомість потреби в СФО на конкрет­ний період із зазначенням росту, розміру тощо).

f Контрольні запитання

|Т

1. Дайте визначення виробничим запасам та наведіть їх класифікацію в бухгалтерському обліку.

2. Які рахунки та субрахунки Плану рахунків використову­ються для обліку виробничих запасів?

3. Охарактеризуйте основні комплекси задач обліку вироб­ничих запасів в умовах комп'ютерного оброблення даних.

4. Розкрийте інформаційні взаємозв'язки задач з обліку ви­робничих запасів з іншими ділянками обліку та управлін­ською інформаційною системою підприємства.

5. Особливості автоматизованого обліку виробничих за­пасів.

6. Особливості автоматизації' обліку малоцінних і швидко­зношуваних предметів.

7. Розкрийте особливості автоматизації обліку спецогля-ду та форменного одягу в «Галактиці».

ТЕМА 8