 |
|
При недостаче денег в кассе 58 страница
Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- "больничные".
Расходы при командировке за границей оплачивают и возмещают в соответствии с Законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ (п. 16 Положения).
Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник (п. 18 Положения).
Если работник отправлен в командировку за границу и в этот же день вернулся обратно, то фирма должна возместить ему суточные в размере 50 процентов нормы расходов. Эти нормы определяет сама фирма (п. 20 Положения).
Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.
"Неформальные" документы
Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает - их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ.
Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы. По общему правилу при расчетах наличными нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности это следует из Закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ.
Гостиницы могут использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, которые должны содержать реквизиты, указанные в п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359. Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены либо в типографии, либо с использованием автоматизированных систем. Простой компьютер для формирования БСО использовать нельзя (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43). Но даже если гостиница не выдает ни бланка строгой отчетности, ни кассового чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что НК РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета. Такой вывод следует из арбитражной практики (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. N Ф08-4212/2008, Московского округа от 5 мая 2008 г. N КА-А40/3517-08).
Во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28 ноября 2006 г. по делу N А05-7474/2005-29). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.
Если расходы на проезд и наем помещения подтверждены бланками строгой отчетности, на их основании можно принять к вычету НДС, который входит в стоимость услуг.
Поездка "внештатника"
Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не является. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, "дружественной", фирмы, или же он вообще получает неофициальную зарплату.
В таком случае инспекторы при проверке могут посчитать, что выплаты этому сотруднику (суточные, оплата проезда и проживания) - это не компенсация за командировку, а его доход.
Фирме доначислят налог на прибыль, а сотруднику - НДФЛ.
На первый взгляд, инспекторы правы. ТК РФ определяет командировку как "поездку работника по распоряжению работодателя" (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же трудового договора нет, то оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в затраты как расходы на командировку.
Но рассуждать можно и по-другому. То, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он исполняет трудовые обязанности. Ведь если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК РФ). Поэтому, даже если фирма и сотрудник в момент начала командировки не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль и платить НДФЛ с них не надо. Однако такую точку зрения придется отстаивать в суде.
Командировка "наоборот"
Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт? Зачастую проверяющие считают, что это невозможно.
Однако согласно ТК РФ командировка - это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Место работы указывают в трудовом договоре с сотрудником, и оно может не совпадать местом нахождения фирмы-работодателя. Таким образом, в расходы включают затраты на проезд сотрудника от места его работы до места, где он должен выполнять командировочное задание.
Что касается пункта назначения, куда командирован сотрудник фирмы, вообще никаких ограничений не существует. Следовательно, сотрудник может поехать в командировку и в центральное подразделение фирмы, и в один из ее филиалов.
На задание - со страховкой
Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета "в нагрузку" продают отдельный полис страхования. На самом деле страхование в этом случае - дело добровольное, и, покупая билет, от него можно отказаться.
Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.
Специалисты Минфина России считают, что расходы по добровольному страхованию от несчастных случаев, оформленному отдельным страховым полисом, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (Письмо от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138). С ними согласны и арбитры (например, Постановление ФАС Уральского округа от 30 января 2008 г. N Ф09-57/08-С3).
Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять страховые взносы также не придется (пп. 5 п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).
VIP-зал, питание и развлечения
Кроме проезда и проживания, с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), мини-бара в гостинице, посещение ресторана и т.д.
Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует, проводят это за счет чистой прибыли. Однако Минфин России к таким расходам относится благосклонно (Письмо от 7 июня 2007 г. N 03-03-06/1/365).
С НДФЛ сложнее. По мнению Минфина России, плата за пользование VIP-залами при командировках является доходом работников, который подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, так как согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом только суммы обязательных платежей за услуги аэропорта, а плата за услуги VIP-зала таким обязательным платежом не является (Письмо Минфина России от 6 сентября 2007 г. N 03-05-06-01/99). Однако арбитры не всегда согласны с такой позицией. Так, если во внутренних документах фирмы (например, положении о командировках) есть условие о том, что командированным работникам возмещаются услуги VIP-зала, стоимость данных услуг налогом на доходы физических лиц не облагается (например, Постановление ФАС Московского округа от 11 января 2009 г. N КА-А40/12478-08). Еще один довод в пользу налогоплательщика: согласно ст. 168 ТК РФ на работодателя возложена обязанность возместить любые расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Поэтому, если вы возмещаете сотрудникам такие расходы, стоит закрепить такую возможность в трудовых договорах или положении о командировках. Если же это не сделано, можно оформить отдельное разрешение оплатить услуги VIP-зала.
Аналогично можно поступить и с другими расходами, которые могут возникнуть в ходе командировки. Если оплата услуг VIP-зала и других дополнительных командировочных расходов предусмотрена условиями трудового или коллективного договора, то при расчете налога на прибыль эти суммы можно учесть в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Кроме того, при творческом подходе к формированию состава расходов включить в них услуги VIP-зала, питание в ресторане и прочие подобные расходы можно по разным основаниям в зависимости от конкретной ситуации и наличия доказательств, позволяющих подтвердить обоснованность затрат.
Представительские расходы
С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса. Отсюда постоянные презентации, переговоры, встречи в неформальной обстановке и так далее. Устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Благо, эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ). Такие затраты фирмы называют представительскими.
Представительские расходы - это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) фирмы.
Полный перечень представительских расходов приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Согласно этой норме к представительским расходам относят затраты:
- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Как оформить представительские расходы
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- сметы, утвержденной протоколом собрания учредителей или руководителем фирмы на определенный период времени;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем фирмы.
Типовых форм этих документов нет. Поэтому разработать их организация может самостоятельно.
Для контроля затрат по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов.
Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Приказ, например, может быть оформлен так:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАО "Долина" │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ от 29 декабря 2011 г. N 6/пр │
│ │
│1. Установить на 2012 г. следующие нормы расходования средств на│
│представительские расходы: │
│┌───────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐│
││ Вид представительских расходов│ Расходы на чел. в день ││
│├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤│
││Затраты, связанные с │ до 13 000 руб. ││
││проведением официального приема│ ││
│├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤│
││Транспортное обеспечение │ до 1300 руб. ││
││участников официального приема │ ││
│├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤│
││Буфетное обслуживание во время │ до 4000 руб. ││
││переговоров │ ││
│├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤│
││Оплата услуг переводчиков, │- для руководителя делегации - ││
││не состоящих в штате │до 1000 руб. ││
││ │- для членов делегации - из расчета ││
││ │один переводчик на пять человек ││
││ │до 2000 руб. ││
│└───────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┘│
│ │
│2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские│
│расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними│
│документов исполнительного директора Петрова С.С. │
│3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех рабочих│
│дней после окончания приема. │
│ │
│Директор ЗАО "Долина" Садко /Садко В.В./ │
│ ----- │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В отчете о проведении мероприятий, потребовавших представительских расходов, могут быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной стороны);
- сумма затрат.
Отчет о приеме делегации может быть оформлен так (см. ниже).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Утвержден│
│ генеральным директором│
│ ЗАО "Долина" Садко В.В.│
│ 22 марта 2012 г.│
│ │
│ Отчет │
│ о приеме делегации ООО "Высота" │
│ с 17 по 18 марта 2012 г. │
│ │
│Участники приема: │
│от ЗАО "Долина": Антошин А.Н., Кубов С.И., Ильин С.И. │
│от ООО "Высота": Зайцев Б.Н., Медведев Ф.М., Орлов Т.В. │
│Тема переговоров: Организация совместного производства и реализации │
│деревообрабатывающих станков │
│Программа приема: │
│17 марта 2012 г. │
│9:00 - 12:00 Переговоры │
│12:00 - 13:00 Обед │
│13:00 - 17:00 Ознакомление делегации с производством │
│18 марта 2012 г. │
│10:00 - 14:00 Переговоры │
│14:00 - 15:30 Обед │
│Сумма произведенных расходов: 34 876 (тридцать четыре тысячи восемьсот│
│семьдесят шесть) руб. │
│ │
│Исполнительный директор ЗАО "Долина" Петров /Петров С.С./│
│ ------ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
После окончания приема работник, ответственный за расходование наличных средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты, счета-фактуры и т.д.).
Нормирование представительских расходов
В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм - в пределах четырех процентов от затрат фирмы на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Пример. ЗАО "Долина" потратило на проведение завтраков и обедов представителей другой фирмы 4300 руб. (в т.ч. НДС - 656 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников другой фирмы сотрудник "Долины" приобрел билеты в театр. Стоимость билетов - 2000 руб.
Расходы фирмы на оплату труда за отчетный год составили 70 000 руб.
Затраты на покупку театральных билетов (2000 руб.) представительскими расходами не являются.
В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе прочих расходов. В налоговом учете такие расходы не отражают, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Затраты на проведение завтраков и обедов в сумме 3644 руб. (4300 руб. - 656 руб.) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.
В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов в сумме:
70 000 руб. x 4% = 2800 руб.
Оставшаяся сумма затрат на проведение завтраков и обедов в составе прочих расходов не учитывается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Эта сумма составит:
4300 руб. - 656 руб. - 2800 руб. = 844 руб.
Кстати, "входной" НДС по представительским расходам ставят к зачету также лимитированно. Дело в том, что фирма вправе принять к вычету только ту часть налога, которая относится к расходам, признанным в налоговом учете (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Налоговый учет некоторых видов представительских расходов
Долгое время спорным был вопрос о том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на алкогольную продукцию. Сейчас сомнений не возникает. НК РФ разрешает включать в состав представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).
Зачастую партнерам на переговорах вручаются подарки. Это могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры. Специалисты Минфина России считают, что такие расходы не уменьшают налог на прибыль (Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Однако если на сувенирах нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.2).
Из непроизводственных - в представительские
У каждого бухгалтера регулярно возникает вопрос: на какие средства отметить то или иное мероприятие, которое проводится в офисе? Например, Новый год или день рождения директора. Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль. Но руководитель просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость.
Некоторые оформляют такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием представителей других фирм, поскольку всю оправдательную документацию по таким расходам можно сделать самостоятельно, да и по документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты - фруктами.
Однако в отчете о представительских расходах налоговики требуют указывать состав приглашенной делегации (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). Сделать это не сложно, если на торжество приглашены представители фирм-партнеров.
Расходы на подготовку и переподготовку кадров
В бухгалтерском учете затраты на подготовку и переподготовку кадров включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов.
Эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы, если выполняются следующие условия:
- работники, которые обучаются, состоят в штате организации;
- работник не состоит в штате фирмы, но планирует в ней работать. При этом будущий работник должен заключить с вашей фирмой договор, в котором предусмотрена его обязанность не позднее трех месяцев после окончания обучения, оплаченного вашей организацией, заключить трудовой договор и отработать не менее года. Если работник отработал менее года (за исключением случаев прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ)), то сумму платы за обучение вы обязаны включить во внереализационные доходы в том периоде, в котором закончился трудовой договор. Если трудовой договор не был заключен через три месяца после окончания срока обучения, то расходы, понесенные вашей организацией, тоже включаются во внереализационные доходы;
- с образовательным учреждением, где обучается работник, заключен договор;
- российское образовательное учреждение имеет лицензию, а иностранное - соответствующий статус.
Все документы, связанные с расходами на обучение, организация должна хранить в течение всего периода обучения и одного года работы сотрудника, но не менее четырех лет.
К затратам, не включаемым в состав прочих расходов и не уменьшающим налогооблагаемую прибыль, относят расходы:
- на оплату развлечений или отдыха сотрудников, направленных на обучение;
- на содержание образовательных учреждений или оказание им бесплатных услуг.
Ваша фирма отправляет работника на семинар. Как правильно оформить документы, чтобы не возникло проблем при налоговых проверках?
Семинары могут быть двух видов: учебные и консультационные. Кроме того, семинары бывают выездными и невыездными. Бухгалтеру необходимо знать, какой семинар посетил работник, чтобы правильно учесть расходы в налоговом учете.
Разберемся, какими документами их необходимо оформить.
Документальное подтверждение
Во-первых, фирме нужно подтвердить, что обучение сотрудника проводится в интересах фирмы. То есть подобные затраты экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В НК РФ нет ответа на вопрос, как это сделать. Поэтому мы предлагаем исходить из того, что основным интересом каждой коммерческой фирмы является получение максимально возможной прибыли. То есть любые мероприятия, преследующие эту цель, следует расценивать как действия, совершенные в интересах фирмы.
Рост прибыли напрямую зависит от увеличения объема продаж и снижения себестоимости. Этому способствует эффективное управление производством, освоение новых технологий, экономное расходование всех видов ресурсов, расширение рекламы, внедрение современных методов работы с покупателями и так далее. Если сотрудник изучает какое-то из этих направлений, то можно считать, что его обучение связано с деятельностью фирмы и проводится в ее интересах.
Связь расходов на обучение с деятельностью фирмы надо оформить документально. Для этого руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника на учебу. В приказе нужно указать, что сотрудник направлен на обучение по инициативе фирмы и в связи с производственной необходимостью (внедрением нового оборудования, расширением производства, совершенствованием бизнес-процессов и т.п.). Желательно, чтобы фирма имела утвержденные руководителем планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых были бы предусмотрены курсы обучения тех или иных сотрудников. Кроме того, между фирмой и образовательным учреждением должен быть заключен договор об оказании образовательных услуг.
Документами, подтверждающими, что сотрудник прошел профильный курс обучения, могут быть дипломы (свидетельства, аттестаты), сертификаты и удостоверения, выданные образовательным учреждением, или другие документы (договор, акт об оказании услуг и т.д.) с указанием программы обучения.
Помимо этого важно, чтобы профиль обучения соответствовал виду деятельности фирмы или работе, которую выполняет сотрудник. Например, учебу бухгалтера аптеки на курсах по дизайну интерьеров трудно признать обучением в интересах фирмы.
Если обучение связано с трудовой деятельностью сотрудника, но полученные знания не будут им использоваться в работе, обучение не считается произведенным в интересах фирмы. Например, если сотрудник по результатам обучения получил диплом по международной финансовой отчетности, а в рамках своей трудовой деятельности формирует отчетность только по российскому законодательству (Письмо Минфина России от 25 мая 2007 г. N 03-03-06/1/312).
Кроме всех перечисленных подтверждающих документов желательно иметь копии лицензий и аккредитационных документов образовательного учреждения. Их отсутствие может послужить формальным поводом для инспекторов не принять в налоговом учете расходы на подготовку и переподготовку кадров.