 |
|
Методические рекомендации
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства. проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и безопасности продукции, работ и услуг, технической и информационной совместимости продукции, экономии ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.
Унифицированные системы документации (УСД) — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Они обеспечивают возможность интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
В состав унифицированной системы документации входят следующие системы:
— организационно-распорядительной документации (система ОРД),
— банковской документации;
— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;
— отчетно-статистической документации;
— учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
— документации по труду;
— документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
— внешнеторговой документации.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под системой документации?
2. Какие бывают системы документации?
3. Что представляет собой унифицированная система документации и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?
ТЕМА 2