 |
|
Информационно-справочные документы
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов
Протоколы могут быть:
— полными;
— краткими;
— стенографическими.
Типовой формуляр протокола: наименование организации-автора документа; наименование вида документа; дата заседания; номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф согласования (если нужно); гриф утверждения (если нужно).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Основная часть протокола состоит из разделов, которые соответствуют пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем совещания (заседания). Протокол заседания совета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании членами совета.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.
Протокол составляется на общем бланке или чистом листе бумаги.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурною подразделения (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними.
Типовой формуляр внутренней докладной записки: наименование структурного подразделения — автора документа, наименование вида документа; дата, номер (не обязательно); адресат; заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения; подпись.
Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Типовой формуляр внешней докладной записки: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
Внешние записки оформляются на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Текст докладной записки делится на две части:
— первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления;
— вторая — выводы, мнения составителя — организации или должностного лица.
Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Типовой формуляр: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер (если есть); заголовок к тексту; текст; подпись.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. Также акты составляются полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).
Типовой формуляр акта: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер; заголовок к тексту; место издания; текст; отметка о наличии приложения; грифы утверждения и согласования (если необходимо); подписи.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Оформляют на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события, справки бывают двух видов:
— справки описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации. Справки, выходящие за пределы учреждения оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние — на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами;
— справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т д. Оформляют на унифицированных трафаретных бланках формата А5.
Типовой формуляр: наименование организации — автора документа; наименование вида документа: дата; номер, место составления; заголовок, текст; адресат; отметка о наличии приложения (если есть); подпись; печать.
Служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.
По содержанию и назначению письма могут быть:
— инициативные;
— письма-ответы;
— инструкционные;
— гарантийные;
— информационные;
— рекламные;
— коммерческие;
— рекламационные;
— письма-приглашения и др.
Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон.
Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей.
Название вида документа в письмах не указывается (исключением являются гарантийные письма).
Письма составляются в двух экземплярах — первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй хранится в деле.
Факс — документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Название вида документа («факс») не указывается, за исключением сообщений, адресованных иностранным деловым партнерам. В этом случае после справочных данных об организации, как правило, указывается — «FAX — MESSAGE».
Основные требования к тексту факса — лаконичность и простота изложения.
Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.
Телеграмма — документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу).
Телефонограмма —обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста — по телефону. Записывается получателем.
Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.
Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.