 |
|
Методические рекомендации
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
— организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
— распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);
— документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
— финансово-бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
— информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Признаки классификации документов:
— по способу фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические);
— по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и др.);
— по наименованию (письма, приказы, уставы, положения и т. д.);
— по видам (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные);
— по степени сложности (простые, сложные);
— по месту составления (внутренние и внешние);
— по срокам исполнения (срочные и несрочные);
— по происхождению (служебные, официально-личные);
— по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования);
— по юридической силе (подлинные, подложные);
— по назначению (подлинник, копия, вицы копий — отпуск, выписка из документа, дубликат),
— по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения свыше 10, или до 10 лет);
— по роду деятельности (классифицируют на системы документации — организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. д.).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
— юридическую силу;
— качественное и своевременное составление документов;
— организацию оперативного поиска.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
Реквизит — это элемент официального документа.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.
Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (УСОРД), который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, — 29. В документе конкретного вида их гораздо меньше.
Формуляр-образец — совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущей всем видам документов данной системы.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. На внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и ведении. Так как они подтверждают трудовой стаж работников, необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
Типовой формуляр — совокупность реквизитов, необходимых для данного вида документа.
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.
К постояннымотносятся реквизиты, постоянно присутствующие на документе в неизмененном значении и которые можно заранее нанести на бланк организации: Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке); эмблема (если она есть у организации), наименование организации, ее справочные данные, код; код формы документа (например, служебного письма).
Перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.
К переменнымможно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательныеобеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде ОРД: наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.
Дополнительные могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Они могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на его юридическую силу