 |
|
Бланки документов предприятия
Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов A3 и А6.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
левое — 20 мм;
верхнее — 15 мм;
правое — 10 мм;
нижнее — 10 мм.
Виды бланков:
— общий;
— бланк письма;
— конкретного вида документа;
— структурного подразделения;
— должностного лица.
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города) — этот реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
— наименование вышестоящей организации (если она имеется),
— наименование организации или предприятия.
На общих бланках допускается указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов:
— грифа утверждения;
— заголовка к тексту;
— отметки о контроле.
Бланк письма содержит следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города) — реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
— наименование вышестоящей организации (если она имеется);
— наименование организации (предприятия);
— справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов), допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных корреспондентских счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии; код организации (предприятия) по ОКПО; прочие коды.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего видадокумента, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т. п.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «Реал» и т. п.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурною подразделения, например — ЗАО «Арсенал», Департамент маркетинга.
Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках:
— продольное;
— угловое.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа.
Часто при оформлении общих бланков применяется продольное, а для бланков писем — угловое расположение реквизитов.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на английском или на языке партнера.
Бланки документов следует изготавливать на белой или светлых тонов бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности и белизне.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.