 |
|
Регистрация документов
Регистрация документа — запись основных сведений о документах в журнале, на карточке или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Системы регистрации документов централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях.
В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
Принципы регистрации. Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
— входящие документы;
— исходящие документы;
— внутренние документы;
— коммерческие контракты,
— документы, имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01), в течение календарного года — с 1 января по 31 декабря.
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
1–5 — номер дела по номенклатуре, где 1 — номер структурного подразделения, 5 — номер дела.
В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1–5/72 или 1–5–72.
Номер документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д.
В практической деятельности применяются регистрационные журналы отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет. Журналы включают следующие графы:
— номер документа;
— дата документа;
— автор документа (внешняя организация) — для входящих документов;
— адресат (корреспондент) — для исходящих документов;
— количество листов документа;
— резолюция,
— исполнитель;
— подпись исполнителя,
— срок исполнения;
— отметка об исполнении;
— номер дела.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации, например, по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т. д. Недостатком карточной регистрационной формы является вероятность потери карточки.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают поздравительные письма, приглашения, рекламные письма; прайс-листы; каталоги, печатные издания (журналы, брошюры), извещения; сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).