Прием-передача дел в архив

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих предприятий могут быть переданы по желанию самого предприятия в государственные архивы.

При ликвидации предприятия документы, подлежащие архивному хранению, передаются правопреемнику или вышестоящей организации. В случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации в архив административного округа должны быть переданы все документы ликвидируемой организации, включая документы временного срока хранения. Архив проводит обработку документов самостоятельно, выделяя одну часть документов для уничтожения, а другую — для долговременного или постоянного хранения. В этом случае с архивом заключается договор на проведение пред архивной обработки документов.

Передача документов ликвидируемой организации на архивное хранение входит в обязанность ликвидационной комиссии предприятия.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи дел. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия. Адреса и телефоны архивов административных округов можно узнать в филиалах регистрационных палат административных округов, ведающих вопросами ликвидации предприятий.

Вопросы для самопроверки

1. Дать определение понятию «документооборот».

2. Что называется объемом документооборота?

3. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?

4. Какие документы не подлежат регистрации?

5. В чем состоит основной принцип регистрации?

6. Каков порядок работы с поступающей корреспонденцией?

7. Каков порядок работы с исходящей корреспонденцией?

8. Порядок работы с внутренними документами?

9. Какова цель контроля исполнения документов?

10. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?

11. Что представляет собой номенклатура дел?

12. Назовите виды номенклатуры дел?

13. Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

14. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

ЗАДАНИЯ МЕЖСЕССИОННОЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ЕЕ ВЫПОЛНЕНИЮ

Контрольная работа выполняется в тетради с учетом следующих требований:

1. Задание выполняется по вариантам, которые устанавливаются по первой букве фамилии студента: I вариант — с буквы А по букву Е; II вариант — с Ж по Л; III вариант — с М по Т; IV вариант — с У по Я. Работы, выполненные по другому варианту, возвращаются без проверки.

2. Каждый вариант контрольной работы включает один теоретический вопрос и три практических задания по разделам изучаемой дисциплины.

3. Задание контрольной работы должно быть дословно переписано (допускается ксерокопирование варианта задания).

4. Ответы на вопросы должны быть четкими, полными и аргументированными.

5. Работу выполнять чернилами (пастой) четко и разборчиво; рисунки, графики, схемы — с соблюдением действующих ГОСТов (в отдельных случаях допускается эскизное исполнение).

6. В тетради необходимо оставлять поля и место в конце работы для заметок и заключения рецензента, страницы пронумеровать.

7. В конце работы привести перечень использованной литературы, проставить дату выполнения и подпись.

Получив прорецензированную контрольную работу, необходимо ознакомиться с замечаниями рецензента, сделать дополнения с учетом указанных замечаний.

Задание к контрольной работе составлено в четырех вариантах.

Каждый вариант контрольной работы включает один теоретический вопрос и три практических задания по важнейшим разделам дисциплины «Документационное обеспечение управления»

ВАРИАНТ 1

1. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, расскажите, каков общий порядок их оформления.

2. Определите, какие документы приведены ниже. Найдите ошибки в их оформлении. Добавьте недостающие реквизиты. Покажите, как правильно они должны оформляться.

Адрес Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый ________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь,

по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,

генеральный директор В.Г.Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.

2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г.

3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г.

Герб

Наименование организации

Петрову Г. И.

Адрес

___№_______

Текст

Директор ООО

«Индивидуал» Подпись Гусейнов Г. Г.

Печать

3. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

4. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

ВАРИАНТ 2

1. Документация по личному составу. Правила оформления.

Наименование организации

Адрес На 1755/2 В администрацию

от 03.03.97 Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.97 составляет 125 млн. руб.

Директор И. А. Сидоров

Главный бухгалтер Е. А. Кривошеева

Наименование организации

ПРИКАЗ

______№_____

Об итогах работы комиссии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

Директор Подпись Григорьев П. П.

Визы

3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.

ВАРИАНТ 3

1. Служебные письма. Их виды. Порядок оформления.

Герб

Наименование организации

Адрес

Директору предприятия «Адрон»

Н. В. Григорьеву

___№__________

Текст

Генеральный директор

АО НЗХК А. И. Белосохов

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.

Директор Сидоров И. Н.

3. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

4. Составьте приказ о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П., об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

ВАРИАНТ 4

1. Раскройте все реквизиты служебных документов. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В. А. Борисову

копия: главе администрации

К. К. Петрову

копия: начальнику ГНИ

по Тагинскому району

В. Ф. Антонову

Текст

Генеральный директор Подпись А. А. Петруненков

Печать

Герб

Адресат

В администрацию

Новосибирской области

Текст

Директор Доволенской

ИПС Д. С. Мовчан

3. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

4. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

⇐ Предыдущая 8 9 10 11 12 13 14 151617 Следующая ⇒